Valorisation commerciale et organisation d’événements

Le concessionnaire recherche, négocie et organise des événements, manifestations et autres activités de valorisation commerciale, ponctuelles ou permanentes, dans les espaces de l’hippodrome non réservés à l’activité hippique. Il commercialise ces espaces au nom exclusif du GIP et assure le suivi complet des opérations jusqu’à leur bon déroulement.

La prestation comprend notamment :

• prospection des organisateurs, négociation et présentation des contrats à la Direction du GIP ;
• rédaction des contrats de location, préparation des factures et recouvrement des recettes ;
• proposition d’une politique tarifaire soumise à l’approbation de l’assemblée générale du GIP ;
• préparation et mise en œuvre de l’organisation technique des manifestations, notamment la préparation des salles ;
• établissement d’un état des lieux entrant et sortant pour chaque location, avec relevé des désordres éventuels ;
• établissement d’un protocole d’organisation soumis à l’accord exprès du GIP, comprenant les conditions techniques d’implantation et les pièces justificatives relatives aux organisateurs ;
• arrêt mensuel des comptes, accompagné des justificatifs comptables des recettes, à transmettre pour le 15 du mois suivant et soumis à l’approbation du GIP ;
• production annuelle, avant le 1er juin, d’un rapport retraçant les opérations du contrat et analysant la qualité des ouvrages ou services.

Contraintes d’exploitation et coordination

Les activités doivent respecter le périmètre de l’hippodrome, le calendrier des courses et des galops d’entraînement de France GALOP ainsi que les événements publics récurrents. La commercialisation est interdite lors du Prix du Jockey Club et de la journée « oh course ». Aucun événement ne peut être organisé pendant la quinzaine comprenant le Prix de Diane, la semaine précédente et la semaine suivante.

Les événements organisés les autres jours de course ne doivent pas avoir les courses comme activité principale ; France GALOP peut s’opposer à une programmation susceptible de perturber leur déroulement. Les événements principalement dédiés aux courses relèvent de France GALOP et les co-commercialisations lui donnent la priorité. Toute manifestation susceptible de dégrader les pistes ou carrières nécessite l’approbation préalable conjointe du GIP et de France GALOP.

La signalétique et le balisage sont soumis à l’accord de la maire de Chantilly. Les publications utiles sont réalisées aux frais du concessionnaire, sur le site internet, les réseaux sociaux et des plaquettes publicitaires, après accord exprès de la Direction du GIP. Le logo du GIP doit figurer sur chaque contrat de location, sans autre nom ou logo.

Lors d’un événement organisé un jour de course, aucune signalétique ni publicité sur lieu de vente ne doit être visible par les spectateurs ou téléspectateurs des courses. Le droit à l’image des courses appartient exclusivement à France GALOP.

Installations, déchets et responsabilités

Les visites des sites liées à l’exécution sont réalisées exclusivement par les agents du concessionnaire. Les poubelles sont récupérées par les locataires et ne restent pas dans l’enceinte ; un forfait poubelle peut être prévu dans les contrats de location. Le GIP conserve l’entretien général du site et peut réaliser les travaux ou aménagements qu’il juge utiles ; le concessionnaire doit tenir compte de leur programmation.

Le concessionnaire doit souscrire les assurances couvrant sa responsabilité envers le GIP et les tiers, puis fournir une attestation dans les 15 jours suivant la notification et, sur demande, dans les 15 jours. Les retards concernant les rapports ou arrêtés de comptes entraînent une pénalité de 100 € par jour ; la non-transmission des attestations d’assurance dans le délai requis entraîne une pénalité de 200 € par constatation.