Accompagnement à la passation et à l’exécution de marchés publics

L’accord-cadre couvre l’assistance à la passation de marchés, la prise en charge directe de procédures de passation et l’assistance à la validation des déclarations de sous-traitance. Les interventions peuvent porter sur une ou plusieurs phases selon la procédure et les besoins de l’acheteur.

Assistance à la passation

Les procédures concernées comprennent notamment les procédures négociées, le dialogue compétitif, les MAPA, les appels d’offres ouverts ou restreints, les commandes multi-devis, les procédures sans mise en concurrence, les conventions, les marchés subséquents et les achats via centrale. Les phases mobilisables sont la préparation, la candidature, l’offre, la notification et l’archivage.

Le titulaire prépare ou met en forme les avis, cadres de réponse, dossiers et parapheurs ; publie et gère les échanges sur PLACE ; collecte les questions et diffuse les réponses validées ; prépare les procès-verbaux d’ouverture et de complétude, les demandes de compléments ou de régularisation, les rapports d’analyse des candidatures et des offres, les décisions et les courriers de rejet. En cas de négociation, il prépare les invitations et comptes rendus, et met à jour les suites de procédure. Il accompagne également la notification, la préparation de l’avis d’attribution et l’archivage dans la Contrathèque.

Les principaux délais de remise prévus pour ces opérations incluent :

• AAPC et cadre de réponse candidature sous 5 jours ouvrés après demande ; lancement d’un parapheur sous 1 jour ouvré.
• Publication sur PLACE sous 1 jour ouvré après demande ; procès-verbal d’ouverture et demandes de compléments ou de régularisation sous 5 jours ouvrés après la date limite correspondante.
• Annexes de RAC ou RAO, décisions et lettres de rejet sous 5 jours ouvrés après demande ; avis d’attribution sous 7 jours ouvrés après demande.
• Archivage de la procédure dans la Contrathèque sous 7 jours ouvrés après notification.

Passation et accompagnement contractuel

Pour les procédures prises en charge directement, le titulaire formalise la stratégie et les étapes à partir de la fiche d’expression du besoin, rédige les pièces du DCE (RC, CCAP, CCTP, annexe financière et acte d’engagement) et les supports destinés aux instances de décision et de contrôle. Il analyse la cohérence du CCTP et des pièces financières et propose des améliorations, sans en avoir la responsabilité rédactionnelle. Il pilote l’analyse des candidatures avec les prescripteurs et le juriste, analyse les offres financières et fait le lien avec l’analyse technique du prescripteur ; il contribue, si nécessaire, aux négociations et à la mise au point.

L’appui à l’exécution des marchés comprend la préparation des réunions de lancement et des revues contractuelles, la rédaction de fiches marché, d’avenants simples et de protocoles transactionnels, ainsi que les actions de notification et de suivi documentaire associées. Les revues contractuelles des marchés stratégiques sont semestrielles. Les acheteurs attitrés assurent un suivi hebdomadaire de leur activité et renseignent l’outil OPC.

Déclarations de sous-traitance et outils

En renfort du pôle administratif, le titulaire contrôle l’exhaustivité et la conformité des dossiers DC4 déposés dans EDIDOC, échange si nécessaire avec l’entreprise et le référent administratif, puis enregistre les documents notifiés dans la Contrathèque. Le délai prévu est de 4 jours à compter de la réception du dossier dans EDIDOC ; l’archivage intervient sous 48 heures ouvrées après notification.

Les outils mobilisés comprennent PLACE pour les procédures dématérialisées, SharePoint pour le travail collaboratif et les parapheurs, la Contrathèque pour l’archivage, EDIDOC pour les DC4 et OPC pour le suivi opérationnel. Des missions complémentaires liées à l’objet du marché peuvent être commandées sur devis préalable précisant objectifs, contenu, moyens et planning.

Pilotage et transition

Le titulaire désigne un responsable de compte ou de mission, interlocuteur unique chargé de mobiliser les ressources, coordonner les équipes, suivre l’avancement, les charges et le planning, et alerter en cas de difficulté. La comitologie prévoit un comité opérationnel bi-mensuel et un comité contractuel trimestriel ; supports en amont et comptes rendus sont attendus. Un reporting hebdomadaire synthétise l’activité, compare le réalisé au planning et signale les dérives et pistes d’amélioration.

La prise en charge inclut la réunion de lancement, l’appropriation des processus et outils, la mise en place de la comitologie et un plan de réversibilité actualisé annuellement. Les livrables comprennent notamment un bilan de prise en charge, un plan d’assurance qualité, un rapport d’étonnement et des matrices de compétences et RACI. La réversibilité sortante organise le transfert des connaissances et de la documentation, la formation de l’équipe repreneuse et la continuité du service ; la phase se prolonge aux frais du titulaire tant que les critères d’acceptation ne sont pas satisfaits. Les niveaux de séniorité prévus sont junior (1 à 3 ans), confirmé (plus de 3 ans jusqu’à 7 ans) et senior (plus de 7 ans) d’expérience pertinente.