Accueil physique et téléphonique en agence

Missions et tâches détaillées

• Accueil et orientation des visiteurs : information, enregistrement des coordonnées, gestion de l'attente, transmission d'informations et de documents.
• Gestion du standard téléphonique : réception des appels, qualification, bascule vers les interlocuteurs internes, prise de messages et transmission par courrier électronique.
• Réception et tri du courrier et des plis : réception, tri et dispatching du courrier entrant et courrier dédié.
• Accueil des coursiers et gestion des livraisons : réception, orientation et enregistrement des colis/livraisons, gestion d'une navette interne si nécessaire.
• Enregistrement et suivi des demandes des locataires : saisie et mise à jour des demandes dans le logiciel dédié, suivi des dossiers.
• Continuité de service et suppléance : organisation des remplacements d'agents absents, garantissant la permanence du service.

Organisation, moyens et modalités d'exécution

• Horaires de fonctionnement : prestations assurées en semaine selon plage horaire dédiée (hebdomadaire de 20 heures réparties sur les jours ouvrés).
• Moyens fournis sur site : poste informatique, poste téléphonique, bureau et système d'ouverture/fermeture des locaux.
• Personnel : agents salariés par l'entreprise titulaire, obligations d'embauche, formation, respect du règlement intérieur et procédures de remplacement.
• Démarrage et suivi : réunion de mise en place en phase de démarrage, désignation d'un interlocuteur unique et d'un responsable de site, tenue de réunions de suivi périodiques et production de comptes rendus.
• Contrôles et reporting : contrôles internes mensuels avec fiches de contrôle, contrôles ponctuels demandés par le donneur d'ordre, réunions semestrielles de suivi.