Acquisition et maintenance d'un scanner patrimonial A2

Le marché comprend la fourniture d’un scanner patrimonial à technologie aérienne ou planétaire, sans entraînement des originaux par rouleaux, et de ses accessoires indispensables. La surface de capture doit couvrir au minimum le format A2 (420 × 594 mm), avec une résolution optique native d’au moins 300 ppp sur toute cette surface. L’acquisition doit proposer la couleur 24 bits au minimum, les niveaux de gris et le noir et blanc, ainsi que la gestion des profils ICC avec calibration et dispositif de calibration fourni.

Le berceau ou dispositif équivalent doit permettre de numériser des registres et ouvrages sans imposer une ouverture dommageable. L’épaisseur maximale admissible des documents reliés est à préciser dans l’offre. Le logiciel doit intégrer ou équivaloir au recadrage, au redressement et à la correction de courbure des pages reliées.

Poste, logiciels et raccordement

Lorsque nécessaire au fonctionnement nominal, le poste informatique, l’écran, les logiciels, pilotes, utilitaires et licences sont inclus. Les formats de sortie minimaux sont TIFF, JPEG et PDF ; les options PDF/A, compression sans perte et gestion des métadonnées sont à préciser. La solution permet de créer des profils et règles de nommage réutilisables ; le traitement par lots est indiqué s’il est disponible.

La connexion Ethernet et l’enregistrement vers les espaces réseau de la collectivité doivent être compatibles avec les protocoles validés par sa DSI. Le fonctionnement nominal ne peut dépendre d’un service cloud obligatoire. Les comptes administrateurs sont protégés, les mots de passe modifiables et l’accès distant désactivable. Tout besoin d’accès internet permanent, de compte éditeur, de télémétrie ou de télémaintenance doit être décrit et soumis à validation préalable. Le titulaire précise également les dimensions en utilisation, la masse, l’espace de dégagement, les besoins électriques et les consommations, le niveau sonore éventuel non spécifié, ainsi que la cadence de capture d’une page A2 couleur à 300 ppp hors manipulation. Le matériel est marqué CE et conforme aux règles applicables aux équipements électriques et électroniques.

Installation, formation et assistance

La prestation inclut la prise de rendez-vous, la livraison et la manutention jusqu’à l’emplacement définitif, le montage, le branchement, le paramétrage réseau et des comptes, les profils de numérisation de base et l’évacuation des emballages. Le titulaire remet un compte rendu de mise en service et les paramètres utiles à l’exploitation. La documentation est en français.

Une formation sur site d’au moins une demi-journée est prévue pour un groupe pouvant comprendre jusqu’à huit agents. Elle porte notamment sur la manipulation des documents fragiles ou reliés, les réglages de résolution et de colorimétrie, les formats, les profils, le contrôle qualité, l’export, la calibration, le nettoyage et la conduite à tenir en cas d’incident. Un support de formation électronique en français est remis aux participants.

La maintenance couvre le scanner, ses accessoires indispensables, le poste de pilotage fourni le cas échéant et les logiciels nécessaires. Elle comprend l’assistance téléphonique ou en ligne les jours ouvrés, une prise en charge au plus tard le jour ouvré suivant le signalement, puis, si le dépannage à distance ne suffit pas, une intervention sur site dans les trois jours ouvrés suivant le diagnostic au maximum. Sont inclus la main-d’œuvre, les déplacements et les pièces nécessaires au rétablissement, sauf dommages dus à une mauvaise utilisation, les mises à jour correctives et de sécurité, la maintenance préventive prescrite par le constructeur et le compte rendu des interventions. La disponibilité des pièces détachées d’au moins cinq ans à compter de l’admission est attendue.

Vérifications

Les contrôles après installation portent sur la référence et les accessoires, la couverture du format A2, la production d’un fichier TIFF et d’un PDF à partir d’un document test, la fidélité colorimétrique et la calibration, la numérisation d’un document relié ou courbé, le fonctionnement logiciel et l’export réseau, la remise des licences et documentations, ainsi que la réalisation de la formation. Les non-conformités doivent être corrigées avant l’admission définitive.