Traitement des contestations de forfaits post-stationnement

Déploiement opérationnel

• Mise en place des moyens humains et des outils; déploiement effectif dans un délai maximum d'un mois.
• Fourniture anticipée de modèles : 5 réponses-types RAPO et 5 mémoires-types en défense.
• Réunion de lancement avec présentation des équipes et justificatifs de formation; suivi de coordination trimestriel (au moins une réunion par trimestre la première année).

Instruction des dossiers et délais opérationnels

• Réception des RAPO par courrier recommandé ou voie électronique avec accusé de réception; proposition de réponse sous 15 jours suivant la réception du RAPO.
• Réponse finalisée à l'usager dans le mois suivant la réception du RAPO (signature via parapheur électronique avant envoi).
• Pour les contentieux : préparation des mémoires en défense dans les délais impartis, transmission à la collectivité pour signature (délai interne typé 15 jours) puis transmission signée au Tribunal dans le mois suivant la notification du TSP.
• Traitement individualisé des demandes avec vérification des éléments, motivation des décisions (acceptation ou rejet) et possibilité d'utilisation d'une bibliothèque de réponses modulables.

Gestion des données et outil de suivi

• Alimentation en temps réel d'une base de données de gestion : localisation du FPS, données associées, statut RAPO, dates clés, copies d'avis, accusés de réception, paiements, dysfonctionnements et éléments pertinents.
• Conservation des pièces et des documents dans l'outil de gestion pendant au moins 5 ans; propriété des éléments produites transférée à la collectivité.

Reporting et gouvernance

• Production d'une note technique trimestrielle détaillant indicateurs opérationnels (heures dédiées, RAPO enregistrés, mémoires rédigés, délais, difficultés); remise au plus tard les 10 premiers jours du mois T+1.
• Liste nominative du personnel intervenant et obligation de notification rapide en cas de modification; dispositifs de continuité et de remplacement temporaire pour garantir la continuité du service.

Modalités opérationnelles supplémentaires

• Utilisation d'échanges dématérialisés et d'un parapheur électronique pour les signatures; organisation de réunions pour dossiers atypiques; archivage, traçabilité des échanges et transfert des données en fin de contrat pour assurer continuité.