Acquisition et maintenance de photocopieurs neufs

Le marché prévoit l’acquisition de photocopieurs neufs, de consommables et, sur demande, de lecteurs de badges sans contact. Quatre types de copieurs sont définis par l’annexe technique. Les modèles doivent figurer au catalogue actuel de leur marque et être commercialisés depuis moins de 24 mois. Ils doivent respecter les caractéristiques minimales de l’annexe; les performances supplémentaires annoncées par le candidat l’engagent. D’autres matériels de reprographie présents à son catalogue peuvent également être commandés.

Les équipements doivent être compatibles avec la gestion centralisée des impressions, Watchdoc et l’interface sécurisée Watchdoc WES. Les licences, paramétrages et configurations nécessaires sont inclus; leur mise en route s’effectue en coordination avec la DSI et le prestataire Watchdoc. La garantie pièces et main-d’œuvre est d’au moins deux ans.

Les lecteurs multifonctions déclenchent les tâches d’impression et doivent accepter les cartes MIFARE DESFIRE V2. Ils sont destinés aux appareils neufs et au parc multimarque connecté existant, sous réserve de compatibilité technique; les appareils trop anciens peuvent ne pas prendre en charge cette fonctionnalité.

Livraison, formation et reprise

Les photocopieurs et consommables sont livrés au lieu précisé par le service commandeur, avec les indications d’adresse, bâtiment, étage et service. Les livraisons ont lieu du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h. Le service doit être prévenu au moins 24 heures ouvrées à l’avance. Les copieurs et lecteurs sont livrés au plus tard dans les 7 jours ouvrés suivant la demande écrite accompagnée du bon de commande signé. Chaque livraison est accompagnée d’un bon indiquant la date, les quantités et les références; le matériel non conforme ou non commandé peut être refusé.

Pour chaque référence de copieur commandée, cinq jeux de consommables d’avance sont fournis comme stock tampon, au début du marché et dans les 15 jours suivant la première livraison d’un équipement. La formation des utilisateurs est assurée sur site, sans facturation supplémentaire, sur les fonctions de copie, numérisation, formats et finitions, et alimentation en consommables; elle intervient au plus tard 5 jours ouvrés après la livraison.

Le titulaire reprend gratuitement les appareils en fin de vie du parc, toutes marques confondues, qu’ils aient ou non été fournis par lui. La reprise, pour destruction ou recyclage conformément aux règles environnementales, est effectuée au plus tard 7 jours ouvrés après la demande écrite accompagnée de l’attestation de reprise signée.

Consommables et maintenance

La maintenance comprend la fourniture sans frais supplémentaires des consommables nécessaires, toner et agrafes inclus; le papier et les supports spéciaux sont exclus. La livraison se fait au pied de l’équipement ou dans un service centralisateur. Le titulaire met en place une livraison automatisée par télésurveillance; un dispositif de commande par courriel est également prévu pour les équipements non communicants, les défaillances du système automatisé ou les besoins d’impression importants. Les consommables demandés sont mis à disposition sous 5 jours ouvrables au plus, sauf délai plus court proposé par le titulaire.

La maintenance est réalisée par un technicien se déplaçant effectivement sur site; une simple télémaintenance ou assistance téléphonique ne suffit pas. Elle comprend déplacements, réparations sur site ou, si nécessaire, en atelier, remplacement des pièces et modifications du matériel.

• Préventif : visite de chaque machine au moins une fois par trimestre pour le remplacement des consommables en fin de vie, nettoyage, graissage, réglage, paramétrage, calibrage, mise à jour du firmware et vérification des appareils et modules. Les passages sont annoncés au service des moyens généraux et à la direction de l’Éducation 8 jours ouvrés à l’avance; un compte rendu périodique est transmis au moins chaque trimestre.
• Curatif : prise en compte par le passage effectif sur site d’un technicien équipé, dans un délai maximal de 8 heures ouvrées, ou dans le délai inférieur proposé par le titulaire. Avant toute réparation facturable exclue du périmètre, le titulaire en précise la cause et les pièces concernées et fournit une estimation; si les pièces ne sont pas disponibles immédiatement, il transmet un devis détaillé et leur délai d’obtention dans les 3 jours ouvrés après l’intervention.
• Atelier et pièces : les réparations sont normalement effectuées sur place. Si un appareil est retiré plus de 5 jours ouvrables, un appareil de remplacement fonctionnel aux caractéristiques analogues est fourni gratuitement au plus tard le quatrième jour ouvrable après le retrait, et reste disponible jusqu’au retour de l’appareil réparé. Le déplacement exceptionnel en atelier ne donne pas lieu à facturation supplémentaire. Les pièces défectueuses sont remplacées dans le prix de maintenance; le technicien emporte les pièces remplacées, récupérables ou non. Le titulaire garantit l’approvisionnement en pièces des appareils qu’il vend.
• Cartouches et compteurs : les cartouches usagées, toutes marques confondues, sont reprises sans surcoût. Les compteurs sont relevés à la fin de chaque trimestre, de préférence à distance; si le système est indisponible ou l’équipement non connecté, une personne dédiée se déplace. Les factures et relevés peuvent faire l’objet de vérifications contradictoires. Le déplacement ponctuel de copieurs peut être demandé séparément par la Ville ou le CCAS.

Les prestations de maintenance sont réalisées du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Les réparations facturables liées notamment à l’installation électrique, à des chocs ou à une mauvaise manipulation nécessitent l’acceptation préalable d’un devis détaillé; celui-ci est fourni dans les 3 jours ouvrés après l’intervention.

Pilotage et comptes rendus

Une réunion de lancement est organisée à la notification; elle peut être suivie de réunions techniques consacrées aux modalités opérationnelles et au paramétrage. Des réunions de suivi ont lieu au moins une fois par an. Le titulaire adresse un bilan semestriel dans les 5 premiers jours ouvrés de juillet et de janvier. Il récapitule le nombre et le montant des prestations de maintenance et d’achat, les interventions curatives par équipement avec motifs et délais, les opérations de maintenance préventive et le nombre d’impressions par appareil.