Télétransmission dématérialisée des actes

La prestation fournit un portail Internet permettant de transmettre à l’application @CTES de la préfecture ou sous-préfecture les actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire. Les abonnements annuels comprennent l’accès à la plateforme, la maintenance et la hotline. Ils sont dimensionnés selon quatre tranches d’effectifs : moins de 5 agents utilisateurs, 5 à 10, 11 à 20 et plus de 20.

Dépôt, traitement et suivi des envois

Le dépôt doit pouvoir se faire acte par acte ou par envoi groupé. La capacité prévue est de 100 Mo par acte ; une capacité supérieure doit être possible selon le domaine transmis, notamment pour les délégations de service public. Les fonctions comprennent :

• la préparation et l’enregistrement d’un envoi afin de pouvoir reprendre sa préparation ultérieurement ;
• sa validation par l’agent ou son supérieur, puis sa télétransmission ;
• le différé des envois si la plateforme partenaire est indisponible ;
• la réception d’avis de réception et la recherche des envois, dates, accusés et pièces transmises.

Le dispositif doit être homologué et conforme aux règles applicables à la transmission électronique des actes. Les nouvelles normes et nouveaux standards doivent être mis en place dans un délai maximal de trois mois. Le formulaire de déclaration de changement est à transmettre au moins deux mois avant une évolution technique majeure, juridique ou d’hébergement et, même sans changement, au plus tard le 31 décembre de chaque année. Le portail doit fonctionner avec les principaux navigateurs et être utilisable depuis un poste de travail, indépendamment de son système d’exploitation. La mise en œuvre doit être opérationnelle au plus tard le 28 novembre 2026.

Sécurité, accès et hébergement

Le titulaire doit appliquer les exigences de sécurité NIS2 et du règlement d’exécution 2024/2690 : guide d’hygiène de l’ANSSI, analyse de risque révisée, plan de contrôle, contrôles si possible indépendants et certifiés PASSI, et détection des incidents. Les collectivités clientes et Manche Numérique peuvent demander des preuves de conformité ; une collectivité peut, en accord avec le titulaire, faire réaliser un audit par un tiers qualifié PASSI. Les collectivités clientes et l’acheteur doivent être informés d’un incident lié au service dans les 8 heures, avec sa nature et les mesures prises. Le titulaire accompagne, si nécessaire, les collectivités dans leurs démarches auprès des autorités de contrôle. Toute sous-traitance doit être approuvée par Manche Numérique et les sous-traitants doivent respecter les mêmes exigences de sécurité.

Les données, sur les serveurs principaux comme sur les sites de secours, doivent être hébergées dans l’Union européenne ou dans un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation. Le candidat précise les modalités d’hébergement et ses éventuelles certifications ou labellisations. Le chiffrement doit assurer la confidentialité de l’ensemble du processus. La solution définit des profils et droits d’accès, trace et historise les associations d’utilisateurs, et identifie chaque compte au minimum par identifiant, nom et prénom, adresse de messagerie, mot de passe et profil. Le candidat précise si la connexion par ProConnect est possible.

Sauvegarde, disponibilité et contrôles

La sauvegarde des actes est commandée expressément par Manche Numérique : aucun dispositif tacite n’est autorisé. Elle donne accès aux fichiers pendant la durée du marché dans un espace sécurisé. Les capacités proposées sont : 1 Go maximum, plus de 1 Go jusqu’à 5 Go, de 6 à 10 Go et plus de 15 Go ; le titulaire informe la structure lorsque sa capacité atteint 80 %. Une seule commande par collectivité est prévue, si nécessaire, pour toute la durée du marché. L’offre explique les modalités de sauvegarde et de récupération des données. Le titulaire met également en œuvre les moyens nécessaires à la sauvegarde et à la restauration du système sans perte de données après incident.

Le service et le support doivent être disponibles au minimum du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h ; le candidat détaille le fonctionnement du support en dehors de ces horaires. Toute interruption planifiée pour maintenance préventive est annoncée par courriel aux correspondants au moins deux semaines à l’avance, avec sa date, sa durée et sa nature. Après la mise en ordre de marche, l’aptitude est vérifiée dans un délai d’un mois. Le service régulier est observé pendant un mois : les indisponibilités cumulées imputables à chaque élément ne doivent pas dépasser 2 % de la durée d’utilisation effective, de 8 h à 18 h, du lundi au vendredi hors jours fériés. En cas de cessation, le titulaire ne fait pas obstacle à la récupération des documents et données et laisse l’accès à son application pour les recherches et récupérations nécessaires pendant un délai raisonnable de deux mois.

Mise en service, formation et suivi

Le candidat indique le délai de déploiement à compter de la notification. Pour un premier abonnement avec formation, la mise en service n’est pas réputée réalisée tant que les formations ne sont pas dispensées ; sans formation, elle ne l’est pas tant que l’acheteur n’a pas reçu ses codes d’accès ou une autre preuve de mise à disposition. Aucune facturation n’est acceptée avant que ces conditions soient remplies.

Les agents et élus des collectivités adhérentes sont formés dans le mois suivant la réception de la commande. Les modalités sont choisies par chaque collectivité ; les formations sont réalisées par le titulaire sur commande de Manche Numérique. Sont prévus au minimum l’autoformation par MOOC ou webinaires avec guide opératoire ou mode d’emploi, incluse dans l’abonnement annuel, la formation à distance et la formation sur site d’une demi-journée. L’offre précise les modalités de chaque format, notamment sa durée, l’outil utilisé et le nombre de participants, et fournit un mode d’emploi pour les utilisateurs occasionnels.

Le mémoire décrit l’organisation du support et ses moyens d’accès ; l’acte d’engagement indique les coordonnées du support et son délai d’assistance en cas de problème technique. Le suivi passe par le profil acheteur de Manche Numérique. Le titulaire désigne un interlocuteur dédié et un remplaçant, et propose un relevé trimestriel des dates de mise en service des nouveaux comptes.