Acquisition et implémentation d'une solution ERP

La prestation porte sur la sélection, l’acquisition et la mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré couvrant les fonctions financières, achats, logistiques et de pilotage. Le périmètre de consultation est dimensionné pour 240 utilisateurs uniques, tandis que le contexte du projet mentionne environ 230 utilisateurs.

La mise en œuvre comprend le cadrage, le paramétrage des processus, l’intégration au système d’information existant, la reprise et la fiabilisation des données, la formation des utilisateurs et la conduite du changement. L’offre doit également intégrer les licences, la maintenance, le support helpdesk et les mises à jour. Le mode SaaS est fortement privilégié ; tout autre modèle doit être justifié. La fourniture du matériel informatique est exclue, de même que la fourniture ou la gestion du serveur sauf proposition on-premise dûment justifiée.

Domaines métier

• Comptabilité générale et auxiliaire, clôtures, révision, fiscalité, déclarations, états financiers et gestion multi-entités
• Achats, marchés, contrats, commandes, réceptions, facturation électronique et paiements fournisseurs
• Ventes, intégration des flux de vente, encaissements, rapprochements bancaires, trésorerie, emprunts et placements
• Contrôle de gestion, comptabilité analytique, budgets, reprévisions, CAPEX/OPEX, valorisation des stocks et compensation CRE
• Immobilisations, actifs propres et concédés, immobilisations en cours, amortissements et inventaires
• Stocks et logistique : multi-dépôts, mouvements, approvisionnements, inventaires, seuils, réapprovisionnements, codes-barres et interfaces GMAO
• Notes de frais : saisie, justificatifs, validation, remboursement et imputation comptable et analytique

Fonctions transverses et données

La solution doit proposer un moteur de workflows paramétrable, les validations, le contrôle interne, la séparation des tâches, la signature électronique et une piste d’audit. Elle doit également couvrir les tableaux de bord et restitutions en self-service, les vues consolidées multi-domaines, l’historisation, la simulation et les alertes.

Les référentiels uniques et partagés, le chaînage des objets métier, la gouvernance et la qualité des données, ainsi qu’une gestion électronique des documents avec archivage légal, gestion des accès et suivi des échéances sont inclus. Les capacités d’automatisation et d’intelligence artificielle attendues comprennent notamment la saisie assistée, l’automatisation des traitements récurrents, la détection d’anomalies et l’assistance utilisateur.

Architecture, sécurité et exploitation

• Interface avec Active Directory / Entra ID, authentification unique, API documentées et modèle de données ouvert
• Solution disponible en français, ergonomique, exploitable en connexion dégradée et capable de reprendre le fonctionnement sans perte de données
• Chiffrement des données, habilitations fines, authentification multifacteur, journalisation et conformité RGPD
• Hébergement en France ou dans l’Union européenne
• Supervision, sauvegardes, PRA/PCA et engagements de service, avec une disponibilité cible de 99,9 %
• Support en français couvrant les horaires de Mayotte
• Réversibilité avec modalités de sortie chiffrées, restitution et suppression des données, ainsi que dépôt du code source en séquestre

Interfaces avec l’existant

L’ERP doit s’intégrer de manière fiable et pérenne aux applications conservées hors du périmètre de remplacement : CRM pour la relation client, ventes, contrats et abonnements ; GMAO pour la maintenance ; gestion des travaux de raccordement et d’ingénierie réseau ; RH et paie ; reporting et BI. Le périmètre détaillé des interfaces et des applications éventuellement remplacées doit être précisé en phase Offre.