Organisation d’un spectacle et fourniture d’encas pour enfants à Noël 2026

Le titulaire organise un spectacle de Noël destiné aux enfants de 3 à 15 ans révolus et à leurs accompagnateurs, dans un lieu situé à Caen ou dans un rayon maximal de 15 km autour du centre-ville. La jauge prévisionnelle est d’environ 4 600 personnes, enfants et adultes accompagnateurs compris, ajustée selon les inscriptions effectives.

Il prend en charge la réservation ou la privatisation du lieu, la planification des séances, l’accueil des familles, la gestion des flux, les moyens humains et matériels, la coordination avec le CHU de Caen Normandie, le Centre hospitalier de Falaise et, si nécessaire, le titulaire du lot 2.

Séances et accueil

Les familles sont réparties sur plusieurs séances, sur plusieurs dates, autant que possible les week-ends consécutifs et les mercredis. Une ou plusieurs séances peuvent être organisées le mercredi pour couvrir la jauge. Le calendrier définitif précise pour chaque séance la date, les horaires, la durée et la capacité maximale ; il est arrêté avec les établissements lors de la réunion de lancement et toute modification ultérieure requiert leur accord préalable.

Le lieu doit être adapté aux enfants et aux familles, accessible en véhicule et, autant que possible, en transports en commun, avec des possibilités de stationnement suffisantes. Il doit permettre l’accueil des personnes à mobilité réduite et respecter les règles applicables aux établissements recevant du public, notamment en matière d’incendie, d’évacuation et d’accessibilité.

Les espaces identifiés couvrent l’accueil et le contrôle, l’attente, la circulation, les animations, les entrées et sorties, ainsi que la remise des encas. Le titulaire limite les croisements de flux, met en place la signalétique et mobilise un personnel identifiable, formé et suffisamment nombreux.

Inscriptions et billetterie

Les établissements assurent les inscriptions, la vérification des bénéficiaires, l’attribution des places et la répartition entre les séances. À partir des listes validées, le titulaire assure :

• l’intégration des participants ;
• l’édition, l’impression et la transmission des billets, invitations ou justificatifs ;
• les rééditions et billets complémentaires après transmissions successives ;
• la prévention des duplications et des utilisations multiples ;
• le contrôle des accès et la gestion des personnes sans justificatif valable.

Le dispositif peut être papier, nominatif, dématérialisé ou mixte. À l’issue de chaque séance, un état de fréquentation indique au minimum les personnes attendues, les personnes présentes et les difficultés rencontrées.

Animation, sécurité et bilan

La prestation comprend les animations, la décoration, la scénographie, les équipements, accessoires et moyens humains et techniques nécessaires, avec une ambiance festive de fin d’année adaptée aux tranches d’âge accueillies. Les accès, dégagements, sorties de secours et équipements de sécurité restent opérationnels.

Le titulaire prévient, gère et signale les incidents, tient à disposition les justificatifs de conformité, de sécurité et d’accessibilité, et met immédiatement en œuvre les mesures correctives nécessaires. Il est soumis à une obligation de résultat ; les établissements peuvent demander un bilan sur la fréquentation, les incidents, la fluidité de l’accueil et les améliorations identifiées. Le lot 1 met à disposition un espace adapté à la réception, au stockage temporaire et à la distribution des encas lorsque ceux-ci sont livrés sur place.