Voyage scolaire en Allemagne

Organisation d’un séjour scolaire pour 32 élèves âgés de 12 à 17 ans et 5 professeurs, soit 37 personnes. Le programme prévoit des visites, des déplacements urbains et la participation à EuroSkills. Les élèves du groupe partenaire allemand, 35 personnes, doivent également pouvoir être accueillis avec le groupe scolaire dans les auberges concernées, soit 70 personnes au total.

Transport et programme

Un bus avec chauffeur est demandé pour les déplacements du séjour; une autre proposition de transport est également évoquée. Le programme prévoit des déplacements en métro pour certains trajets et en tram pour une visite. Il comprend des visites gratuites ou des visites incluses dans la prestation, deux matinées consacrées à EuroSkills, une visite du Parlement et une visite de ville. L’heure de départ est indiquée « 10H00 ?? », donc reste à confirmer.

Le descriptif comporte une discordance d’itinéraire : la séquence du cinquième jour annonce d’abord une destination, puis une arrivée dans une autre ville, tandis que la journée suivante est intitulée d’après la première. L’itinéraire correspondant est à clarifier. Un partenaire indique avoir engagé des démarches de pré-réservation pour l’hébergement partagé, sans que le texte confirme la réservation.

Hébergement et repas

Hébergement en auberge de jeunesse ou autre structure, avec dortoirs séparés pour les filles et les garçons parmi les 32 élèves. Pour les accompagnateurs, le besoin indiqué est de deux chambres pour deux femmes et d’une chambre pour deux hommes, toutes avec salle de bains privative.

Les petits-déjeuners et dîners sont prévus au restaurant ou par traiteur livré à l’hébergement. Des pique-niques sont à prévoir pour les déjeuners, sauf le premier jour, où le repas est fourni par les familles.

Assurances et conditions de l’offre

La prestation doit inclure une assurance collective d’annulation pour le groupe complet, le rapatriement, la couverture contre le vol et la perte des bagages, ainsi que toutes les visites prévues. L’offre doit détailler les possibilités de réduction d’effectif, leurs conséquences sur le coût pour une information communiquée un mois avant le départ, ainsi que les conditions d’annulation et l’indemnisation du prestataire selon le délai d’annulation.

En cas d’événement extérieur ou de force majeure empêchant le respect d’un élément essentiel avant le départ, l’établissement doit pouvoir résilier sans pénalité ni frais et obtenir le remboursement intégral des sommes versées. Le prix demandé est forfaitaire et global, charges comprises; les gratuités pour les accompagnateurs sont interdites et leur coût doit être intégré. Aucune rémunération supplémentaire n’est prévue sans accord préalable de l’établissement, sauf circonstances exceptionnelles.