Prestations techniques et gestion des intermittents

• l’étude des projets, l’élaboration des fiches techniques, la négociation avec les équipes en tournée et l’adaptation aux matériels disponibles ;
• la planification, l’organisation et la supervision logistique des manifestations ;
• la gestion des installations, montages, exploitations, répétitions, filages, conduites et démontages ;
• l’accueil technique des artistes et techniciens, avec implantation et conduite des équipements son, lumière, vidéo et des éléments de décor ;
• la coordination, le management et le recrutement du personnel technique, ainsi que la gestion des compétences ;
• la gestion des stocks, du parc technique et du prêt de matériels, notamment aux associations, avec suivi des mises à disposition, garanties d’utilisation et restitutions ;
• la maintenance et les contrôles réglementaires des équipements scéniques liés aux prestations, en lien avec les services techniques de la collectivité ;
• l’élaboration et le suivi des propositions d’investissement technique ;
• la production d’un rapport ou bilan de régie après chaque prestation.

Les interventions peuvent comprendre plusieurs séquences sur une même journée et être réalisées du lundi au dimanche, en soirée ou le week-end. Elles peuvent également avoir lieu en intérieur ou en extérieur sur le territoire communal ; dans ce cas, le titulaire prend en charge l’analyse technique complète.

Équipement et moyens techniques

L’espace scénique comprend une hauteur de 7,30 m, une surface de 60 m² hors coulisses et proscénium, ainsi qu’un proscénium de 31 m² (3,10 m × 10 m). La machinerie comporte notamment :

• 3 perches motorisées de 300 kg répartis ;
• 1 grill motorisé triangulaire de section 300 à 150 kg/ml ;
• des grilles et moteurs.

La régie technique de 25 m² dispose du parc nécessaire à l’accueil des activités, notamment consoles lumière, son et micros. Le matériel de régie de la collectivité est mis à disposition, inventorié, rangé après usage et suivi au moyen d’un cahier de liaison. Les consommables nécessaires, tels que gaffer, gélatines et fournitures électriques, sont fournis par le titulaire.

Les besoins de maintenance et de contrôles réglementaires du bâtiment — chauffage, alarme incendie, électricité, gaz et extincteurs notamment — restent assurés et pris en charge par la collectivité. Le titulaire doit maintenir les locaux mis à disposition en état de propreté et de fonctionnement, signaler les dysfonctionnements sans délai, évacuer les matériaux combustibles et déchets, protéger les installations et refermer les portes pare-feu, fenêtres et ouvertures après intervention.

Conseil et devis de matériels complémentaires

Pour toute location ou tout achat de matériel complémentaire, le titulaire établit un devis dans un délai maximal de 5 jours ouvrés à compter de la demande. Le devis précise notamment la nature de l’opération (location ou vente), la désignation des pièces, le prix unitaire HT, la remise appliquée, la quantité, la TVA, les totaux HT et TTC, ainsi que le délai de livraison ou de mise à disposition. Il reste valable 10 jours ouvrés à compter de sa réception par le service gestionnaire.

Le service peut accepter le devis et émettre un bon de commande, négocier certains points ou le refuser. Cette fourniture de matériels complémentaires est indiquée comme hors marché, compte tenu de sa nature et de son caractère accessoire.

Contrats, déclarations et paie des intermittents

Le titulaire prend en charge les recrutements, la rédaction des contrats d’embauche et les déclarations préalables à l’embauche auprès de Pôle emploi Cinéma Spectacle via l’URSSAF. La DPAE et le contrat signé doivent impérativement être établis avant la prestation afin d’assurer la couverture en cas d’accident.

La gestion comprend également les déclarations et le paiement des cotisations sociales pour les organismes suivants : Afdas, Audiens, CMB, Congés Spectacles via Audiens, Unédic et Urssaf. La prestation porte sur la gestion de la paie et non sur la mise en œuvre d’un SIRH.

Le service gestionnaire transmet en début du mois précédant les manifestations le planning du mois suivant, les fiches techniques et les fiches de renseignements. Le titulaire fournit alors un devis fondé sur le personnel à déclarer, accompagné des plannings, des noms, des qualifications et des horaires de présence des intervenants. Tout changement de personnel de dernière minute doit être signalé rapidement.

Personnel, sécurité et contrôle de l’exécution

Le titulaire est soumis à une obligation de résultat et doit désigner un interlocuteur unique. Il mobilise du personnel qualifié et maintient à jour la liste des personnes habilitées à intervenir. Les agents SSIAP1 doivent présenter leur diplôme avant chaque intervention et disposer d’une expérience spécifique en salle de spectacles. Les habilitations nécessaires peuvent notamment inclure les habilitations électriques, le CACES et le travail en hauteur.

Une formation portant sur le bâtiment, ses installations, l’organisation, les méthodes de travail, la machinerie scénique, les régies son et lumière et les protocoles de sécurité doit être dispensée au personnel en place durant le premier mois, ainsi qu’à tout nouvel agent affecté au site. Les absences doivent être anticipées et remplacées sans dégradation de la qualité attendue. Le titulaire doit rester joignable en cas d’urgence et fournir avant toute intervention la liste nominative des encadrants, les effectifs, qualifications et habilitations.

Le contrôle repose notamment sur :

• le suivi régulier des plannings général et mensuel par le référent du titulaire ;
• des échanges hebdomadaires avec le service gestionnaire ;
• une évaluation qualitative hebdomadaire selon l’opérationnalité, l’efficience, la sécurité et les qualités relationnelles ;
• un tableau de bord des heures par type de prestation, présenté au minimum en fin de mois ;
• un constat écrit en cas de prestation non exécutée ou mal exécutée, suivi d’actions préventives ou correctives ;
• une réunion mensuelle entre le titulaire et le service gestionnaire.

Le titulaire doit également détenir pendant toute la période contractuelle le label requis de prestataire de service du spectacle vivant et en fournir le justificatif.