Plateforme de facturation électronique, intégration et maintenance

Le lot couvre l’accès à une plateforme agréée par l’administration fiscale et une solution compatible pour traiter les flux de facturation d’Aximo, avec intégration à l’ERP IKOS. Le périmètre annuel est de 8 500 factures entrantes, dont 2 000 papier/PDF, et 1 500 factures sortantes ; aucun flux EDI n’est prévu. Les factures reçues comprennent aussi les appels de fonds de copropriété, impôts, taxes et autres factures hors champ de la TVA.

La plateforme prend en charge les flux d’e-invoicing et d’e-reporting, leur transmission au Portail public de facturation et aux plateformes partenaires, ainsi que le cycle de vie et la remontée des statuts réglementaires. Elle doit permettre l’accès à l’annuaire de facturation électronique selon les habilitations applicables. Les formats réglementaires mentionnés sont UBL, CII et Factur-X ; le service doit assurer disponibilité élevée, traçabilité et sécurisation des échanges, ainsi que la conformité réglementaire continue.

Intégration et déploiement

La solution compatible transforme et normalise les flux entrants et sortants, effectue les contrôles de cohérence et rapprochements avec les référentiels d’IKOS, puis assure une intégration sécurisée et transactionnelle. Pour les factures fournisseurs PDF ou autres formats non structurés, elle comprend un dispositif de reconnaissance, d’extraction et de validation des données permettant leur intégration comptable automatisée.

La solution doit être opérationnelle au plus tard quatre mois après la notification. Le déploiement comprend l’initialisation, la conception, la réalisation, la transition vers la production, la recette et l’accompagnement au démarrage. Le titulaire fournit un chef de projet, organise les instances de gouvernance et suit planning, charges, risques et jalons ; il rend compte à Aximo et à la Direction des Usages Numériques de Paris Habitat. Les jalons comprennent notamment la vérification d’aptitude de la plateforme (VA), la vérification d’aptitude fonctionnelle de l’intégration (VAF) et la vérification avant mise en production. Une offre composée de plusieurs composants ou éditeurs est possible, sous réserve d’une solution cohérente et d’une responsabilité contractuelle unifiée du titulaire.

Archivage, maintenance et contrôles

L’archivage électronique à valeur probante doit assurer, conformément à la réglementation, l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures et données associées pendant leur durée légale de conservation, et permettre leur consultation et restitution.

La maintenance préventive, corrective, évolutive et adaptative de la solution et de l’interface court de la mise en ordre de marche jusqu’à l’expiration du marché. Elle inclut une assistance téléphonique sur numéro non surtaxé, le diagnostic et la correction des anomalies, les solutions de contournement, les versions mises à jour et leur documentation. Les anomalies sont prises en compte sous un jour ouvré et doivent être résolues sous trois jours ouvrés au maximum ; les interventions ont lieu les jours ouvrés de 9 h à 18 h. Chaque demande fait l’objet d’un rapport décrivant le problème, la solution, les dates et heures d’intervention, l’identification du logiciel et le caractère provisoire ou définitif de la correction. Le prix du marché inclut les mises à jour et nouvelles versions prévues ; leur validation doit être définie, avec recette dans un environnement identique à la production et possibilité de rester sur la version précédente lors d’une montée obligatoire.

La vérification d’aptitude peut être menée pendant 30 jours ouvrés. Après son résultat positif, la vérification de service régulier s’observe pendant 30 jours ouvrés : les indisponibilités imputables ne doivent pas dépasser 2 % du temps d’utilisation effective, entre 8 h et 18 h du lundi au vendredi, jours fériés exclus. Une période supplémentaire de vérification peut aller jusqu’à 30 jours en cas d’ajournement. Une vérification peut être refusée si des composants n’ont pas reçu depuis plus de trois mois les correctifs de sécurité publiés par l’éditeur.