Fourniture de produits d'outillage

L’accord-cadre porte sur la fourniture et la livraison de produits d’outillage pour les sites du CEA, exécutées sur bons de commande. Le périmètre comprend notamment :

• machines-outils, machines d’atelier et accessoires d’usinage ;
• outillage à main, électroportatif, pneumatique, automobile et divers, meules et abrasifs ;
• quincaillerie, boulonnerie-visserie, fixation, arrêt, verrous, serrures, éléments de structure et matériaux industriels ;
• adhésifs, colles, résines, produits d’étanchéité, joints, roulements, paliers, lubrifiants et graisses ;
• équipements hydrauliques et pneumatiques, connectique, raccords, robinetterie, pompes, compresseurs et groupes électrogènes ;
• équipements de levage et de manutention ;
• appareils de contrôle, instruments de mesure et métrologie ;
• consommables, matériels et accessoires de soudage, produits chimiques industriels, produits d’hygiène et d’entretien ;
• matériels de peinture, équipements de stockage et mobilier d’atelier, équipements d’ergonomie et de sécurité au poste de travail ;
• signalisation permanente ou récurrente relevant des moyens généraux, sécurité des bâtiments, stockage et élimination des déchets, vêtements professionnels hors EPI.

Les exemples couvrent notamment les étaux, mandrins, films, rubans, mastics, anneaux de levage, élingues, visserie, compresseurs, raccords, chaînes, courroies, plaques industrielles, thermomètres, manomètres, jauges, micromètres, établis, escabeaux, pistolets à peinture, électrodes, perceuses, ponceuses, pompes et absorbants hydrocarbures.

Catalogue et commandes électroniques

Le titulaire met en place et gère un catalogue électronique personnalisé PACHA, accessible aux utilisateurs du CEA, ainsi que la documentation technique des produits sur un site web. Le catalogue doit rester cohérent avec les références disponibles, les caractéristiques techniques et les informations environnementales applicables : réemploi, reconditionnement, matières recyclées, durabilité, indice de réparabilité, performances énergétiques, conditions de fabrication et fin de vie.

Les évolutions du catalogue sont soumises à validation préalable du CEA. Les produits supprimés doivent être signalés et, lorsque cela est possible, remplacés par des produits présentant une équivalence technique et un impact sanitaire, sécuritaire ou environnemental équivalent ou inférieur. Les nouvelles références doivent être présentées au CEA avec leur documentation et faire l’objet d’une validation écrite.

Les commandes sont transmises électroniquement par PACHA ou par le système SIGMA. Les commandes hors catalogue font l’objet d’un devis référencé et détaillé. Les commandes verbales doivent être refusées. Le titulaire assure également la dématérialisation des factures lorsqu’elle est applicable.

Conseil, assistance et suivi

Le titulaire désigne un interlocuteur national ainsi que les interlocuteurs régionaux nécessaires. Il assure le conseil avant-vente et après-vente, l’aide au choix des produits, l’analyse et la résolution des difficultés de commande ou d’utilisation, ainsi que la traçabilité des échanges. Le délai de rappel en réponse à une demande du CEA est fixé à 1 heure maximum.

Le titulaire participe aux revues de marché au minimum annuelles et remet un compte rendu pour validation dans les 15 jours calendaires suivant chaque réunion, puis le diffuse dans les 30 jours calendaires suivant sa validation. Il organise aussi, si nécessaire, les groupes locaux d’animation du marché.

Les réclamations doivent être tracées, accusées réception dans les 2 jours ouvrés et traitées dans un délai maximal de 10 jours ouvrés. Le titulaire établit des procédures de reprise des colis et produits non conformes, analyse les causes et met en œuvre les actions correctives nécessaires.

Livraison, conformité et garantie

Les fournitures sont livrées dédouanées, franco de port, d’emballage et d’assurance en France métropolitaine, à l’adresse indiquée sur le bon de commande et durant les heures et jours ouvrés des établissements bénéficiaires. Chaque commande fait l’objet d’un conditionnement distinct et d’un bon de livraison extérieur indiquant notamment le numéro de commande, les dates, références et quantités commandées et livrées, ainsi que le destinataire et son bâtiment.

Les livraisons partielles sont exceptionnelles et nécessitent l’acceptation écrite préalable du destinataire. Toute erreur d’adresse, non-conformité, détérioration d’emballage ou non-respect des consignes entraîne, selon le cas, la reprise ou le remplacement des produits sans frais supplémentaires pour le CEA. Chaque réception est clôturée par un procès-verbal contradictoire mentionnant les éventuelles réserves.

Le conditionnement unitaire est adapté aux produits et aux volumes. Les cartons, enveloppes et matériaux de calage sont 100 % recyclables, recyclés ou biodégradables. Les emballages doivent protéger les produits pendant le transport, la manutention et le stockage, mentionner les risques et, lorsque nécessaire, la date de péremption. Le titulaire remet un bilan CO2 des transports et présente les actions d’amélioration associées.

Les produits sont garantis pièces, main-d’œuvre et déplacement contre les défauts ou vices, avec une période minimale de garantie de 2 ans à compter du transfert de propriété. Les réparations, échanges de pièces et mises au point nécessaires sont réalisés gratuitement pendant la garantie. La pérennité des gammes proposées doit être d’au moins 4 ans à compter de leur livraison.

États et contrôles de service

Le titulaire remet semestriellement au CEA des états au format XLSX comprenant notamment le site facturé, le numéro et la date de commande, la référence et la désignation du produit, les quantités réceptionnées, les montants, les délais moyens de livraison, les erreurs et retards de livraison, ainsi que les retours pour non-conformité ou défectuosité. Le CEA peut demander des éléments statistiques complémentaires.

Le CEA peut également demander des enquêtes de satisfaction sans coût supplémentaire. Le questionnaire est élaboré par le titulaire et validé par le CEA ; la synthèse, la restitution et les actions d’amélioration relèvent du titulaire.

Sont exclus du périmètre les équipements de protection individuelle, la signalisation autre que la signalisation permanente ou récurrente des moyens généraux, les armoires fortes et coffres-forts, ainsi que les meubles de bureau non indispensables aux activités industrielles.