Fourniture de fournitures administratives de bureau

L’accord-cadre porte sur l’achat de petites fournitures administratives de bureau, principalement référencées au BPU. À titre exceptionnel, des articles du catalogue général peuvent être commandés s’ils sont directement liés à l’objet du marché, après accord préalable du membre concerné sur la référence et le prix. Aucun minimum de commande ne peut être imposé.

Les produits doivent respecter les caractéristiques du BPU. Les écarts admissibles pour des articles aux mêmes fonctionnalités et usages sont limités à ± 5 % pour les dimensions et ± 10 % pour les capacités ou contenances. Les gammes d’entrée de gamme sont exclues; les articles identifiés comme nécessitant une qualité renforcée relèvent d’une gamme professionnelle reconnue. Les prix unitaires couvrent les frais, dont le transport, et sont indiqués par conditionnement fournisseur, non à l’unité. Le conditionnement offert est maintenu; le choix de coloris ne peut entraîner de surcoût ni modifier les caractéristiques du produit.

Pour les articles écolabellisés et ceux concernés par la loi AGEC figurant au BPU, les fiches techniques en français indiquent notamment le libellé, la référence, le fabricant, l’image, les dimensions, le conditionnement, les labels ou certifications, l’origine et, le cas échéant, le taux de matières recyclées ou recyclables. Les étiquettes et documents techniques sont rédigés en français.

Plateforme et suivi des commandes

Le titulaire met à disposition, sans coût supplémentaire, un site de commande accessible par Internet, avec comptes sécurisés et accès personnalisé. Il comprend une hotline et une maintenance garantissant le fonctionnement de la solution. Le catalogue restreint reprend les articles du BPU dans son ordre initial, avec prix actualisés, images et caractéristiques principales. Un catalogue général peut être consulté par l’administrateur pour des commandes exceptionnelles liées à l’objet du marché, selon le rabais contractuel.

La plateforme distingue les profils administrateur, utilisateur et valideur. Les commandes sont saisies par les services, puis validées par l’utilisateur et le valideur; elles ne sont transmises au titulaire qu’après validation. Le système permet notamment de modifier ou compléter un panier sans le perdre, de saisir une référence d’engagement et de recevoir un accusé de réception. Les accès sont mis en place au plus tard dans le mois suivant la notification. La formation des administrateurs aux fonctions du site est gratuite.

Livraison, remplacement et suivi

Les fournitures sont livrées franco de port et de frais annexes, à l’intérieur des locaux et jusqu’aux bureaux et étages indiqués sur le bon de commande. Le titulaire assure le transport, le chargement et le déchargement avec son personnel et son matériel; les agents des acheteurs ne participent pas au déchargement. Chaque commande fait l’objet d’une livraison, sauf indication contraire, et le délai maximal est de 10 jours ouvrables à compter de la réception du bon de commande. Le bon de livraison précise notamment le destinataire, l’adresse, la date, la référence de commande, la nature et les quantités livrées.

En cas de référence défaillante ou arrêtée, le titulaire propose un article de remplacement de caractéristiques équivalentes ou supérieures, au plus au même prix; une demande écrite de changement ouvre un délai de 10 jours ouvrés pour proposer une référence, soumise à approbation et accompagnée des fiches et notices. Les caractéristiques environnementales du produit de remplacement sont équivalentes ou supérieures. Les emballages doivent protéger les produits; leur quantité est réduite autant que possible et, si les règles sanitaires le permettent, les contenants réutilisables, recyclés, recyclables ou réemployés sont utilisés.

Le titulaire fournit des statistiques annuelles par membre et par produit, avec quantités et montants, ainsi qu’un bilan synthétique des achats relevant de la loi AGEC, des livraisons et des actions de réduction des emballages et de reprise. Sur demande, il reprend les cartouches, toners, piles, batteries et petits équipements de bureau en fin de vie fournis dans le cadre du marché; chaque collecte donne lieu à un justificatif et le bilan annuel précise les quantités collectées et les filières de traitement.