Accueil et surveillance de bâtiments

Le service assure une présence continue, la surveillance et le contrôle des accès, l’accueil et l’orientation des personnes, ainsi que la réception de première ligne des alertes téléphoniques et informatiques. Les agents transmettent les informations aux élus ou cadres d’astreinte concernés et gèrent les alarmes techniques ainsi que le SSI de catégorie A, avec temporisation de l’alarme générale d’évacuation et levée de doute associée. Ils doivent connaître le fonctionnement des extincteurs.

Les prestations récurrentes couvrent, toute l’année, les nuits de 19 h 30 à 7 h 30, ainsi que les journées du samedi, du dimanche et des jours fériés de 7 h 30 à 19 h 30. Les prestations complémentaires d’accueil de jour, sur bon de commande, sont réalisées en semaine entre 7 h 45 et 19 h, pour au moins six heures. Le délai de prévenance est d’au moins 48 heures pour une demande prévisible et peut être ramené à 24 heures en cas de besoin très urgent.

Rondes et consignes

Les agents effectuent une ronde au début de leur poste pour vérifier la fermeture des locaux dans le périmètre immédiat, puis une ronde vers 23 h pour contrôler les locaux et ouvrants extérieurs. Des rondes sont également prévues le samedi vers 16 h, et le dimanche et les jours fériés vers 10 h puis 16 h, ainsi qu’une ronde de vérification des fermetures d’un bâtiment relevant du périmètre. Avant chaque départ en ronde, le central téléphonique est transféré sur le téléphone mobile mis à disposition par l’acheteur. Le titulaire fournit, maintient et vérifie le dispositif de protection du travailleur isolé (PTI) utilisé pendant les rondes.

La main courante papier est renseignée en temps réel : agents présents, heures de prise et de fin de service, anomalies, interventions, observations, vérifications et appels liés au service. Pour chaque appel, elle indique notamment l’heure, l’identité et les coordonnées utiles de l’appelant, le motif, le lieu de l’événement et la réponse apportée. Les agents signalent aussi les situations anormales susceptibles d’entraîner une consommation inutile d’eau ou d’énergie.

Procédures, équipe et continuité

Le classeur de procédures est actualisé selon les besoins. Il couvre notamment les consignes générales et de ronde, les relevés d’appels, les astreintes, les alarmes techniques, intrusion et incendie, ainsi que les usagers enfermés dans les cimetières. À chaque prise de poste, l’agent prend connaissance des ajouts à la main courante des 48 dernières heures et de la messagerie, et vérifie les modifications du classeur. La passation des consignes est assurée au début et à la fin du poste ; l’agent arrive au moins cinq minutes avant sa prise de service.

L’encadrement organise les plannings et la coordination, reste joignable par l’agent à toute heure et répond aux demandes d’information de la collectivité dans les 24 heures. L’équipe est stabilisée ; au démarrage, la Ville souhaite un maximum de cinq agents nommément désignés. Le titulaire assure une continuité pouvant aller jusqu’à deux heures en cas de retard ou de non-prise de poste. En cas de remplacement demandé, il propose un remplaçant permanent sous cinq jours calendaires au maximum.

L’intégration initiale au site se déroule sur cinq prestations : deux premières nuits avec le référent de la Ville, puis trois nuits avec accompagnement en début et en fin de poste ; l’entreprise devient autonome la semaine suivante. Tout nouvel agent reçoit ensuite une formation propre au site d’au moins deux nuits ou deux prestations de jour selon son affectation. En situation urgente, un agent encore peu familiarisé peut exceptionnellement intervenir pour sa première prestation avec un tuteur expérimenté, joignable pendant le service et capable de se déplacer. Cette exception ne dispense pas des qualifications et formations professionnelles réglementaires requises.

Contrôle et exigences d’exécution

Le titulaire transmet la liste nominative des agents et les justificatifs de leurs qualifications, habilitations et formations dans les 15 jours suivant la notification ; les changements sont communiqués avant la première intervention du nouvel agent. Le français oral et écrit est requis. Les agents doivent restituer les informations importantes aux astreintes, rester autonomes et garder leur calme. Le titulaire fournit une tenue professionnelle identifiant l’entreprise, assure les formations nécessaires et veille au comportement professionnel, à la confidentialité et au respect des consignes.

Les contrôles de l’acheteur peuvent être inopinés et porter sur la connaissance des missions, les délais et procédures d’alarme, les appels mystères ou tout autre point jugé nécessaire. Le titulaire effectue au minimum un contrôle inopiné sur site par mois, hors horaires d’ouverture au public, et transmet le compte rendu sous 48 heures. Il remet aussi un rapport annuel d’exploitation avant la réunion annuelle de suivi et le compte rendu de cette réunion sous huit jours calendaires. Un plan de prévention est établi avant le début des prestations et à chaque reconduction ; après révision, le titulaire le vérifie et retourne trois exemplaires sous 15 jours calendaires. Les clés et codes nécessaires sont mis à disposition ; les codes d’alarme ne peuvent être communiqués sans accord de la collectivité, et le site ne doit jamais être dépourvu de présence d’accueil et de surveillance.