Pré-instruction des aides de l’Anah

Le titulaire met en place une équipe chargée de préparer les dossiers d’aides et de paiement pour les deux délégataires. La mission porte sur les aides aux propriétaires occupants et bailleurs, aux personnes ayant la charge effective des travaux, aux locataires, à certains locaux d’habitation en bail commercial ou à ferme, aux maîtres d’ouvrage et aux syndicats de copropriétaires. Rennes Métropole conserve en régie l’instruction des dossiers de copropriété ; le prestataire traite ses dossiers individuels. Pour le Département, le périmètre inclut les dossiers individuels et de copropriété.

Sont notamment exclus l’humanisation des structures d’hébergement, les opérations RHI-THIRORI et l’attribution des aides MaPrimeRénov’ par geste. Le contexte de la mission exclut également l’attribution centrale des aides MaPrimeRénov’ parcours accompagné aux propriétaires aux revenus intermédiaires et supérieurs. Le titulaire ne peut exercer, sur le territoire concerné, une activité de portage de projets ou de dossiers pour le compte de l’Anah.

Traitement des dossiers et responsabilités

Pour les demandes d’engagement, la cellule crée le dossier dans Op@l, vérifie l’éligibilité, la complétude, la cohérence du projet et sa recevabilité, sollicite les pièces manquantes, calcule la subvention à réserver et prépare une proposition d’agrément, de prorogation ou de rejet avec son motif. Elle prépare les sessions de décision et peut apporter un avis lors des instances locales. Les étapes ultérieures jusqu’à la notification aux ménages relèvent des services des collectivités.

Pour les demandes de paiement, le titulaire vérifie la complétude et la conformité des justificatifs, demande les pièces complémentaires nécessaires, contacte le bénéficiaire ou l’opérateur et, si besoin, réalise une visite. Il instruit la demande dans Op@l, calcule le montant à verser et soumet au délégataire une proposition de validation. La décision proprement dite, la confirmation des propositions et les contrôles de premier niveau et hiérarchiques restent à la charge des délégataires.

Le responsable organise l’accueil, la répartition des dossiers et les flux, soutient le traitement des dossiers complexes, organise et réalise les contrôles sur place, rédige leurs comptes rendus et soumet les propositions de décision. Les visites peuvent notamment être déclenchées par un dossier sensible, complexe ou incohérent ; leur objectif est fixé annuellement avec l’Anah, avec 10 % des dossiers en 2026. Le CCTP indique aussi un minimum estimatif de 10 % de dossiers contrôlés sur place. Les instructeurs assurent la réception et la pré-instruction des engagements et paiements, le calcul des aides et la préparation des propositions de décision.

Le traitement se fait dans Op@l et le service en ligne de l’Anah. Les pièces des dossiers doivent aussi être transmises et stockées sur les plateformes des délégataires : Nextcloud pour Rennes Métropole et Adoc pour le Département. Les données personnelles sont confidentielles, ne peuvent être utilisées à des fins commerciales ni transmises à l’initiative du prestataire à des tiers ; l’offre doit décrire les moyens et procédures garantissant confidentialité et secret professionnel.

Équipe, suivi et livrables

À titre indicatif pour 2027, les délégataires estiment nécessaire une équipe d’au moins cinq instructeurs et un responsable. La formation Anah obligatoire des nouveaux instructeurs représente 27 h réparties sur 8 semaines ; la formation continue est estimée à 50 h par an et doit être justifiée. Les permanences téléphoniques d’information des demandeurs concernent les dossiers déposés en ligne.

Les quantités annuelles estimatives du DQE sont de 450 dossiers MaPrimeRénov’ Parcours accompagné, 600 MaPrime Adapt, 28 MaPrime Logement Décent, 30 conventions sans travaux, 39 conventions avec travaux et 8 dossiers MaPrimeRénov’ copropriété ou copropriété en difficulté. Pour les autres prestations, le DQE prévoit 156 demi-journées de permanence téléphonique, 115 contrôles sur place avec un instructeur et le responsable, une session de contrôle des conventionnements, 52 réunions bilatérales, 4 réunions trilatérales, 22 présences en comité d’engagement, 10 présences en CLAH et 2 contributions à l’enquête Anah et aux documents administratifs. Ces quantités sont estimatives.

Le délai de traitement d’une demande d’aide est de trois mois au plus ; celui d’une demande de paiement est de 20 jours. Les visites de contrôle liées à une demande de paiement doivent être programmées avec le ménage dans les 15 jours suivant le dépôt de cette demande. Le titulaire fournit un rapport d’activité au moins semestriel, dans le mois suivant le semestre concerné, un document d’organisation au début de chaque année, renseigne en temps réel les outils de suivi des délégataires et participe aux réunions sollicitées. Le suivi inclut notamment des réunions bilatérales, des réunions trilatérales, les comités d’engagement et les CLAH selon les fréquences indiquées au CCTP.

Études facultatives

Des études peuvent être commandées à la journée-homme. Elles peuvent comprendre préparation, analyse documentaire et réglementaire, analyse de données, réunions, entretiens, rédaction, échanges avec les services, restitution et corrections. Les livrables envisagés incluent des bilans et analyses des dossiers et de leur qualité, des propositions d’amélioration des processus et outils, des réunions d’information avec les MAR et AMO, des fiches de synthèse ou grilles de présentation, ainsi que des analyses réglementaires et propositions d’évolution.