Régie événementielle des rentrées associatives

Logistique et aménagement

Les prestations comprennent la fourniture ou location, le transport, la manutention, l’installation, l’exploitation, la surveillance, le repli et le démontage des moyens nécessaires :

• Chapiteaux, tentes, barnums et structures temporaires, avec structures scéniques, podiums ou scènes selon les besoins
• Stands, cloisons, équipements de séparation, tables, chaises, mange-debout, grilles d’exposition et présentoirs
• Espaces d’accueil, espaces associatifs, zones d’animations et de démonstrations, agencement, décoration, protection des sols et signalétique opérationnelle
• Plans d’implantation, installation des associations conformément aux plans validés et adaptation des moyens aux spécificités de chaque manifestation

Moyens techniques et animation

Le titulaire assure l’alimentation et la distribution électrique des stands, espaces d’animation et zones techniques, ainsi que la fourniture, l’installation, les réglages, les essais, l’exploitation et l’évacuation des équipements techniques : sonorisation, microphones, pupitres, accessoires, éclairage éventuel, équipements audiovisuels et équipements scéniques. Une permanence technique est assurée pendant chaque manifestation et le matériel doit rester conforme, maintenu en parfait état et adapté aux besoins.

L’animation comprend l’accueil et l’information du public, la présentation des associations, l’annonce des activités, la coordination des démonstrations sportives, culturelles et associatives, ainsi que la conduite des prises de parole et temps protocolaires. Le titulaire coordonne la régie technique, les interventions et le programme arrêté.

Sécurité, conformité et secours

Le titulaire analyse les risques, constitue le dossier de sécurité, effectue les échanges nécessaires avec les autorités compétentes et coordonne les dispositifs de sécurité, de sûreté, de gardiennage, de sécurité civile et de premiers secours. Il mobilise les personnels qualifiés requis, sécurise les phases de montage, d’exploitation et de démontage, maintient les accès des services de secours et fournit avant l’ouverture au public les documents réglementaires, attestations de conformité et procès-verbaux nécessaires. Il ne se substitue pas aux missions relevant de la puissance publique.

Droits, communication et prestations complémentaires

Lorsque nécessaire, le titulaire effectue les déclarations SACEM, règle les droits d’auteur et droits voisins et transmet les justificatifs à la CARL. La décomposition forfaitaire prévoit également des prestations de communication et visibilité : diffusion de spots hors conception, impression et diffusion d’affichage, fourniture et pose d’oriflammes ou kakémonos et fourniture de t-shirts. Elle prévoit des prestations de restauration et rafraîchissements, notamment des box repas et packs d’eau.

Repli, contrôle et livrables

À l’issue de chaque manifestation, le titulaire démonte les installations, retire les équipements, évacue les matériels et déchets, nettoie les espaces et restitue les lieux dans leur état initial. Il répare à ses frais les dégradations imputables à ses interventions ou à celles de ses sous-traitants.

Le matériel est vérifié avant mise à disposition pour sa conformité, son fonctionnement et sa sécurité. La CARL peut demander une visite contradictoire dans l’heure suivant sa demande pour constater l’exécution des prestations. Dans les quinze jours suivant chaque manifestation, le titulaire transmet un bilan comprenant les prestations réalisées, incidents, mesures correctives, justificatifs réglementaires et administratifs, et recommandations pour les éditions futures.