Plateforme de suivi financier et de gestion documentaire

Mise à disposition et paramétrage, pour les opérations de travaux, d’une plateforme accessible par navigateur sans installation spécifique. Elle couvre le suivi financier et documentaire des marchés d’ingénierie et de travaux, y compris les marchés globaux et les opérations en plusieurs phases.

Gestion documentaire et collaboration

La GED permet le dépôt, le classement automatique, la gestion des métadonnées et des versions, l’historisation, l’archivage et la recherche multicritère. Elle prend en charge les formats PDF, DOCX, XLSX, PPTX, DWG, IFC, JPEG, PNG et formats ouverts équivalents. L’arborescence s’organise par prestataire intellectuel pour les marchés d’ingénierie, et par lot technique et/ou entreprise pour les marchés de travaux.

Les workflows paramétrables gèrent visas, validations, diffusion, demandes de correction et observations. Les commentaires sont associés aux documents, avec suivi de la levée des remarques; les actions sont tracées et horodatées. La plateforme comprend un annuaire modifiable des intervenants par opération et une messagerie permettant des envois individuels ou groupés avec pièces jointes issues de la plateforme.

Suivi financier des opérations

Le module couvre notamment :

• les budgets initiaux et actualisés, leur ventilation par lots et marchés, ainsi que le suivi des consommations, engagements et paiements;
• la gestion des marchés, montants, avenants, ordres de service, fiches de travaux modificatives, sous-traitance, cautionnement, pénalités et retenues de garantie;
• les situations de travaux, acomptes, décomptes, décomptes généraux définitifs, actualisations et révisions de prix, paiements directs des cotraitants et sous-traitants, avances et retenues provisoires;
• les tableaux de bord, indicateurs, états de synthèse et exports Excel et PDF, avec recherche par marché ou opération, en ingénierie comme en travaux.

Des alertes configurables portent sur les échéances contractuelles, validations, procédures de décomptes généraux définitifs, dépôts, visas, dépassements budgétaires et retards de traitement. Les utilisateurs peuvent régler la fréquence des alertes.

Interopérabilité, sécurité et réversibilité

La solution fournit des API documentées et leurs schémas d’échange et est compatible avec Chorus Pro pour la transmission d’informations de facturation, la récupération des statuts, le suivi des pièces, le rapprochement financier et l’historisation des échanges. Elle est également compatible avec Microsoft Office, les formats OpenDocument et PDF/A, et permet l’import et l’export en masse dans des formats ouverts.

Les données sont hébergées et sauvegardées dans l’EEE, chez un hébergeur certifié SecNumCloud, sans transfert hors EEE. Les exigences comprennent notamment authentification multifacteur, gestion des habilitations, traçabilité des actions, chiffrement des échanges et des données stockées, procédures de gestion des incidents et possibilité d’audits. La restitution de fin de marché doit conserver l’arborescence et inclure documents, métadonnées, historiques, journaux d’activité et données financières; les données résiduelles sont supprimées après validation et une attestation de suppression est fournie.

Paramétrage, formation et assistance

Le titulaire compile les données de l’opération et configure la plateforme, les droits, workflows, annuaire et messagerie, après une réunion de cadrage en visioconférence. Deux formations à distance sont prévues par opération : une pour la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre en phase études, l’autre pour l’ensemble des parties prenantes en phase chantier; le nombre de personnes formées est illimité. L’assistance est disponible les jours ouvrés, au minimum de 9 h à 17 h, par courriel et téléphone gratuit, avec un délai de réponse maximal de 4 heures. La maintenance comprend les interventions en cas de fonctionnement défectueux et l’entretien préventif.