Suivi-animation des copropriétés Le Basque et Les Arts

Objet et organisation

• Prestations intellectuelles d'assistance, d'animation, d'accompagnement technique, administratif, financier, social et de gestion urbaine de proximité.
• Combinaison de prestations forfaitaires et de prestations à bons de commande ; certaines tâches strictement sur bons de commande, d'autres mixtes.

Missions principales et livrables (synthèse opérationnelle)

• Pilotage et gouvernance (Mission 1) : animation et coordination des instances (commission de suivi, comité technique, comités thématiques), mise en place et mise à jour trimestrielle d'un tableau de bord global (indicateurs financiers, techniques, sociaux), production d'éléments techniques/financiers pour bilans annuels et fin d'opération, documents préparatoires remis avant réunions et comptes‑rendus transmis selon délais contractuels.
• Accompagnement des instances de gestion (Mission 2) : relecture de projets de résolutions, préparation des assemblées générales (avec au moins une réunion préparatoire), appui juridique et administratif au conseil syndical et au syndic/administrateur provisoire, animation de commissions thématiques régulières (impayés, gestion, social, entretien/travaux) et commission « amélioration du cadre de vie » biannuelle.
• Accompagnement des copropriétaires et résidents (Mission 3) : permanences hebdomadaires (2 demi‑journées par copropriété), accueil téléphonique, rendez‑vous individuels, porte‑à‑porte et interventions en pied d'immeuble ; plan de communication et supports adaptés (accessibilité, publics fragiles) ; actions annuelles de sensibilisation ; repérage/orientation des ménages fragiles vers dispositifs d'aide (coordination sans substitution à l'accompagnement social).
• Assistance technique à maîtrise d'ouvrage (AMO) pour travaux (Mission 4) : participation aux réunions mensuelles de pilotage, mise à jour des diagnostics techniques, hiérarchisation et programmation des travaux (estimations financières par typologie), constitution de listes de diagnostics et cahiers des charges, identification d'au moins trois prestataires par diagnostic, assistance au recrutement de MOE, participation aux réunions de chantier (fréquence renforcée en démarrage), suivi OPR/réserves, tableaux de suivi financier et des écarts, bilans techniques et estimations de gains énergétiques.
• Gestion urbaine de proximité (Mission 5) : réception et priorisation des signalements (propreté, incivilités, occupation illicite, encombrants, nuisances de chantier, stationnement), mise en relation et suivi des interventions avec les acteurs compétents, actions de mobilisation et sensibilisation et contribution à la recherche de financements locaux.
• Missions optionnelles (6, 7, 8) : assistance au coordonnateur, constitution de dossiers pour mise en place d'un administrateur provisoire, passation des dossiers en fin de marché — exécutées uniquement sur bons de commande, avec passation finale prévue sur 1 mois pour transfert.