Séjour scolaire sportif avec activités de pleine nature

Le titulaire réserve, organise, règle et coordonne les prestations pour 52 participants : 48 élèves mineurs et 4 accompagnateurs. Le programme pédagogique associe transport, hébergement, restauration, pratique encadrée d’activités de pleine nature, assistance et assurances.

Transport

• Autocar aller-retour adapté à 52 personnes et leurs bagages, avec ceinture à chaque place et suffisamment de conducteurs pour respecter les règles de conduite et de repos.
• Transferts entre l’hébergement et les sites d’activités, en autocar ou minibus ; l’offre précise le mode retenu et les temps de trajet.
• En cas de perturbation du trajet, le titulaire informe l’établissement sans délai et met en œuvre les mesures nécessaires.

Hébergement et repas

Le groupe est accueilli en centre d’hébergement en dur, pour quatre nuitées consécutives. Chambres collectives non mixtes avec literie complète, sanitaires en nombre suffisant, groupe regroupé dans une même zone et espaces de stockage pour le matériel sportif humide. Les accompagnateurs sont hébergés selon les mêmes modalités, à proximité immédiate des chambres des élèves. Le centre prévoit une salle de restauration, un espace commun pour les briefings ou bilans du soir, une astreinte de nuit et une consigne à bagages le dernier jour.

La pension complète va du dîner du premier jour au déjeuner du dernier : pas de repas fourni le premier midi (pique-nique apporté par les élèves), dîners à l’hébergement et déjeuners sous forme de pique-nique ou sur le site d’activité selon le programme ; aucun dîner n’est fourni le dernier jour. Les régimes végétarien, sans porc et sans gluten, allergies et intolérances sont pris en charge à tous les repas ; la liste des allergènes est fournie sur demande. Les pique-niques tiennent compte des dépenses énergétiques liées aux activités. Préparation, conditionnement et conservation respectent les règles d’hygiène, HACCP et la chaîne du froid.

Le candidat précise le classement ou label du centre, joint des photographies et indique son accessibilité aux personnes à mobilité réduite. Si un élève en situation de handicap participe, les prestations sont adaptées après signalement au plus tard à J-30. Le centre doit satisfaire aux règles ERP de sécurité incendie, notamment avis favorable de la commission de sécurité, détection incendie, extincteurs, issues dégagées et affichage des consignes et plans d’évacuation.

Activités et encadrement

Le programme propose trois activités parmi le canyoning, l’escalade, la via ferrata et le VTT, ou davantage si les conditions locales le permettent. Pour les journées d’activité, les 48 élèves sont répartis en quatre groupes de 12, chacun accompagné d’un enseignant. Le titulaire fournit les moniteurs qualifiés requis, en nombre suffisant selon l’activité et la réglementation, à jour de leur formation continue, ainsi que le matériel technique et les équipements de protection individuelle. Il transmet avant le départ la liste nominative des encadrants et les copies de leurs qualifications.

Une demi-journée d’activité est proposée le dernier matin, sous réserve de la météo et de l’heure de départ ; une activité de repli est proposée si les conditions ne permettent pas l’activité prévue. Les activités des trois journées principales sont interchangeables après validation écrite de l’établissement avant réservation ferme. Aucune activité ne peut être supprimée sans remplacement d’intérêt pédagogique équivalent. Les élèves restent sous la surveillance des enseignants ; les moniteurs assurent l’encadrement technique et la sécurité propres à chaque pratique.

Coordination, sécurité et livrables

Un référent présent pendant le séjour coordonne accompagnateurs, moniteurs et hébergement ; un numéro d’urgence est joignable 24 h/24. Le titulaire fournit un plan de gestion des aléas couvrant météo, indisponibilité de site ou de moniteur, perturbation du trajet, maladie, blessure ou accident. Toute substitution, hors urgence, requiert l’accord écrit préalable de l’établissement, porte sur une prestation au moins équivalente et n’entraîne pas de supplément. En cas d’aléa, le remplacement ou le report proposé est de qualité équivalente et sans supplément ; si la prestation ne peut être remplacée, elle est déduite au prix du BPU. Le titulaire apporte une solution dans l’heure en cas d’urgence et au plus tard sous 24 heures dans les autres cas.

Le carnet de voyage définitif est remis à J-15 : programme détaillé avec lieux et horaires de transfert, répartition des groupes, liste et qualifications des encadrants, coordonnées de l’hébergement et du référent, numéro d’urgence, chambres et menus, plan d’aléas et attestations d’assurance. Les confirmations écrites des réservations et le programme provisoire sont attendus à J-60. Le bilan de fin de séjour est remis au plus tard 15 jours après le retour ; il décrit les prestations et écarts au programme, les incidents et leur traitement, justifie la mise en œuvre des exigences environnementales et comprend une estimation des émissions de gaz à effet de serre.

Le titulaire doit être immatriculé au registre des opérateurs de voyages et de séjours tenu par Atout France et maintenir une garantie financière ainsi qu’une assurance de responsabilité civile professionnelle valides. Les assurances du séjour comprennent aussi annulation et rapatriement, individuellement et collectivement. Les prestataires sont déclarés dans l’acte d’engagement et la liste est actualisée avant le départ ; si leur intervention relève de la sous-traitance, les formalités de déclaration, d’acceptation et d’agrément des conditions de paiement s’appliquent. Le titulaire reste responsable de l’ensemble des prestations.