Prestations d’accueil et de surveillance du siège

Le service est assuré par deux agents d’accueil titulaires, répartis entre les vacations du matin et de l’après-midi. Il couvre l’accueil physique et téléphonique, la mise en relation avec les services de l’ANFR et la surveillance des accès et équipements du site.

Accueil et gestion des accès

Les agents accueillent visiteurs, livreurs et représentants, les orientent vers le personnel concerné et assurent l’exploitation du standard téléphonique. Ils demandent une pièce d’identité aux personnes extérieures et leur remettent un badge de circulation. Les mouvements d’entrée et de sortie des personnes hors personnel ANFR sont consignés dans le cahier de poste. Les agents préviennent les intrusions, surveillent le parking extérieur et contrôlent les autorisations d’accès ainsi que les sorties de matériel. Le parking intérieur n’est pas à surveiller ni à contrôler ; chaque soir, l’agent vérifie toutefois que les portes de communication vers le parking intérieur de La Poste sont condamnées.

Poste de sécurité et rondes

La prestation comprend la surveillance, au poste central, des tableaux et systèmes d’alarme, la gestion des clés et la tenue quotidienne d’une main courante signalant les incidents. Deux rondes sont effectuées : l’une le matin pour l’ouverture, l’autre le soir pour la fermeture. Elles comprennent notamment :

• le contrôle des fenêtres et du verrouillage ou déverrouillage des portes, ainsi que l’ouverture et la fermeture de la grille extérieure ;
• l’extinction des éclairages et appareils électriques, notamment photocopieurs et chauffage ;
• la prévention ou détection d’un début d’incendie ou d’une fuite d’eau ;
• le soir, la vérification qu’aucune personne n’est restée inanimée ou malade dans les locaux.

Les agents assistent, si nécessaire, le personnel ANFR chargé des secours et de la lutte contre l’incendie. En cas de personne bloquée dans un ascenseur, ils lui portent assistance et confirment à l’ascensoriste l’envoi urgent d’un technicien. Ils signalent à la centrale de télésurveillance la mise sous alarme du bâtiment, ou son report si du personnel ANFR autorisé est présent après 20 h.

Une présence exceptionnelle d’une heure avant ou après les horaires habituels peut être demandée pour nécessité de service.

Organisation et moyens

Le service s’exécute du lundi au vendredi, sans interruption, de 7 h 30 à 20 h, hors jours fériés et deux jours annuels de fermeture imposés par l’Agence. L’ANFR met à disposition des vestiaires et l’accès aux sanitaires ; le titulaire maintient ces locaux propres et signale rapidement les dégradations. L’ANFR assure la maintenance des matériels informatiques, logiciels et téléphoniques fournis ; le titulaire signale les défectuosités. Les frais de remise en état ou de remplacement de matériels endommagés ou perdus peuvent incomber au titulaire lorsque sa responsabilité est engagée.

Le titulaire intègre au cahier de poste un cahier de consignes, contresigné par le RSLOG et révisable selon les besoins. Les agents ne peuvent effectuer plus de 12 heures de service consécutives, doivent connaître les consignes générales, le règlement intérieur et l’emplacement et l’utilisation des extincteurs et compteurs d’eau, de gaz et d’électricité. Ils ne quittent pas leur poste avant la relève effective sans autorisation, ne prennent pas en charge les livraisons et tiennent à jour le cahier de poste et la main courante, avec leur identité, les horaires, prestations exceptionnelles et événements constatés.

Personnel, continuité et suivi

Les agents doivent maîtriser le français lu, écrit et parlé, avoir une notion d’accueil en anglais, savoir répondre au téléphone, appliquer les consignes et utiliser les équipements de surveillance et informatiques. Ils doivent disposer de connaissances confirmées en secourisme et lutte contre l’incendie ; un brevet de type SST est souhaité. Leur qualification est vérifiable par le RSLOG. L’uniforme et le badge ne sont pas requis.

Le titulaire maintient une équipe fixe, organise les remplacements et fait agréer au préalable par le RSLOG les agents désignés. La liste nominative est remise dans les 15 jours suivant la notification et actualisée lors des changements. Tout nouvel agent est formé dans les locaux de l’Agence avec l’accord préalable du RSLOG, pendant une ou plusieurs journées au minimum, puis agréé avant sa prise de fonction. Le planning mensuel des vacations est communiqué au RSLOG 15 jours à l’avance ; en cas d’absence, le nouveau planning et le nom de l’agent intervenant sont communiqués deux jours avant. Le titulaire assure la continuité du service sans interruption et, en cas de pandémie, propose un plan de continuité établi en concertation avec l’ANFR.

Le prestataire réalise ses autocontrôles et vérifications régulières ; le RSLOG peut demander des contrôles contradictoires selon le planning et la méthodologie définis lors de la réunion préparatoire. Une réunion de suivi a lieu au minimum chaque trimestre pour vérifier la conformité, examiner les indicateurs d’activité et les contrôles, et décider d’éventuels axes d’amélioration.