Solution de parapheur électronique

Fourniture d’une plateforme de parapheur et de signature électronique en mode SaaS, full web, accessible 24/7 par navigateur et sur terminaux mobiles, sans installation lourde sur les postes. La solution doit être paramétrable sans développement spécifique et adaptée à un déploiement pilote avant généralisation.

La mise en œuvre comprend le cadrage et l’audit fonctionnel, le paramétrage des entités, circuits, habilitations et pouvoirs, la reprise ou l’initialisation des circuits existants, l’intégration, la recette, la phase pilote, la mise en production et l’accompagnement au démarrage. Les livrables comprennent notamment les dossiers d’architecture et d’exploitation, le plan d’assurance qualité et les guides d’administration et d’utilisation.

Signatures et circuits

La plateforme doit gérer les visas et paraphes, les signatures électroniques simples, avancées et qualifiées, les certificats sur support physique avec code PIN, les signatures en masse, la signature en présentiel avec code SMS à usage unique et la signature fusionnée avec image. Elle doit gérer les pouvoirs et délégations par signataire, contrôler leur validité au lancement du circuit et joindre la référence de l’acte correspondant au document et à son dossier de preuve.

Les circuits doivent accepter un nombre illimité d’intervenants, être séquentiels, parallèles ou mixtes et permettre l’ajout, le retrait ou la modification d’étapes en cours de flux sans relance complète. Sont également attendus des modèles réutilisables, des notifications et relances paramétrables, le suivi en temps réel, les commentaires et échanges, ainsi que l’intervention sécurisée de tiers externes.

La solution doit prendre en charge les documents PDF, Word, Excel, RTF et .msg sans conversion préalable obligatoire, distinguer document principal et annexes, permettre la correction ou modification en cours de flux et conserver les versions. Après signature, l’intégrité du document doit être préservée. La plateforme produit une piste d’audit horodatée, un dossier de preuve et un bordereau de validations exportable en PDF.

Les volumes annuels estimés, non contractuels, sont de 2 000 signatures qualifiées, 15 000 avancées et 20 000 simples ou fusionnées. Les visas et paraphes internes sont inclus dans l’abonnement sans limitation de volume. Le périmètre annoncé comprend 550 comptes utilisateurs, 50 comptes signataires et une volumétrie documentaire annuelle de 37 000 documents.

Intégration et données

L’intégration à Microsoft comprend notamment le SSO par Microsoft Entra ID, la synchronisation des comptes et groupes, la MFA et le dépôt, la validation et la signature depuis Outlook. La connexion à Docuware 7.10 doit permettre la récupération des documents originaux, puis le dépôt automatique des documents signés, dossiers de preuve et métadonnées dans l’armoire prévue, avec validation de l’étape du workflow.

Le titulaire fournit des API documentées, avec dépôt de documents et création de circuits, consultation des statuts, notifications d’événements, récupération des documents signés et dossiers de preuve, ainsi qu’un lien de signature intégrable. Le raccordement des outils métiers par leurs éditeurs et le groupe reste à la charge de ces derniers ; le titulaire chiffre un accompagnement, et non la fourniture de connecteurs pour ces outils.

Les données sont hébergées dans l’Union européenne, chiffrées en transit et au repos, avec gestion fine des habilitations et journalisation inaltérable. Sont également requis la conformité eIDAS et RGPD, des sauvegardes quotidiennes, un plan de reprise testé annuellement et une réversibilité avec restitution en formats ouverts et documentés (PDF/A, XML ou JSON, CSV). Les circuits en cours vont à leur terme et documents et preuves restent téléchargeables pendant 60 jours après la fin du marché, avant destruction des données et remise d’une attestation.

Maintenance, support et pilotage

La prestation comprend la maintenance corrective, les mises à jour de sécurité, la maintenance évolutive et un support en français par téléphone et courriel ou portail, accessible de 8 h à 19 h les jours ouvrés. Le CCTP indique des objectifs de résolution de 1 journée pour un incident mineur, une demi-journée pour un incident majeur et 2 heures pour un incident bloquant ; le contrat fixe des délais de rétablissement de 5 jours ouvrés, 1 jour ouvré et 4 heures ouvrées respectivement. Le CCTP demande une disponibilité d’au moins 99,9 %, tandis que la clause de service du contrat fixe un seuil mensuel de 99,5 %, en dessous duquel des pénalités s’appliquent.

Le titulaire assure le reporting mensuel des consommations par entité, notamment comptes actifs, documents, circuits, visas, signatures, certificats, stockage, prestations et montants facturables. Il fournit les formations des administrateurs, référents, créateurs de flux, valideurs et signataires, ainsi que des supports pédagogiques mis à jour.