Accueil et assistance administrative de l’École de service social

Un agent assure l’ouverture et la fermeture de l’école, l’accueil physique, l’orientation et l’information des publics, ainsi que la gestion du standard téléphonique. Il met à jour les supports d’accueil, notamment le support PowerPoint. Les publics comprennent notamment 120 à 130 élèves en formation initiale, des participants aux formations continues et des visiteurs liés à la location de salles (environ 15 à 100 personnes selon la salle et la durée de location ; chiffres indicatifs).

Courrier, logistique et appui administratif

• Réception, tri et distribution du courrier entrant ; préparation et expédition du courrier sortant selon les consignes et délais.
• Préparation et vérification des salles de formation, travaux de reprographie et contrôle du bon fonctionnement des vidéoprojecteurs, écrans multimédias, ordinateurs, tablettes et postes informatiques.
• Suivi et gestion des fournitures de bureau et d’épicerie.
• Secrétariat simple : classement, saisie et mise à jour de documents. Établissement et suivi de demandes d’achats ou d’interventions auprès des services support de la CRAMIF, via les outils institutionnels mentionnés (S@M, Portail RO, Demande d’achats). Suivi des feuilles d’évaluation de la formation continue et missions complémentaires selon les besoins des secteurs de formation initiale et continue.

Organisation et exigences de service

La prestation est assurée du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, avec une pause déjeuner d’une heure. L’organisation tient compte du calendrier scolaire de septembre à juillet, des périodes de forte activité (rentrée, sessions de formation et jurys) et des périodes plus calmes, sans modifier les jours et horaires prévus.

Le titulaire affecte un intervenant principal stable, organise son encadrement et son suivi, désigne un référent et prévoit un suppléant de compétences équivalentes en cas d’indisponibilité. Le nouvel intervenant reçoit les informations, consignes et procédures nécessaires à sa prise de poste. Des points de suivi réguliers et un bilan annuel sont prévus. La prestation requiert notamment discrétion, ponctualité, respect des procédures et du règlement de l’établissement, autonomie, adaptabilité et capacité à solliciter l’appui de l’équipe ESS en cas de difficulté.