Accueil et sécurité du campus

Le titulaire assure l’accueil du public et la protection des personnes et des biens, selon les consignes du site. Les missions d’accueil sont prévues du lundi au samedi, de 7 h à 21 h. Le site comprend quatre bâtiments ERP de types R et S, classés en 2e et 5e catégories, dont des espaces d’enseignement, ateliers, laboratoires, bureaux et une résidence étudiante de 253 lits. Il accueille environ 700 étudiants et 110 personnels permanents et vacataires.

Accueil et gestion des flux

• Accueillir et orienter visiteurs et élèves, traiter les appels, diriger les communications et prendre les messages en l’absence des correspondants.
• Gérer les quatre accès du site (principal piéton, routier, livraison et résidences), enregistrer les mouvements et assurer les ouvertures et fermetures selon les consignes.
• Réceptionner, enregistrer et distribuer les colis et le courrier, gérer les envois, les réservations de salles, de l’appartement invité et des véhicules de service, ainsi que le prêt de matériel pédagogique et audiovisuel.
• Remettre les clés par secteur au personnel logistique et réaliser des tâches administratives simples, notamment avec les outils bureautiques et logiciels internes, ainsi que l’affichage et une aide ponctuelle aux services supports.

Poste de sécurité et suivi des événements

Une présence à la loge permet notamment de vérifier le système de sécurité incendie. Les agents tiennent le poste de sécurité, suivent les alarmes incendie, intrusion et techniques, traitent les anomalies selon les consignes et assurent les premiers secours. Ils assurent, si nécessaire, les relations avec la police et les services de secours, le balisage et la mise à disposition de clés selon les instructions. L’application des consignes de sûreté, dont le plan Vigipirate, et la protection des personnes et des biens font partie des missions.

La traçabilité couvre les anomalies, événements et missions au moyen de la main courante, de registres, de consignes, de procédures et de rapports. Des réunions de suivi sont organisées chaque trimestre; des réunions supplémentaires peuvent être sollicitées en cas de situation particulière, et le titulaire y propose des actions de progrès.

Organisation, personnel et moyens

Le choix du personnel affecté à titre principal est soumis à l’avis préalable de l’établissement; pour l’exercice quotidien des fonctions, les agents relèvent directement du responsable patrimoine du site. Le titulaire vérifie quotidiennement la prise de poste, informe immédiatement l’établissement de toute absence et met en place une solution de remplacement dans un délai maximal d’une heure. Il désigne plusieurs agents formés pour assurer la continuité du service.

Les agents doivent maîtriser le français, avoir des notions significatives d’anglais et maîtriser les outils bureautiques. Le titulaire met en place une formation continue, avec un planning annuel inclus dans l’offre puis présenté au début de chaque année civile; les diplômes nécessaires et leur recyclage aux échéances légales sont à maintenir. Il fournit une tenue complète adaptée à la saison, avec badge indiquant le nom, la qualification et la société de l’agent.

L’établissement met à disposition la loge, une centrale d’alarme incendie, un standard, les commandes d’accès, un téléphone fixe, un poste informatique, une trousse de secours, un défibrillateur et les clés des locaux. Le titulaire forme ses agents à leur usage, fournit un téléphone GSM/PTI par agent isolé ainsi qu’un outil informatique de suivi et de gestion et les matériels nécessaires aux enregistrements, réservations et prêts. L’outil permet notamment la signature électronique lors de la remise de colis, clés, matériel ou documents de réservation; ses fiches techniques sont jointes à l’offre. Les moyens de communication et le poste informatique sont réservés à un usage professionnel, dans le respect de la charte informatique.