Achat d’espaces publicitaires

Le titulaire intervient comme agence ou régie, mandataire payeur de la Région, pour recommander, négocier, réserver, acheter, contrôler et régler les espaces publicitaires nécessaires à la promotion de la Route du Rhum – Destination Guadeloupe 2026. Le RC identifie la prestation comme le lot 5 d’une consultation allotie. Le marché est exécuté sur bons de commande, à partir des ordres d’achat validés par la Région et du plan média établi par le titulaire du lot 1.

L’AECCP décrit la prestation comme l’achat d’espaces hors paid social : négociation, réservation, achat, paiement des vendeurs d’espace, remise des éléments techniques aux régies, suivi de diffusion et production de justificatifs. Il couvre la télévision, la radio, la presse écrite et numérique, l’affichage et l’affichage transport, le cinéma, la publicité numérique hors réseaux sociaux et les partenariats médias à vocation publicitaire, en Guadeloupe et, selon le plan validé, à Saint-Malo et dans l’Hexagone. Le conseil média, le plan média et le bilan média relèvent du lot 1. Toutefois, l’AECCP indique aussi que le paid social relève du lot 5, alors que le marché décrit par le RC est lui-même le lot 5 et que l’AECCP exclut le paid social de la prestation : cette incohérence de périmètre reste à clarifier.

Supports et canaux

Les supports et canaux mentionnés sont :

• presse écrite et numérique ;
• radio et télévision ;
• affichage et affichage transport ;
• cinéma ;
• publicité numérique hors réseaux sociaux ;
• médias spécialisés, locaux, caribéens, hexagonaux ou nationaux, selon le plan média validé ;
• partenariats médias à vocation publicitaire.

Le plan média détaillé doit préciser les supports, formats, périodes, cibles, coûts, calendrier et objectifs. Le conseil média, le plan média et le bilan média relèvent du lot 1 selon les documents, même si le BPU comprend également des lignes d’analyse et de recommandation média, d’élaboration du plan média et de bilan média.

Gestion des achats, rémunération et contrôle

Le titulaire identifie les médias pertinents, transmet préalablement les devis et plans d’insertion, négocie et réserve après validation écrite de la collectivité, puis règle les régies, plateformes, éditeurs ou supports dans le cadre d’un mandat écrit au sens des articles 20 à 23 de la loi du 29 janvier 1993. Il achète et règle les espaces au nom et pour le compte de la Région. Aucune dépense, réservation, modification de support ou réallocation budgétaire ne peut intervenir sans validation écrite préalable du Conseil régional de Guadeloupe.

Les achats d’espace sont remboursés au coût net réel figurant sur la facture du vendeur, sans marge, commission, frais de gestion ni coefficient ; le coefficient indiqué est 1,00. Les remises, rabais, gracieux, bonifications et autres avantages consentis par les vendeurs doivent être intégralement répercutés à la Région. La rémunération du titulaire est constituée des seuls honoraires du marché, fermes pour sa durée et indépendants du montant des espaces achetés ; aucun pourcentage, commission, frais de gestion ou coefficient assis sur les achats ne peut être facturé. Les honoraires et les achats d’espace doivent être distingués.

L’accord-cadre mono-attributaire est sans minimum et plafonné à 45 000 € HT pour sa durée totale, honoraires et achats d’espace au coût net réel compris. La Région ne s’engage sur aucun volume et le DQE est un scénario de comparaison dépourvu de valeur contractuelle. Le titulaire tient à jour l’état des engagements et consommations, l’adresse chaque semaine à la Région, l’alerte dès que 80 % du plafond est atteint et refuse tout achat qui dépasserait le montant autorisé par bon de commande.

Le titulaire assure le contrôle de la bonne diffusion, la gestion des anomalies et la proposition de compensations si nécessaire. Il accuse réception des sollicitations dans un délai maximal d’un jour ouvré et confirme sa capacité de prise en charge dans le délai fixé par la collectivité pour les demandes urgentes ou séquences sensibles.

Justificatifs et livrables

Les pièces attendues comprennent notamment les ordres de publicité, confirmations, factures de régie, attestations ou captures de diffusion, justificatifs de diffusion, factures ou relevés des régies, bilans média et bilans financiers. La prestation doit garantir une traçabilité complète des dépenses ainsi qu’une transparence des tarifs, remises et conditions de diffusion.

Le titulaire est tenu à une obligation de conseil, d’assistance et de moyens, informe la collectivité de toute difficulté et peut participer aux réunions de travail, en présentiel ou à distance. Les prestations et productions sont soumises aux vérifications quantitatives et qualitatives de la collectivité avant admission de la commande. Les validations préalables requises par le bon de commande ou le cahier des charges restent applicables. Les informations et documents confidentiels ne peuvent être divulgués, reproduits ou publiés sans accord exprès ; leur destruction en fin de marché doit être justifiée par écrit.