Accompagnement à l’élaboration du projet d’établissement et du projet de service

Le prestataire accompagne la direction du conservatoire dans l’élaboration et la mise en cohérence du projet d’établissement 2027-2033 et du projet de service. La mission vise à analyser l’adéquation entre besoins, objectifs, activité, moyens et organisation, puis à formuler des préconisations compatibles avec un budget contraint. Elle doit notamment éclairer les rôles, responsabilités et circuits de décision, les besoins en ressources humaines et les priorités de développement.

La démarche associe les agents, les partenaires et les usagers à la construction du projet d’établissement, ainsi que les agents, la hiérarchie et les services fonctionnels à celle du projet de service. Elle comprend l’expression des besoins et enjeux, la définition d’orientations et d’objectifs opérationnels hiérarchisés, puis la formalisation de plans d’action et de moyens. Les documents-cadres annexes mentionnés sont le règlement des études, la charte éthique, la grille tarifaire et le règlement intérieur.

Méthode, livrables et pilotage

L’appui attendu comprend la structuration de la démarche et de son calendrier, la préparation des séquences de concertation, l’animation et la restitution. Le prestataire apporte un regard extérieur, des méthodes et outils, ainsi qu’une capacité d’analyse, de reformulation et de mise en cohérence. Les méthodes agiles, le design utilisateurs, le management par objectifs et l’intelligence collective sont attendus.

Les livrables sont remis en formats numériques modifiables (Word, Excel ou formats compatibles Microsoft 365). Ils comprennent notamment un calendrier méthodologique, des déroulés et supports d’ateliers, des notes de cadrage et de synthèse, des relevés de décisions, des relectures annotées, des avis méthodologiques, des matrices de cohérence lorsque pertinentes et une relecture finale. La mission doit aussi contribuer à la montée en compétence de l’équipe de direction en conduite de projet stratégique, animation participative et pilotage de plans d’action.

Le prestataire participe aux comités de suivi et de pilotage, prépare les supports nécessaires et présente ses travaux. Il établit les comptes rendus et met en place un planning des instances et concertations, un tableau de bord partagé, un registre des décisions et arbitrages, une matrice des risques et un outil de suivi des actions. Son offre doit quantifier le dispositif d’intervention, les réunions et temps collectifs, les relectures, les délais de retour, les déplacements et la disponibilité entre séances.

Le planning prévisionnel prévoit un projet d’établissement finalisé le 30 avril 2027 en vue d’un passage en conseil municipal en juin 2027, et un projet de service finalisé le 30 octobre 2027 en vue d’un passage en CST en décembre 2027.