Prestations d’accueil, de vaguemestre et services associés

Les agents assurent l’accueil téléphonique et physique, les opérations de vaguemestre et diverses tâches de soutien sur les sites. Ils restent salariés et placés sous l’autorité du titulaire, qui organise leur formation, leur encadrement et la continuité du service.

Présence et configurations

• Une plage d’accueil est prévue du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h sans interruption : 45 heures par semaine sur cinq jours, ou 36 heures sur quatre jours. Des collectes de sang ponctuelles, estimées à une par mois, peuvent nécessiter un accueil de 14 h à 19 h, commandé séparément.
• Une autre configuration prévoit l’accueil seul de 8 h 30 à 15 h, avec une pause de 30 minutes : 30 heures par semaine sur cinq jours ou 24 heures sur quatre jours.
• Le vaguemestre seul, ou l’accueil et le vaguemestre confiés à une même personne, sont prévus de 7 h 30 à 12 h sans interruption : 22,50 heures sur cinq jours ou 18 heures sur quatre jours. Les deux fonctions peuvent aussi être assurées par deux personnes distinctes. Les commandes peuvent porter sur l’accueil seul, le vaguemestre seul ou leur combinaison. La configuration actuellement commandée est l’accueil-vaguemestre.

Accueil et gestion des flux

Les agents reçoivent et traitent les appels à l’aide du standard et de l’annuaire, orientent les visiteurs, préviennent leur correspondant et enregistrent les visiteurs extérieurs selon les consignes. Ils gèrent également les accès autorisés, les badges, les registres et la main courante.

Le traitement du courrier comprend la réception et la distribution, le tri interne et externe, les recommandés et envois suivis, l’affranchissement, les navettes et l’orientation des colis vers les services concernés. Les envois et réceptions sont tracés selon les procédures propres aux sites. Un colis ou courrier dont le destinataire n’est pas identifiable ne doit pas être ouvert ; le service des moyens généraux est alors contacté.

Soutien logistique

Les tâches associées comprennent notamment les réservations de salles et de ressources informatiques, la mise en place de salles de réunion ou de formation, la gestion des clés et l’ouverture ou la fermeture des accès. Les agents peuvent aussi réceptionner des livraisons, gérer les départs de colis par transporteur, acheminer les colis, assurer des manutentions ponctuelles et contribuer au fonctionnement du poste coursier.

Le service comprend également le transfert des DASRI et déchets chimiques vers leur lieu d’enlèvement, le tri et l’acheminement des autres déchets vers les bennes adéquates, ainsi que l’accompagnement de l’enlèvement de papier confidentiel. S’y ajoutent le balayage des abords, le vidage des cendriers et l’entretien léger des espaces verts. Les tâches logistiques incluent le transfert des coffres de transport du service de préparation PSL vers leur stockage dédié, leur répartition selon les sites, le remplissage des coffres en boîtes à tubes vides et le suivi de leur prise en charge aux HUBS.

Organisation et qualité

Les agents renseignent les registres des visiteurs, des appels, du courrier, des livraisons et expéditions, ainsi que la main courante. Le registre des visiteurs est fourni par l’EFS ; les autres registres sont fournis par le titulaire après validation. Des registres complémentaires peuvent être nécessaires au fonctionnement du site.

Les agents doivent avoir au minimum le niveau baccalauréat ou trois ans d’expérience sur un poste similaire à volumétrie égale, ainsi qu’une formation de base conforme à la convention collective applicable. Chaque nouvel agent est formé avant sa prise de fonction puis évalué. En cas d’absence imprévue, le cadre de réponse demande un remplacement dans un délai maximal de deux heures après signalement. Le titulaire contrôle régulièrement la bonne exécution des prestations et met en œuvre le suivi qualité demandé.