Achat d’espaces publicitaires et conseil média

Le titulaire conseille sur les types de médias, les supports, les formats, les dates et les modalités de diffusion. Il réalise des études et négociations, suit l’évolution des médias, de leurs caractéristiques et tarifs, et transmet les kits médias et offres de bouclage utiles.

La veille comprend un rapport semestriel sur les comportements et performances des médias (audience, diffusion, lectorat) auprès de cibles définies, ainsi que des retours chiffrés trimestriels sur ces performances et/ou les possibilités de géolocalisation et de communication sur mesure. Le suivi des tarifs, conditions générales de vente, offres de bouclage et opportunités est réalisé en temps réel. Une veille concurrentielle et stratégique examine les communications d’annonceurs dans des univers comparables, les leviers de visibilité et les passerelles entre opérations.

Plans média et achats d’espaces

À partir du brief transmis par courriel, le titulaire propose un ou plusieurs plans média argumentés, fondés notamment sur les objectifs, les comportements et performances des cibles et les lignes éditoriales des supports. Il précise les supports, les emplacements, les formats, les périodes de diffusion et la répartition budgétaire, et négocie les conditions qualitatives et quantitatives. Des échanges et adaptations peuvent intervenir jusqu’à l’acceptation du plan définitif ; une recommandation peut être demandée sans être suivie d’un achat.

Après validation, le titulaire établit un devis détaillé par support et, après émission d’un bon de commande, procède à la réservation et à l’achat. Les campagnes peuvent relever de la presse écrite, de l’affichage, de la radio, de la télévision, du cinéma, du digital, d’internet, des réseaux sociaux, des influenceurs, de supports hors média ou d’autres supports. Les publications sponsorisées peuvent toutefois être réservées directement par la Ville depuis ses propres comptes. Sont exclus les publications à caractère obligatoire, les annonces judiciaires et légales, les petites annonces et les offres d’emploi.

Le suivi comprend la transmission aux médias des fichiers de création fournis par la Ville, après vérification de leur conformité, et la communication des dates de remise et formats techniques. Pour la télévision, le titulaire prend en charge la validation des éléments techniques auprès de l’ARPP ou d’autres organismes si nécessaire. Les campagnes peuvent donner lieu à des reportages photographiques ou attestations d’affichage, justificatifs de passage radio, justificatifs papier d’annonces de presse et bilans. En cas d’audience inférieure aux prévisions ou de non-respect des ordres, le titulaire recherche des messages de compensation soumis à l’approbation préalable de la Ville.

Délais et modalités de suivi

• Transmission des devis d’achat sous 1 à 3 jours calendaires selon le support ; en cas d’urgence exceptionnelle, recommandation sous 1 jour ouvré maximum.
• Proposition de plan média sous 5 jours calendaires après la demande ; hors prestation particulière, délai d’exécution ou de livraison plafonné à 3 jours calendaires après remise des éléments et/ou validation du plan.
• Bilan après chaque campagne ou vague, transmis dans les 15 jours suivant la diffusion ; il détaille le dispositif, les performances, emplacements, dates, indicateurs et budgets au regard des objectifs, puis analyse les améliorations possibles.
• Interlocuteur unique et expérimenté, moyens et outils médias à disposition ; réunions en présentiel ou à distance, majoritairement à distance.

Le dossier de facturation comprend les justificatifs de parution, les factures des supports et celle du titulaire. Celui-ci met en place un suivi de la gestion et du règlement des factures des supports ; après réception des éléments nécessaires, le dossier est transmis sous 15 jours calendaires. Après règlement par l’annonceur, le titulaire règle les supports dans le délai maximal prévu au CCP. Les frais techniques des supports figurent sur les factures mais ne sont pas soumis aux honoraires ; les parutions gratuites à l’initiative de l’éditeur ne donnent pas lieu à honoraires.