Acquisition et gestion de licences et abonnements logiciels

Le marché couvre la fourniture et le renouvellement de logiciels nécessaires au système d’information, ainsi que la maintenance éditeur et le support associé. Les besoins indicatifs comprennent notamment les logiciels de sécurité, de supervision et d’administration système, les outils de développement, de conception, de modélisation, de collaboration, d’analyse et de reporting, ainsi que les solutions Cloud et SaaS. Cette liste n’est pas exhaustive. Sont exclus les contrats gérés directement par l’ENAC dans le cadre d’accords spécifiques ou stratégiques, notamment lorsqu’elle dispose déjà d’un contrat-cadre ou d’une relation directe avec l’éditeur.

Les licences à fournir peuvent être perpétuelles, nominatives, flottantes, par utilisateur, équipement, processeur ou cœur, et académiques lorsqu’elles existent. Les abonnements peuvent être annuels ou mensuels et inclure maintenance, SaaS, Cloud public ou consommation Cloud à l’usage.

Gestion et accompagnement

Le titulaire suit activement les abonnements : surveille les échéances, transmet les propositions de renouvellement au moins 30 jours avant expiration, signale les évolutions tarifaires et les changements de modèle de licence ou commercial des éditeurs, et propose des alternatives pertinentes. Aucun défaut de suivi ne doit entraîner une interruption de service.

Pour les services Cloud, les prestations comprennent la création ou l’extension d’abonnements, l’ajustement des capacités, le conseil sur les modèles de consommation, les rapports de consommation et l’assistance administrative auprès des éditeurs ou fournisseurs. Des mécanismes de facturation à l’usage sont proposés lorsqu’ils sont disponibles.

Un interlocuteur identifié répond aux demandes de devis, suit les commandes, fournit les justificatifs de licence, gère les relations avec les éditeurs et les incidents administratifs liés aux contrats, et assiste l’ENAC lors des audits de licences si nécessaire. Les échanges sont possibles par courriel, téléphone ou portail dédié lorsqu’il existe.

Commandes, livrables et suivi

À chaque besoin, l’ENAC sollicite les titulaires par courriel en précisant la référence recherchée et le délai souhaité. Le titulaire accuse réception sous 48 heures ouvrées et transmet une proposition commerciale complète sous 72 heures ouvrées, comprenant le prix, le délai de mise à disposition, les conditions de licence et les éventuelles contraintes techniques.

Pour chaque commande, il fournit les clés d’activation ou identifiants de souscription, contrats de licence, certificats éditeurs lorsqu’ils sont disponibles, références des produits, dates de début et de fin des abonnements et informations sur le support éditeur. Les factures indiquent notamment les références des licences ou abonnements, la période couverte pour les services récurrents et les justificatifs associés.

Tous les six mois, un rapport récapitule les logiciels acquis et renouvelés depuis le début du marché, leurs dates, quantités et montants engagés, les échéances d’abonnement ainsi que les évolutions contractuelles ou tarifaires identifiées. L’ENAC peut convoquer un comité de suivi sur l’exécution, les licences en fin de vie, les renouvellements à venir, les évolutions technologiques et les pistes d’optimisation budgétaire ; un compte rendu est établi après chaque réunion.