Achat de places de spectacle pour l’arbre de Noël 2027

Le marché porte sur l’achat de places pour un spectacle destiné aux enfants de 3 à 12 ans inclus. L’AGOSPAP s’engage sur 89 000 places en tranche ferme et peut affermir jusqu’à 4 000 places supplémentaires, par tranches de 1 000, au plus tard le 30 septembre 2027. Le plafond total est de 93 000 places.

Le candidat décrit le spectacle proposé et ses numéros, leur durée, leur thème, les artistes et les éventuelles récompenses. Il présente également le producteur, les équipes artistique et technique, les références de presse et, si possible, des extraits vidéo. Le dossier doit préciser les numéros particulièrement adaptés aux enfants de 3 à 6 ans. La durée du spectacle est à renseigner à 10 minutes près. Les offres proposant un spectacle avec des animaux sauvages ne sont pas acceptées.

Salle et programmation

La salle proposée doit avoir une capacité d’au moins 3 000 places. Le cadre de réponse demande un plan et des informations sur la capacité, la visibilité, les sièges et leur emplacement, l’accueil des personnes à mobilité réduite, l’entrée et la zone d’attente, ainsi que les toilettes, urinoirs et leurs emplacements. Des photographies de chaque type de siège, toilette et urinoir sont exigées.

Le candidat décrit les séances proposées et remet leur programmation sous format Excel. Les séances sont prévues du 14 novembre 2027 au 2 janvier 2028, à l’exception des 24, 25 et 31 décembre 2027 et du 1er janvier 2028. Hors vacances scolaires, elles ont lieu le mercredi après-midi, le samedi et le dimanche. Pendant les vacances scolaires, elles peuvent avoir lieu tous les jours sauf aux dates exclues, dans la limite de quatre séances par jour. Les horaires doivent respecter les plages prévues : séances du matin à partir de 10 h 30, séances de l’après-midi à partir de 14 h hors vacances scolaires ; la dernière séance en soirée doit commencer au plus tard à 20 h 30. Les séances du soir ne peuvent dépasser un quart du total.

Le cadre de réponse demande aussi de décrire les accès en transports en commun, les éventuelles navettes et les possibilités de stationnement. Le candidat détaille l’accueil et la sécurité, notamment les effectifs affectés par séance, les personnes dédiées aux premiers secours et leurs diplômes, ainsi que les personnels d’accueil ; une même personne ne peut être comptabilisée deux fois.

Billetterie et livraisons

Le titulaire édite les billets. Les séances organisées le même jour doivent avoir des billets de couleurs différentes, portant les mentions « spectacle offert par l’Agospap » et « Place ni revendable - ni échangeable ». Les billets de la tranche ferme sont livrés avant le 10 juillet 2027. Pour les tranches optionnelles, ils sont livrés avant cette date si le bon de commande a été adressé avant le 20 juin 2027 ; sinon, dans les 15 jours calendaires suivant sa réception. L’AGOSPAP assure la distribution aux bénéficiaires.

En cas d’événement empêchant l’envoi de billets déjà remis, le titulaire réalise une nouvelle livraison dans les meilleurs délais, avec des billets d’une couleur différente. Les frais de réédition et de livraison sont pris en charge par l’AGOSPAP si elle en a préalablement accepté le montant. En cas de désaccord, l’AGOSPAP peut imprimer les nouveaux billets et en remettre un exemplaire de chaque type au titulaire. L’accès au spectacle doit alors être réservé aux seuls détenteurs des nouveaux billets.

Le titulaire met en œuvre les moyens humains, techniques et l’organisation nécessaires à la sécurité du public et obtient les autorisations requises auprès des autorités compétentes. Il est responsable des moyens retenus et veille au respect des directives de sécurité par les spectateurs. Aucun pourboire ne peut être demandé pour le placement en salle.

Option de billetterie en ligne

La billetterie en ligne est une prestation supplémentaire facultative, à décrire séparément. Elle permet aux bénéficiaires de réserver leurs places et de recevoir des billets électroniques, avec un accès via le site de l’AGOSPAP. La période envisagée d’ouverture va du début mai à la fin juin ; les modalités de livraison des billets doivent alors être révisées d’un commun accord.

L’AGOSPAP prévoit de transmettre un fichier Excel portant au maximum sur 40 000 agents et pouvant concerner 14 administrations. Le titulaire le complète avec les dates, horaires et numéros de séance, ainsi que le nombre de billets réservés et délivrés. Il communique chaque semaine le nombre de réservations par administration et les séances les plus demandées. À l’arrêt de la billetterie, les places restantes sont imprimées et remises à l’AGOSPAP pour envoi postal. Le fichier complété doit lui être retourné la première semaine de juillet. Une assistance technique par courriel et/ou téléphone est assurée pendant toute la période d’ouverture.