Prestations d'action sociale et de loisirs

Le titulaire met en place et gère un dispositif global d'action sociale destiné aux agents éligibles du CCAS, avec un catalogue structuré d'offres sociales, de loisirs, de culture, de sport, de vacances et de billetterie. Les prestations peuvent être modulées selon le quotient familial et doivent intégrer des offres locales dans les Alpes-Maritimes et les départements limitrophes.

Le catalogue comprend six axes :

• Famille et quotidien : naissances, adoptions, PACS, mariages et scolarité ;
• Reconnaissance professionnelle : médailles d'honneur et retraites ;
• Solidarité : aides financières et secours exceptionnels ;
• Vacances : séjours, vacances et chèques-vacances ;
• Loisirs et culture : billetterie cinéma, spectacles, loisirs, activités sportives et culturelles ;
• Prêts sociaux.

Les prestations obligatoires comprennent les gratifications liées aux événements professionnels et familiaux, les aides financières et secours exceptionnels, la billetterie spectacles-loisirs-sports-culture et les chèques-vacances. Le titulaire peut proposer des prestations supplémentaires à tarif préférentiel et rechercher de nouveaux partenaires à la demande du CCAS, notamment dans la culture, le tourisme, les loisirs, le sport et le bien-être.

Catalogue, bénéficiaires et gestion des droits

Le catalogue doit être accessible, lisible, attractif et actualisé régulièrement. Chaque offre précise sa désignation, son fournisseur ou partenaire lorsque pertinent, le tarif public de référence s'il est disponible, le tarif proposé, les conditions d'accès, d'annulation ou les restrictions ainsi que les dates ou périodes de validité. Les disponibilités, tarifs, conditions d'utilisation, coordonnées, modalités d'accès et conditions de validité des billets, cartes, chèques ou titres sont mis à jour. Les offres indisponibles, obsolètes, inexactes ou non commercialisées sont retirées ou actualisées dans les meilleurs délais.

Les bénéficiaires sont les agents fonctionnaires titulaires, stagiaires et agents contractuels de droit public. Les droits peuvent être suspendus ou supprimés à la demande de l'acheteur. Les prestations ne sont pas accordées aux agents en disponibilité, en congé parental, détachés chez un autre employeur, stagiaires école, apprentis, saisonniers, vacataires ou retraités.

Le titulaire assure la gestion des comptes bénéficiaires, le traitement des commandes, l'émission et l'activation des titres, billets, codes ou bons, ainsi que la gestion des annulations, échanges, réclamations et relations avec les partenaires. Les mouvements du personnel sont transmis électroniquement ; la mise à jour annuelle des dossiers intervient dans un délai d'un mois à compter de la demande, et la création d'un nouveau compte ou dossier d'adhésion dans un délai maximal de 72 heures.

Plateforme et supports

Le dispositif repose sur un site internet ou portail de réservation et de commande, accessible à tout moment, avec une application mobile proposée si possible. Chaque bénéficiaire dispose d'un compte personnel et d'un code d'accès individuel.

La solution permet au minimum :

• Identification sécurisée et gestion individualisée des droits ;
• Affichage du catalogue et recherche multicritère ;
• Commande, réservation et téléchargement des prestations ;
• Émission de billets, codes ou justificatifs ;
• Suivi du statut des demandes et contact avec l'assistance ;
• Espace acheteur avec consultation des bénéficiaires actifs, visualisation des consommations, accès aux reportings et export de données dans un format exploitable.

Les supports dématérialisés sont privilégiés et doivent être mis à disposition dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la commande. Les supports physiques sont fournis et livrés dans un délai de cinq jours ouvrables. L'envoi sécurisé au domicile des agents des prestations en nature ou équivalentes est privilégié.

Les dossiers incomplets font l'objet d'une demande électronique de pièces complémentaires afin de respecter le délai de traitement de 72 heures. Le titulaire fournit les critères d'attribution des prêts, transmet les décisions correspondantes et réalise le remboursement des prêts accordés exclusivement par prélèvement sur le compte bancaire ou postal de l'agent.

Accompagnement, formation et relation usagers

Un référent unique dédié au CCAS est désigné. Il promeut l'offre, accompagne les correspondants, ouvre les droits, donne accès au site et transmet les catalogues et supports de communication. Les correspondants du CCAS bénéficient d'une formation dans les deux mois suivant le 1er janvier 2027 ou la désignation d'un nouveau correspondant ; les frais sont inclus dans les prix de l'accord-cadre.

Le titulaire met en place une assistance pour la création et l'utilisation des comptes, les difficultés de commande, les incidents liés aux billets ou codes et les demandes d'information. Le service clients est joignable du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 14 h à 17 h, avec une réponse sous 48 heures maximum. Des permanences de conseil semestrielles d'une journée sur site sont organisées à la demande.

Reporting, sécurité et continuité

Un reporting trimestriel est transmis dans le mois suivant le trimestre exécuté, avec accès toute l'année à des extractions mises à jour au format Excel, par la plateforme ou par envoi électronique. Les données portent notamment sur les bénéficiaires inscrits et actifs, les commandes et réservations, les prestations consommées, les ventilations par type de prestation et catégorie de bénéficiaires si possible, la consommation budgétaire le cas échéant, ainsi que les incidents et leurs délais de résolution. Les synthèses sont fournies en PDF et les données détaillées dans un format tableur ou exportable.

Le titulaire documente sa conformité RGPD, ses mesures de sécurité techniques et organisationnelles, ses sous-traitants, son délégué à la protection des données et ses fonctionnalités de gestion des durées et de purge. Il assure la confidentialité, l'intégrité, la sauvegarde, l'accessibilité numérique et la continuité du service.

L'infogérance couvre l'hébergement et l'exploitation des environnements de production et de test. La maintenance corrective, préventive et évolutive, l'assistance technique et fonctionnelle, la traçabilité des incidents et la restauration du service sont incluses. La solution fonctionne 24 h/24 et 7 j/7, avec un taux de disponibilité contractuel supérieur ou égal à 96 % mensuel ; à défaut, la fermeture du site est limitée à quinze jours calendaires par an. La surveillance est assurée 24 h/24 et 7 j/7, et les anomalies signalées par l'acheteur sont traitées sous 48 heures ouvrées maximum.

Les vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées dans les dix jours suivant l'exécution ou la livraison des supports, ou à tout moment pour les prestations continues. Elles portent notamment sur la conformité du catalogue, le fonctionnement de la plateforme, l'accès des bénéficiaires et la fiabilité des reportings. La disponibilité est vérifiée sur la plage du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 8 h à 18 h ; les indisponibilités ne doivent pas excéder 2 % de la durée d'utilisation effective pendant la période de référence de dix jours.

La réversibilité comprend la restitution des données et documents, la transmission des éléments nécessaires à la reprise, le maintien temporaire de certains accès, la remise des états de consommations, droits, prestations et réclamations, ainsi que le transfert de savoir-faire. Elle doit être achevée au plus tard un mois après l'expiration ou la résiliation du marché et est incluse dans le prix de l'accord-cadre.