Organisation d’un voyage scolaire

Le prestataire organise le séjour pour un effectif prévisionnel de 62 élèves de CM1 et 8 accompagnateurs. Le trajet combine autocar, train et autocar. Des transferts en autocar entre l’établissement et la gare TGV sont proposés en option à l’aller et au retour. Des autocars peuvent être nécessaires pour les déplacements sur place selon le circuit; les transports en commun dans les capitales doivent être limités au strict minimum pour des raisons de sécurité.

Le programme comprend du temps libre, deux matinées dans une école européenne avec déjeuner à la cantine avec les élèves de P4, une visite guidée d’un musée de la bande dessinée et une visite de la vieille ville. Il prévoit aussi la visite du Parlement européen, à réserver très tôt par le prestataire, un parcours audio-guidé au Parlamentarium et la visite du musée BELvue, consacré à sept thèmes, dont la démocratie, la prospérité, la solidarité, le pluralisme, les migrations et les langues. Trois activités BELvue sont à réserver pour des groupes de 21, 21 et 20 élèves : « Les Schtroumpfs de la démocratie », « Democracity » et « Le ministre, c’est moi ! ».

Hébergement et restauration

L’hébergement est prévu en auberge de jeunesse ou en hôtel 2 ou 3 étoiles selon les normes françaises, à proximité du lieu de séjour; un centre d’hébergement scolaire proche du centre est souhaité si possible, afin de favoriser les déplacements à pied. Les élèves sont logés en chambres multiples non mixtes et les accompagnateurs en chambres individuelles.

Le prestataire prend en charge tous les repas prévus dans la grille, du départ au retour, y compris les dîners, petits-déjeuners, déjeuners à la cantine et paniers-repas. Chaque panier-repas comprend une entrée, un plat principal, un dessert et une bouteille d’eau. Des variantes végétariennes ou sans porc sont fournies sans surcoût, selon les besoins identifiés avant le départ; une solution alternative est également prévue pour les élèves ayant des allergies alimentaires.

Réservations, accompagnement et assurances

Le prestataire réserve et paie toutes les entrées aux sites, musées et monuments du programme, et fournit un dossier pédagogique complet comprenant notamment des plans, des fiches pédagogiques, des questionnaires ou des quiz.

Il assure une assistance 24 h/24 et 7 j/7 pour les aléas ou incidents et détaille les moyens mobilisés ainsi que les actions couvertes. L’offre comprend une assurance annulation individuelle et une assurance annulation collective toute cause, y compris en cas de force majeure s’imposant à l’un des contractants. Elle prévoit le remboursement des sommes versées en cas d’annulation totale à la suite d’une directive ministérielle ou académique, notamment pour confinement, interdiction de voyage, pandémie ou événement climatique. Les candidats précisent les tarifs, les conditions de mise en œuvre et les éventuelles franchises.