Acquisition, maintenance et gestion du parc d’impression

Le marché couvre la maintenance des 130 copieurs multifonctions HP déjà en service, l’acquisition et la maintenance de nouveaux appareils, la maintenance du logiciel MyQ et l’achat ponctuel de consommables pour d’autres moyens d’impression (traceurs, PAO, imprimantes à étiquettes). Le volume historique indiqué est de 2 667 714 copies et impressions sur une année, dont 1 163 392 en couleur.

Les sept familles de matériels prévues comprennent :

• Trois modèles de multifonctions couleur A3/A4, à 20, 40 et 60 copies/minute minimum au BPU. Le cadre de réponse décrit le troisième modèle comme « 50 à 60 copies minute ».
• Deux modèles de multifonctions couleur A4, à 30 et 40 copies/minute minimum ; le modèle 40 copies/minute est destiné aux lycées.
• Une imprimante couleur A4 à 30 copies/minute minimum et une imprimante à étiquettes.

Les trois modèles A3/A4 comprennent un socle avec deux cassettes supplémentaires de 500 feuilles chacune, un magasin grande capacité de 2 000 feuilles et un module de finition avec agrafage. Les matériels sont connectables et doivent être compatibles avec les impressions réseau Windows, iOS, Linux et Android sur réseau Ethernet/TCP-IP. Les fiches de réponse détaillent notamment les fonctions d’impression, copie et numérisation, les performances, les formats et grammages acceptés, la sécurité, la consommation et les niveaux sonores. Des options sont prévues au BPU, dont cassettes, meuble support, fax, module Wi-Fi et décolleuse automatique.

Le DQE 2027 donne une première indication des besoins, sans engagement de commande : 10 appareils de chacun des modèles 1 à 6 et 4 imprimantes à étiquettes. Pour les modèles 1 à 3, il estime, par modèle et sur 12 mois, 1 300 000 copies couleur A4, 200 000 couleur A3, 2 800 000 N&B A4 et 400 000 N&B A3. Pour les modèles 4 et 5, il estime 50 000 copies couleur A4 et 150 000 N&B A4 par modèle ; pour le modèle 6, 50 000 couleur A4 et 130 000 N&B A4. Le DQE prévoit également un logiciel de gestion de parc et 140 licences de logiciel de gestion des impressions.

Livraison, installation et maintenance

Les commandes peuvent être unitaires ou groupées, selon les besoins et les implantations ou remplacements. La livraison, la manutention, l’installation, la configuration et la mise en service sont assurées par le titulaire. L’installation comprend le paramétrage du scanner, de l’Active Directory si nécessaire et des fonctions de sécurité, ainsi que la reprise du matériel remplacé, propriété de la collectivité, avec certificat de destruction D3E. Les matériels non conformes peuvent être refusés et doivent être remplacés dans un délai maximal de 15 jours.

La maintenance curative et préventive couvre le parc existant et les nouveaux matériels. Le coût copie inclut les pannes, les pièces de rechange neuves d’origine vérifiées et testées, les consommables de marque dont les agrafes, l’assistance téléphonique personnalisée et le dépannage pendant les heures de bureau ; papier et supports spéciaux sont exclus. Les nouveaux matériels sont livrés avec un toner d’avance. Une supervision assure le relevé des compteurs, le signalement des pannes et le déclenchement automatique des livraisons de consommables. Chaque machine porte une étiquette indiquant les coordonnées du guichet unique, le numéro de série et le code inventaire. Les délais d’intervention et de remise en service sont ceux engagés par le titulaire dans son offre.

Le titulaire assure également la maintenance de MyQ pour le parc existant et futur, la pose de lecteurs RFID sur les équipements concernés, les mises à jour logicielles et les évolutions de paramétrage sollicitées. Les mises à jour régulières des firmwares sont réalisées à distance et hors des heures d’ouverture. Les compteurs de pages N&B et couleur sont transmis chaque mois par copieur, bâtiment et ville. La formation des utilisateurs intervient à la livraison et/ou à la mise en route ; une formation complémentaire peut être demandée après une période d’adaptation.

Le titulaire établit avec la Direction des Systèmes d’information un planning de livraison et d’installation, informe celle-ci avant chaque livraison et remet un bon de livraison. Les commandes précisent l’adresse de livraison. Le déplacement d’appareils peut être demandé à titre gracieux, avec assistance technique au branchement. Pour les sites hors de France, l’intervention à distance est privilégiée lorsqu’elle permet le rétablissement ; les frais de déplacement ne sont dus que pour une intervention effectivement réalisée sur site.