Agence de voyage pour hébergement médias lors d'événements sportifs

Description générale

Recherche, préparation et réservation de solutions d'hébergement adaptées aux équipes médias (chambres, type de pension, conditions hôtelières) pour des événements sportifs.
Organisation et réservation des transports (aériens, ferroviaires, transferts locaux) et coordination des plans de déplacement intégrant formalités (visa, exigences sanitaires).

Prestations opérationnelles incluses

Élaboration de devis détaillés comportant : calendrier et horaires de transport, compagnies, nom des hôtels et types de chambres, options tarifaires, transferts, présence d’un accompagnateur/contact local, conditions d’annulation et de paiement, date limite de confirmation.
Possibilité de proposer plusieurs options/scénarios (horaires d’arrivée, choix d’hôtels, durées de séjour) et scénarios alternatifs en cas d’aléas de compétition.
Gestion des modifications et annulations selon modalités précisées dans la réponse technique.
Fourniture de prestations annexes sur demande : restauration, reprographie/documentation, accueil et présentation sur site, frais divers liés à l’événement.

Moyens humains et organisation sur site

Mise à disposition d’un référent opérationnel et d’un interlocuteur dédié avant et pendant l’événement.
Capacité à déployer une équipe d’accompagnement et de facilitateurs sur site ou en assistance à distance selon les besoins.

Exigences de service et niveaux de réponse

Délai de réponse pour remise de devis : délai plafond de 15 jours (ajustable selon contraintes opérationnelles).
Obligation de proposer des garanties de service, gestion des retards et des risques, et modes d’alerte/coordination pour les aléas.

Volumétrie et capacités

Capacité à gérer des groupes variables, en moyenne de 1 à 15 personnes par événement, y compris pour grands événements internationaux.
Organisation flexible permettant la mise en concurrence pour des besoins ponctuels et la facturation au forfait ou à l’unité selon l’offre.

Exigences RSE et environnementales intégrées

Présentation d’une démarche RSE incluant mesures de réduction d’empreinte carbone des déplacements, propositions d’offres basses émissions, et possibilité de communication de bilans carbone.
Priorisation d’hôtels disposant de labels/certifications écoresponsables (ex. Green Key, EU Ecolabel, Green Globe, EarthCheck) et réduction des emballages au profit de matériaux recyclables.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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