Prestations d’accueil, de logistique, de courrier et de services généraux

Le titulaire assure en permanence la gestion du courrier et des colis ainsi que des services généraux et de la logistique de proximité au siège parisien. Le dispositif comprend au minimum deux collaborateurs présents simultanément, de 8 h 30 à 17 h 30 : une personne en continu sur le plateau courrier et une autre en capacité de répondre aux sollicitations dans l’immeuble. L’équipe doit rester autonome et assurer la continuité du service.

Les missions de manutention comprennent les mouvements de mobilier et le transfert de postes de travail complets, mobilier et matériel associés inclus. L’équipe évacue le matériel obsolète ou cassé (sans évacuation hors du site), stocke les équipements fonctionnels et descend les encombrants au quai de livraison pour mise au rebut en bennes ou filière DEEE. Elle prépare et conditionne également les expéditions dans des contenants volumineux de type Palpack.

Courrier, colis et expéditions

La gestion du courrier entrant et sortant comprend :

• la collecte et la remise quotidienne du courrier provenant des boîtes aux lettres connectées ;
• la navette Chronopost quotidienne entre Paris et Marseille, et la navette bi-hebdomadaire entre Business France et ses prestataires de stockage et d’impression ;
• la gestion d’environ 200 courses par an à Paris et en petite couronne ;
• l’établissement et la réception de recommandés, ainsi que la réception des PV ;
• la préparation de publipostages, avec éventuellement la pose d’étiquettes de signalétique ;
• l’interface avec les transitaires, notamment La Poste et FedEx, et la gestion de la valise diplomatique (1 à 2 tonnes et 120 à 150 envois par an).

Le titulaire suit les demandes des utilisateurs via une boîte Outlook dédiée ou un outil de ticketing proposé dans l’offre et validé par Business France. Il informe les services de l’arrivée des fournitures, plis, colis et recommandés. Il réceptionne les colis privés et applique la procédure interne de sécurisation jusqu’à leur retrait par l’utilisateur ; il réceptionne et manutentionne aussi les livraisons au siège, conditionnées sur palette ou en carton, et prépare les emballages nécessaires aux expéditions.

Logistique courante et matériel

L’équipe réalise les actions d’affichage demandées par le département EVT et gère le parc de 25 print corners. Pour un parc allant jusqu’à 25 imprimantes, elle relève les besoins en papier, passe une commande par trimestre, réceptionne la livraison et accompagne le prestataire de livraison pour la répartition dans les espaces concernés. Elle commande, récupère et remplace les toners et bacs récupérateurs d’encre, assure l’interface avec le recycleur, approvisionne les bonbonnes d’eau, intervient en cas de bourrage papier et sollicite le prestataire de maintenance pour les dépannages. L’aide à la logistique du département EVT de Paris comprend notamment des mouvements de mobilier. Des missions logistiques supplémentaires peuvent être demandées ponctuellement.

Le titulaire fournit un équipement de manutention de type Palpack ou équivalent, disponible sur site pendant les plages de manutention. Il est adapté à un usage quotidien en intérieur et aux différents sols, au déplacement de charges et de mobiliers de dimensions variées, maniable par un seul opérateur, muni de roues ne détériorant pas les sols, robuste pour un usage professionnel intensif et sécurisé contre la chute ou le déplacement des charges. Il est entretenu, maintenu en état et, le cas échéant, remplacé pendant le marché ; il fait l’objet d’un contrôle annuel par un bureau de contrôle. Les deux agents portent en permanence des EPI adaptés aux opérations.

Compétences, suivi et continuité

Les intervenants doivent disposer d’une expérience professionnelle et/ou d’un diplôme de niveau minimum bac+2, maîtriser la bureautique et l’intranet, posséder le permis B, pouvoir transporter des charges et réaliser des interventions de bricolage de premier niveau. Le titulaire assure leur formation aux gestes et postures, y compris celle des remplaçants, et maintient un effectif compatible avec l’activité. Une absence imprévue doit être remplacée le jour même ou au plus tard une journée après la première journée d’absence ; une absence prévue doit être remplacée dès le premier jour d’absence. Pendant la semaine de fermeture de fin d’année, une présence minimale d’une personne est prévue ; les congés d’été sont autant que possible organisés entre mi-juillet et mi-août tout en maintenant le service.

L’équipe réalise les analyses, reportings et documents de suivi, contribue aux comités et capitalise les connaissances dans des consignes, procédures et check-lists. Après deux mois de démarrage opérationnel, le titulaire soumet un dispositif de reporting et des tableaux de bord, de préférence mensuels après validation. Un plan d’amélioration continue est proposé à l’issue des neuf premiers mois. La prise en charge dure deux mois ; le plan de réversibilité est fourni à la fin du cinquième mois et le transfert activable dure deux mois.