Fourniture de papeterie et de papier

Le marché couvre un assortiment de 144 références, de qualité moyenne gamme, commandées selon les besoins. Il comprend notamment papeterie et cahiers, classement et archivage, écriture et correction, adhésifs, calendriers, consommables, papier et quelques articles de bureau, dont une table pliante polyvalente.

Le papier fait l’objet d’exigences particulières : qualité supérieure, archivage longue durée et compatibilité avec photocopieurs gros volume et couleur, imprimantes laser et jet d’encre, monochromes ou couleur. Il doit notamment être fabriqué à partir de pâte exclusivement ECF, avec une charge minérale stable de carbonate de calcium précipité obtenue dans la même eau que la production papetière. Les prescriptions de permanence Q15-O13 et ISO 9706 sont mentionnées. Au moins 70 % des fibres de bois doivent provenir de forêts gérées durablement, et le procédé de fabrication doit réduire ses impacts au regard des critères de l’écolabel européen.

Commandes et livraisons

Une solution dématérialisée de gestion des commandes est à proposer; son catalogue en ligne est soumis à vérification et validation avant mise en service. Les commandes courantes sont gérées par service, celles de papier étant centralisées. Les commandes peuvent également porter sur des produits hors BPU proposés au catalogue public.

• Une livraison est effectuée par site de commande. Les commandes de papier sont livrées dès réception du bon de commande; aucun minimum de commande n’est prévu.
• Le titulaire assure le transport, le chargement, l’arrimage, le déchargement et la remise des colis à l’intérieur du bâtiment, en main propre. Les véhicules et matériels doivent permettre l’accès au lieu indiqué, y compris dans certains établissements comportant des marches.
• Les commandes ou services ne doivent pas être mélangés dans un même carton. Les paquets, distincts par site, portent une étiquette de contenu et respectent les quantités commandées. Les colis doivent protéger les articles jusqu’au stockage et à l’utilisation, être propres et conformes à la réglementation; un emballage défectueux peut justifier un refus.
• Chaque livraison est accompagnée d’un bon en double exemplaire indiquant date, commande, titulaire, service destinataire, désignation et quantités. Le réceptionnaire vérifie les fournitures en présence du livreur et signe le bon avec la date et les quantités reçues.

Qualité et suivi

La qualité doit rester constante. Les fournitures défectueuses sont échangées; les produits de substitution doivent conserver les qualités initialement proposées et les nouveaux produits sont soumis à approbation préalable. Les fournitures font l’objet d’une vérification quantitative et qualitative simple à la livraison. En cas d’écart, les quantités sont rectifiées contradictoirement; en cas de non-conformité, l’acheteur peut refuser tout ou partie des articles, demander remplacement ou mise en conformité, ou accepter avec réfaction. Toute réclamation doit être traitée sous 8 jours.

Un relevé semestriel de consommation est transmis au plus tard un mois après la période considérée; il présente, par produit et par service, les quantités et montants cumulés.

Pour les emballages, le titulaire privilégie, dans la mesure du possible, les contenants réutilisés ou réutilisables, recyclés ou recyclables, ainsi que la livraison en vrac. Les emballages deviennent la propriété de l’acheteur.