Fourniture de logiciels multi-éditeurs et services associés

L’accord couvre les logiciels des métiers de l’informatique, de la gestion et de la collaboration d’entreprise, et de la bureautique. Les logiciels scientifiques et ceux destinés à d’autres métiers sont exclus. Les logiciels peuvent être acquis à titre perpétuel, avec maintenance et support annuels ou pluriannuels, ou souscrits pour une durée annuelle ou pluriannuelle. La validité des souscriptions et maintenances est d’au moins 12 mois, sauf demande particulière du CEA, et n’est pas liée à la fin de l’accord-cadre.

Le CEA privilégie les solutions « on premises », utilisables en mode déconnecté. Les services Cloud ou SaaS sont interdits, sauf exception expressément indiquée ou acceptation formelle écrite du pilote national technique. Les licences nécessitant une activation en ligne obligatoire ne sont pas autorisées. Les matériels, notamment les serveurs et équipements physiques, ne sont pas compris.

Le périmètre informatique inclut notamment virtualisation, administration système et réseau, bases de données, supervision, sécurité, développement et déploiement applicatif. Le titulaire doit proposer au minimum les logiciels VMware, Citrix, Veeam et Nutanix pour la virtualisation. Pour la sauvegarde, le besoin mentionne 3 542 To de droits Netbackup : 3 158 To de licences perpétuelles transformées en souscription en 2026 et 384 To souscrits. Sont notamment attendus le renouvellement pour un an de ces deux volumes, de nouvelles capacités et le support « business critical services premier for netbackup renewal ».

Les logiciels de gestion et collaboration comprennent notamment des outils RH, administratifs et financiers, de pilotage, de communication, de travail collaboratif et de gestion de projets. La bureautique inclut les outils de productivité, création graphique, planification, gestion du temps, production documentaire et présentation. Les produits Adobe concernés relèvent exclusivement de l’ETLA existant du CEA ; ils sont utilisés « on premises » et « offline ».

Services associés aux logiciels

À la demande du CEA, le titulaire fournit ou organise l’installation, le déploiement, les mises à jour, la formation, l’audit et l’assistance, par ses propres équipes ou par l’éditeur. Il prend en charge le renouvellement des maintenances/support et garanties de licences perpétuelles déjà acquises, qu’elles aient été achetées ou non dans le cadre de cet accord, ainsi que les nouvelles maintenances et souscriptions.

Les renouvellements s’effectuent au fil de l’eau. Le titulaire reprend les dates de validité de l’existant, alerte les unités concernées au moins deux mois avant une échéance répertoriée ou concernant un produit déjà acheté par ses soins, et synchronise, sauf demande contraire, les échéances successives d’un même logiciel pour un même centre. Il fournit avec chaque licence une documentation d’installation et d’utilisation en français, en PDF ou DOCX, et déclare les acquisitions aux éditeurs avec le numéro de commande et la référence du site CEA. Les clés d’activation en volume sont transmises à la DSI du CEA, et non aux prescripteurs non identifiés comme travaillant à la DSI.

Le titulaire fournit les modalités d’accès à la maintenance et au support, ainsi que des fiches de contacts éditeurs sur le portail. Il conseille le CEA sur les licences, la conformité du parc et les choix techniques ou économiques ; il assure une veille sur les défauts connus, l’obsolescence, les évolutions technologiques et commerciales et les alternatives. Sur demande, il formalise ses informations en notes d’analyse, webinaires ou recommandations argumentées. Pour des souscriptions SaaS, il communique notamment les coordonnées des responsables RGPD de l’éditeur.

Portail web, devis et suivi

Le titulaire met à disposition un portail web de pilotage opérationnel et contractuel, fonctionnel au plus tard un mois après le début de l’accord-cadre ou la réunion de lancement, selon l’échéance la plus proche. Un document ou une vidéo expliquant ses fonctions est fourni dans le même délai. Le portail centralise les demandes de devis (hors logiciels bureautiques), les échanges et réclamations, le suivi des commandes et livraisons, le parc logiciel, les renouvellements, les contacts éditeurs, les indicateurs et les notifications. Les données de suivi sont accessibles et exportables en CSV ; les historiques doivent permettre de reconstituer le cycle de vie des demandes et commandes. Les accès sont différenciés entre accès national, accès par centre et accès restreint en lecture par centre.

Pour les logiciels autres que bureautiques, le titulaire prend en charge une demande sous deux jours ouvrés au plus et remet le devis dans les cinq jours suivant sa prise en charge, soit sept jours ouvrés au total. Une demande ne doit pas rester plus de dix jours sans réponse ou information sur les difficultés rencontrées. Le devis précise notamment éditeur, produit et référence, unité et quantité, prix unitaire, totaux HT et TTC, délai et période de couverture ; pour un engagement pluriannuel, il indique le montant annuel. Le devis clôturé n’engage pas le CEA : l’acceptation est formalisée par la commande.

Les logiciels bureautiques sont commandés à partir d’un catalogue intégré à l’outil interne du CEA. Pour les logiciels métiers, un devis précède chaque acquisition et le catalogue est actualisé après acceptation. Les commandes sont émises par le CEA, généralement via son outil interne, puis reportées dans le portail pour assurer leur traçabilité. Des exceptions sont prévues notamment pour VMware et Red Hat, dont les commandes sont passées depuis le système de gestion SAP du CEA.

Livraison, catalogues et délais opérationnels

La livraison des logiciels est dématérialisée, par téléchargement. Elle est accompagnée du bon de livraison, de la documentation technique et de l’attestation ou du certificat de licence ou de droit d’usage. Le certificat précise notamment le produit et sa référence, la quantité et son unité, la période de validité et le numéro de commande CEA. Les documents sont disponibles sur le portail.

Les délais maximaux prévus comprennent deux jours ouvrés après l’envoi de la commande pour la livraison des licences ou maintenances, la documentation, le bon de livraison et le certificat ; cinq jours ouvrés pour déclarer les acquisitions à l’éditeur et sur le portail et fournir les modalités d’accès au support ; cinq jours ouvrés pour traiter les réclamations sur commande et deux jours ouvrés après déclaration sur le portail pour les incidents et demandes de support.

Le titulaire établit deux catalogues et les fichiers nécessaires à l’outil interne, ainsi qu’une version Excel exclusivement en .xlsx. Les descriptions doivent être intelligibles, complètes dans les limites du format et cohérentes pour les produits d’une même catégorie. Il tient les catalogues à jour ; les mises à jour sont soumises à l’accord préalable du CEA. Pour le catalogue bureautique, le CEA est informé 72 heures avant une mise à jour et le pilote national technique doit l’autoriser explicitement.

Pilotage et organisation

Le titulaire met en place une équipe dédiée, comprenant notamment un responsable commercial national, un responsable du traitement administratif et du suivi des demandes, et des spécialistes des éditeurs. Il fournit une matrice d’escalade, suit les incidents et les indicateurs, organise une réunion de lancement, des points opérationnels hebdomadaires et un comité de pilotage au minimum annuel. Les comptes rendus, tableaux de bord, plans d’action et statistiques sont suivis ou archivés dans le portail. Les points hebdomadaires comptent au minimum 45 réunions par an, hors semaines de fermeture du CEA ; le comité de pilotage se tient au minimum annuellement, et peut être semestriel selon le besoin.