Régie événementielle et moyens humains

Missions avant, pendant et après l'exploitation

• Montage et démontage des structures, du mobilier et des matériels appartenant au pouvoir adjudicateur ou à des prestataires externes.
• Installation du son, de la lumière, de la vidéo, de la scénographie, des costumes, de la machinerie et de la signalétique intérieure et extérieure.
• Accueil et accompagnement des organisateurs, conseil, coordination avec les prestataires de sécurité, de sûreté, d'accueil, de traiteur et de ménage.
• Gestion des hôtes et hôtesses, des agents de sûreté et de sécurité et des agents de ménage.
• Coordination de la régie technique, filage avec les intervenants, gestion de l'ambiance sonore, de la lumière et des captations vidéo.
• Exploitation du matériel audiovisuel, entretien et maintenance de niveau 1, remise en état des espaces et signalement des dégradations ou vols.

Profils mobilisables

La régie générale est assurée par des personnes disposant d'une formation en régie générale de l'événementiel et du spectacle vivant ou d'au moins 3 ans d'expérience dans ces domaines. Elles doivent pouvoir remplacer le régisseur général, ouvrir, exploiter et fermer le bâtiment en autonomie, gérer les accès, le stockage, l'accueil des sociétés de ménage et de sécurité et assurer l'évacuation en cas de danger grave et imminent.

La régie spécialisée concerne les spécialités son, lumière, vidéo, accroche, scénographie, machinerie, électricité et exposition. Elle requiert une formation adaptée ou au moins 3 ans d'expérience en régie dans le spectacle vivant et l'événementiel. Le régisseur spécialisé réalise le montage, l'exploitation et la conduite des spectacles, événements et expositions.

Le technicien spécialisé intervient en préparation, montage, réglage, exploitation et démontage dans les spécialités son, lumière, vidéo, accroche, scénographie, machinerie, backline, électricité, plomberie et exposition. Il doit justifier d'une formation adaptée ou de 2 ans d'expérience minimum. Le manutentionnaire-road dispose d'une formation d'un an dans l'événementiel et le spectacle vivant ou d'un an d'expérience.

Moyens, adaptation et coordination

Le titulaire dispose notamment d'un gerbeur électrique MANITOU à conducteur accompagnant, d'un transpalette, de chariots manuels, d'un échafaudage roulant avec une hauteur de travail de 4 m et d'un escabeau de 7 marches avec plateforme. La conduite du gerbeur exige le CACES R485-2, une autorisation de conduite de l'employeur et un matériel contrôlé conformément à la réglementation. Le montage et le démontage de l'échafaudage nécessitent une formation délivrée par le pouvoir adjudicateur. Les mobiliers et matériels audiovisuels sont définis dans la fiche technique annexée.

Le titulaire est sollicité au plus tard 5 jours ouvrés avant la prestation, sauf urgence ou contrainte exceptionnelle justifiée. Un temps de lecture préparatoire du dossier événement peut être demandé, dans la limite d'1 heure. Les imprévus doivent être signalés sans délai, faire l'objet de propositions d'adaptation et être tracés dans la main courante ou le bilan. Toute modification substantielle nécessite une validation préalable ; les ajustements de moyens peuvent être formalisés par un bon de commande complémentaire ou modificatif.

En cas de dépassement horaire, la prolongation doit être validée. En cas d'urgence pour la sécurité des personnes ou des biens, le titulaire peut prendre les mesures conservatoires immédiates nécessaires, puis informer le pouvoir adjudicateur et rendre compte des actions engagées. En cas d'annulation ou de modification substantielle, seules les prestations réalisées ou engagées peuvent être rémunérées selon les conditions contractuelles.

Sécurité et personnel

La liste des intervenants est remise au plus tard 48 heures avant la prise d'effet du contrat. Le personnel doit être qualifié pour sa mission, connaître la topographie des lieux et respecter les consignes de sécurité et d'accès. Le personnel absent ou ne donnant pas satisfaction est remplacé immédiatement. La tenue est fournie par le titulaire ; elle doit être sobre, neutre, homogène, propre et adaptée à l'accueil du public, sans logo, marque, slogan ou signe distinctif visible.

Le titulaire assure les formations et contrôles de compétences nécessaires. Les personnels d'encadrement sont formés à l'utilisation des moyens de secours, notamment des extincteurs, au moins tous les 2 ans, avec remise des attestations. Les habilitations électriques et CACES nécessaires doivent être à jour. Les équipements de protection individuelle réglementaires et adaptés sont fournis et portés : chaussures de sécurité, bouchons d'oreilles, gants et équipements adaptés aux travaux.

Lorsque la réglementation ou une commission de sécurité l'impose, le service de sécurité incendie est assuré par un personnel disposant des formations requises, notamment PSC1 ou SST et SSIAP 1, ou PSC1 ou SST, formation aux extincteurs et formation EPI 1 selon le cas. Chaque personnel désigné suit une formation de sécurité et d'exploitation de 2 heures portant sur les consignes générales et particulières, le système de sécurité incendie et l'exploitation technique. Dans les autres situations, le titulaire fait appel à une société spécialisée.

Livrables et volumes indicatifs

Une main courante est tenue pendant toutes les phases de l'événement ; elle décrit les faits particuliers et comporte des photographies internes de l'organisation technique et logistique. Elle est remise au format informatique au référent technique dans la semaine suivant la fin du démontage. Un bilan qualitatif et quantitatif peut être demandé, avec notamment les participants, leur satisfaction, l'intérêt pour la thématique, la scénographie, les difficultés et les pistes d'amélioration ; il est présenté dans le mois suivant l'événement et concerne au maximum 6 événements par an.

Le DQE prévoit, à titre de quantités annuelles estimées, les volumes suivants :

• Régie générale : 900 semaines, 300 heures du dimanche ou de nuit entre 00 h et 06 h ou de 35 à 42 h hebdomadaires, et 60 heures de 43 à 48 h hebdomadaires ou de jours fériés.
• Régie spécialisée : 950 semaines, 300 heures du dimanche ou de nuit entre 00 h et 06 h ou de 35 à 42 h hebdomadaires, et 50 heures de 43 à 48 h hebdomadaires ou de jours fériés.
• Technicien spécialisé : 500 semaines, 150 heures du dimanche ou de nuit entre 00 h et 06 h ou de 35 à 42 h hebdomadaires, et 50 heures de 43 à 48 h hebdomadaires ou de jours fériés.
• Manutentionnaire-road : 1 300 semaines, 400 heures du dimanche ou de nuit entre 00 h et 06 h ou de 35 à 42 h hebdomadaires, et 100 heures de 43 à 48 h hebdomadaires ou de jours fériés.
• Chargé de sécurité et de sûreté : 100 semaines, 50 heures du dimanche ou de nuit entre 00 h et 06 h ou de 35 à 42 h hebdomadaires, et 30 heures de 43 à 48 h hebdomadaires ou de jours fériés.