Accompagnement et renforcement des capacités des OSC

Le titulaire accompagne sept organisations de la société civile bénéficiaires de subventions, agissant comme cheffes de file de consortium. La prestation repose sur une méthodologie d’accompagnement et de coaching adaptée aux capacités et besoins identifiés. Elle vise le transfert de compétences et l’appropriation durable des outils, sans transférer au titulaire les responsabilités contractuelles, de contrôle ou de pilotage qu’Expertise France conserve pour les subventions et les projets financés.

Axes d’appui

• Gestion administrative, comptable et financière : organisation des documents, mise en place ou amélioration d’outils adaptés, suivi et analyse périodique de l’exécution budgétaire, classement des pièces justificatives, application des règles financières des subventions, amélioration des procédures internes et préparation des rapports financiers. L’accompagnement porte aussi sur l’anticipation des échéances, la préparation aux contrôles et audits éventuels et le repérage précoce des risques de dépenses inéligibles, de retards ou d’écarts budgétaires.
• Suivi-évaluation, rapportage et capitalisation : appropriation des cadres de résultats, déclinaison des indicateurs en outils de collecte, amélioration de la qualité et de la traçabilité des données, tableaux de bord adaptés, suivi des activités et résultats, analyse des écarts et documentation des changements, difficultés, mesures correctives et apprentissages. L’appui aux rapports narratifs et à la capitalisation doit permettre aux organisations d’analyser les résultats, et non seulement de comptabiliser les activités.
• Communication, visibilité et documentation : définition des objectifs, publics et messages, planification des actions, amélioration des contenus, documentation photographique, audiovisuelle ou narrative, valorisation des résultats, usage des médias et canaux communautaires et respect des exigences de visibilité de l’Union européenne et d’Expertise France. Des prestations mutualisées — telles que photographie, vidéo, graphisme ou mise en page — peuvent être proposées lorsque cela améliore la qualité ou réduit les coûts.
• Renforcement organisationnel et expertises spécialisées : diagnostic des besoins, réponses adaptées aux difficultés rencontrées et mobilisation ponctuelle d’expertises spécialisées lorsque les besoins des organisations ou leurs projets le justifient. Les appuis doivent être traçables et les difficultés importantes susceptibles d’affecter un projet signalées à l’équipe PASC.

Organisation et productions

La préparation comprend l’examen des projets et des documents pertinents, l’élaboration d’un manuel décrivant les processus de collaboration et de mise en œuvre, puis un atelier avec les consortiums et Expertise France pour préparer et valider les plans de travail, budgets et calendriers. La phase d’appui à la mise en œuvre prévoit la définition d’axes et d’un plan d’accompagnement pour chaque consortium. Le dispositif comprend un interlocuteur unique, une coordination régulière, une disponibilité adaptée aux besoins et une réunion de cadrage sur les modalités opérationnelles, les outils de suivi et la mobilisation des expertises.

Les productions attendues comprennent une note de démarrage présentant la méthodologie, l’équipe, les outils et le déploiement ; une situation initiale et des plans d’accompagnement par organisation ou consortium ; un tableau de bord des appuis, bénéficiaires, besoins, actions, avancement et prochaines étapes ; ainsi que des rapports périodiques sur les activités, progrès, difficultés, recommandations et expertises mobilisées. S’y ajoutent les outils et supports d’accompagnement, des notes pour chaque mobilisation significative d’expertise spécialisée, un bilan final de l’évolution des capacités et un rapport final de capitalisation transversal. Un compte rendu suivant le modèle prévu est transmis par courriel à l’issue des missions.

L’équipe proposée doit inclure un chef de mission en développement organisationnel et des compétences couvrant notamment gestion financière des OSC, suivi-évaluation et communication. Le cahier des charges demande une expérience d’au moins cinq ans en gestion de projets et accompagnement des OSC, ainsi qu’au moins cinq ans d’expérience en accompagnement par coaching dans les domaines concernés.