Saisie des questionnaires de recensement

La prestation couvre l’acquisition des réponses issues des questionnaires papier et Internet du recensement, leur rapprochement et leur restitution sous forme de données structurées et d’images des documents papier. Elle comprend la préparation et la maintenance de la chaîne de production, le pilotage, les contrôles, le transport sécurisé des documents et leur destruction selon les instructions de l’Insee.

Les documents papier sont des formulaires A4 ou A3 pliés A4, imprimés en deux couleurs sur papier de 80 g/m². Les neuf familles traitées sont les feuilles de logement (FL, FLAGM, FLR, FLSPM), bulletins individuels (BI), fiches de logement non enquêté (FLNE), feuilles de communauté (FC), bulletins individuels de communauté (BIC) et bulletins individuels d’établissement pénitentiaire (BIEP).

Organisation des flux et acquisition

Les documents sont conditionnés en cartons et regroupés en unités de traitement (UT), généralement de 40 000 à 120 000 questionnaires papier, avec possibilité d’UT plus petites. Un lot de saisie (LS), unité de commande, regroupe habituellement 100 000 à 500 000 questionnaires papier ; un LS dépassant 500 000 questionnaires entraîne un jour supplémentaire de traitement. Jusqu’à 16 LS par campagne sont prévus à titre indicatif, sans engagement contractuel. Les cartons peuvent contenir au maximum 1 200 feuillets A4 ; leurs caractéristiques indiquées sont 45 × 32 × 11 cm et 7 kg en moyenne, pour un volume global estimé à 25 tonnes et un maximum de 3 500 cartons.

Le titulaire organise les enlèvements, le contrôle des cartons et leur acheminement sécurisé jusqu’à un seul site de production par LS, sauf accord de l’Insee en cas de force majeure. Le transport doit permettre de vérifier que les UT sont restées fermées ; les véhicules sont équipés d’alarme et de traçage GPS. Les modalités particulières applicables aux envois ultramarins et à la Corse comprennent les transports aériens ou maritimes et les formalités associées.

Les réponses papier sont acquises par OCR et, si nécessaire, par reprise manuelle ou vidéocodage. Les données Internet sont extraites du fichier de réponses fourni par l’Insee. Le titulaire interclasse les deux sources selon l’emboîtement géographique et applique les règles de sélection de l’exploitation complémentaire, qui concerne environ 45 % des bulletins, ainsi que celles de l’Échantillon démographique permanent (environ 4 %). Pour l’EDP, les dates de naissance concernées sont du 2 au 5 janvier, du 1er au 4 avril, du 1er au 4 juillet et du 1er au 4 octobre.

Un extranet permet de signaler et de traiter les macro-anomalies avec l’Insee. Elles sont signalées dans les quatre jours ouvrés suivant la réception de chaque UT. Les anomalies de comptage concernent notamment les écarts de plus de 30 FL sur une zone de collecte ménages et de plus de 10 BI sur une zone HMSA ; il n’y a pas d’anomalies d’écart pour les collectes communautés.

Livrables, essais et qualité

Pour chaque LS, le titulaire produit un fichier complet de données (FICOD), couvrant les réponses papier et Internet, et une base image papier (BIP). Les images sont en couleur, au format JPG, à 200 dpi ; une feuille de logement donne lieu à sept images, tandis que les images des BI, BIC, BIEP et FC sont constituées par questionnaire. Les fichiers et bases sont transmis à l’Insee par le service d’échange sécurisé, avec chiffrement.

Avant chaque mise en production, une répétition générale teste la chaîne de bout en bout sur un échantillon de 2 300 logements et 1 500 bulletins individuels. La production ne démarre qu’après validation de cet essai. Si le titulaire change par rapport au marché précédent, un test initial plus étendu peut être commandé une seule fois.

Les taux maximum d’erreurs admis sont de 0,1 % pour le sexe, la situation principale, les dates de naissance, les codes-barres et plusieurs variables de localisation ; de 1 % pour les autres cases à cocher, autres précasés, libellés avec dictionnaire et noms/prénoms ; et de 2 % pour les libellés sans dictionnaire. Au plus une image sur 1 000 peut ne pas permettre de reconnaître aisément les informations renseignées. Les livrables refusés sont corrigés et retransmis dans les délais demandés ; l’Insee peut contrôler les sites, les chaînes et les résultats.

Les moyens matériels, logiciels et humains sont préparés et maintenus d’une campagne à l’autre. Les adaptations de type 1 sont incluses dans la préparation ; les adaptations de type 2 sont plafonnées à huit cases à cocher, dix bacs précasés, un libellé supplémentaire, trois variables du fichier Internet et deux déplacements de zones à acquérir. Les modifications plus importantes relèvent du type 3, sur devis.

Les données et documents sont traités de manière confidentielle. Le stockage et les opérations informatiques d’administration, de traitement et de supervision sont réalisés dans l’Union européenne ; les données personnelles sont chiffrées avant échange. Les questionnaires papier et les copies de données sont détruits selon les demandes de l’Insee, avec remise d’un certificat de destruction.