Achat d’espaces publicitaires

Le titulaire agit comme agence ou régie média mandataire payeur de la Région pour recommander, négocier, réserver, acheter, contrôler et régler les espaces publicitaires nécessaires à la promotion de la Route du Rhum – Destination Guadeloupe 2026. Le marché est exécuté sur ordres d’achat validés par écrit par la Région, à partir du plan média établi par le titulaire du lot 1.

Le périmètre couvre la négociation, la réservation, l’achat, le paiement des vendeurs d’espace, la remise des éléments techniques aux régies, le suivi de diffusion et la production de justificatifs. Il est décrit comme hors paid social dans une partie du contrat, tandis que le même passage indique que le paid social relève du lot 5 et que le BPU comporte une ligne « achat d’espace social media » : ce point doit être clarifié avant réponse.

Supports et canaux

Les supports et canaux mentionnés sont :

• presse écrite et numérique ;
• radio et télévision ;
• affichage et affichage transport ;
• cinéma ;
• publicité numérique, display et médias sociaux selon le périmètre à confirmer ;
• médias spécialisés, locaux, caribéens, hexagonaux ou nationaux ;
• partenariats médias à vocation publicitaire.

Le plan média détaillé doit préciser les supports, formats, périodes, cibles, coûts, calendrier et objectifs. Le conseil média, le plan média et le bilan média relèvent du lot 1 selon la description du marché, mais le BPU comprend également des lignes d’analyse et de recommandation média, d’élaboration du plan média et de bilan média.

Gestion des achats et contrôle

Le titulaire identifie les médias pertinents, transmet préalablement les devis et plans d’insertion, négocie et réserve après validation écrite de la collectivité, puis règle les régies, plateformes, éditeurs ou supports dans le cadre du mandat. Aucune dépense, réservation, modification de support ou réallocation budgétaire ne peut intervenir sans validation écrite préalable du Conseil régional de Guadeloupe.

Les lignes d’achat d’espace sont des enveloppes estimatives renseignées sur la base des montants nets facturés par les régies ou plateformes, après déduction des remises, rabais, ristournes ou avantages financiers. Les honoraires d’agence, achats bruts, remises négociées, rabais, ristournes, commissions et frais éventuels doivent être présentés distinctement.

Le titulaire assure le contrôle de la bonne diffusion, la gestion des anomalies et la proposition de compensations si nécessaire. Il accuse réception des sollicitations dans un délai maximal d’un jour ouvré et confirme sa capacité de prise en charge dans le délai fixé par la collectivité pour les demandes urgentes ou séquences sensibles.

Justificatifs et livrables

Les livrables et pièces attendus comprennent notamment les ordres de publicité, confirmations, factures de régie, attestations ou captures de diffusion, justificatifs de diffusion, factures ou relevés des régies, bilans média et bilans financiers. La prestation doit garantir une traçabilité complète des dépenses, ainsi qu’une transparence des tarifs, remises, commissions et conditions de diffusion.

Le titulaire met en œuvre une obligation de conseil, d’assistance et de moyens, informe la collectivité de toute difficulté et peut participer aux réunions de travail, en présentiel ou à distance. Les prestations et productions sont soumises aux vérifications quantitatives et qualitatives de la collectivité lors de la livraison ou de l’exécution, avant admission de la commande.

Tout contenu, support, publication, achat d’espace, engagement d’un intervenant, commande de fabrication, diffusion, pose ou prise de parole nécessitant une validation au titre du bon de commande ou du cahier des charges doit être validé préalablement par la Région. Les informations et documents confidentiels ne peuvent être divulgués, reproduits ou publiés sans accord exprès ; leur destruction en fin de marché doit être justifiée par écrit.