Fourniture de papier sécurisé

Le marché porte sur un article unique, destiné à l’impression laser et à la conservation durable de documents d’état civil ou d’autres documents sécurisés de la collectivité. Les commandes sont émises par bons de commande ; leurs quantités, lieu et conditionnement sont précisés à chaque commande.

Le papier est blanc, au format A4 (210 × 297 mm), de grammage 95 g/m², compatible avec les imprimantes et copieurs laser noir et couleur, et livré en ramettes de 500 feuilles. Le DQE donne à titre indicatif 300 ramettes pour la commande annuelle et 50 pour des réapprovisionnements urgents ; ces quantités ne sont ni contractuelles ni un minimum ou un maximum de commande.

Caractéristiques de sécurité et conformité

Les huit niveaux de sécurité comprennent :

• Deux caractéristiques du papier : papier de type CBS1, sans azurants optiques et non réactif aux UV ; fond de page réactif aux tentatives d’effacement.
• Six sécurités imprimées : mot fantôme visible à la copie, microlettre, numéro de fabrication intégré à la microlettre, guillochis, encre thermochromatique disparaissant à 27 °C et encre invisible fluorescente aux UV.

Le numéro de fabrication permet de retrouver le lot de production. Le papier doit être permanent et adapté à la conservation à long terme, conformément à l’ISO 9706:1999. Sont également visées, ou admises avec équivalence, les normes ISO 534, ISO 536, ISO 11475, ISO 2470, ISO 8791-2 et ISO 2471, ainsi que CBS1, PEFC/FSC et Imprim’Vert. L’offre comprend les fiches techniques, rapports d’essais ou certificats justifiant la conformité, ainsi que les certificats PEFC/FSC et Imprim’Vert en cours de validité. Aucune marque n’est imposée ; le candidat doit démontrer l’équivalence du produit proposé.

Commandes, acheminement et livraison

La commande annuelle, passée une fois par année civile pour couvrir l’essentiel du besoin, est acheminée par voie maritime. Les commandes urgentes, rendues nécessaires par un besoin imprévu en cours d’année, sont acheminées par voie aérienne. Le candidat indique dans son mémoire technique le délai de livraison de chaque catégorie, en jours calendaires à compter de la notification du bon de commande.

La livraison est franco de port et d’emballage. Le titulaire supporte les frais, risques et périls du transport, de l’assurance, du dédouanement et de l’octroi de mer, sans frais supplémentaires pour la collectivité. Il avertit le service opérationnel de la date et de l’heure prévues au moins 48 heures à l’avance. Chaque livraison est accompagnée d’un bon indiquant notamment la date d’expédition, le titulaire, les fournitures et leur conditionnement, les lots de fabrication, les prix unitaires hors taxe et les reliquats éventuels.

Les commandes sont étiquetées avec le service destinataire, la désignation de l’article, la quantité et le numéro et la date du bon de commande. L’emballage protège contre l’humidité, la chaleur et les chocs ; il est renforcé pour les conditions climatiques et de transport. Le papier doit être sécurisé pendant sa fabrication, son stockage et son transport, et remis contre signature d’un agent habilité. Toute perte, tout vol ou toute anomalie de livraison doit être signalé sans délai.

Contrôle et traitement des non-conformités

À chaque livraison, la collectivité vérifie les quantités, l’état et l’étiquetage des colis ainsi que la concordance des numéros de lot. Le contrôle qualitatif porte, par sondage, sur au moins une ramette par lot de fabrication : examen visuel et copie pour vérifier les sécurités, par comparaison avec l’échantillon de référence. Les ramettes prélevées restent utilisables ; l’ouverture de toutes les ramettes et des essais en laboratoire ne sont pas requis.

Les défauts peuvent notamment concerner une sécurité absente ou insuffisante, un grammage, un format ou une découpe non conformes, une incompatibilité laser déclarée ou une altération du papier ou de ses sécurités à l’impression ou à la conservation. Le titulaire reconnaît le défaut dans les 5 jours suivant son signalement ; sans réponse dans ce délai, le défaut est réputé reconnu. Un défaut peut être signalé pendant la consommation du lot, au plus tard 10 mois après l’admission de la livraison, si les conditions de stockage préconisées ont été respectées. Les fournitures défectueuses peuvent être refusées ou acceptées avec une réfaction convenue ; à défaut d’accord sur la réfaction, elles sont rejetées. Le titulaire enlève les fournitures refusées à ses frais et livre les remplacements à ses frais, dans le délai engagé pour la catégorie concernée. Le remplacement couvre une quantité égale aux feuilles défectueuses, y compris celles déjà utilisées ou imprimées.