Organisation d’un voyage en Grèce

Le titulaire organise un voyage en Grèce pour un groupe de seniors et centralise les réservations et la coordination des prestataires. Il recherche les itinéraires possibles et les tarifs, puis remet un devis détaillé accompagné d’un programme journalier précis et, le cas échéant, de propositions alternatives. Le programme précise notamment les modes de transport, l’autocar et l’hébergement proposés.

Le CCAS prévoit les inscriptions en novembre 2026 et communique le nombre définitif de participants au plus tard le 31 décembre 2026. Le titulaire conserve jusque-là le nombre maximal de places prévu. Des inscriptions ultérieures sont possibles avec son accord préalable. Les effectifs sont chiffrés par tranches de 20 à 30, de 31 à 40 et de 41 à 50 personnes ; le minimum requis est de 20. En dessous de ce seuil, le CCAS annule le voyage sans indemnité. En cas d’annulation pour insuffisance de participants au moins 60 jours avant le départ, aucune indemnité ne peut être demandée au CCAS. Le groupe voyage ensemble sur le même avion à l’aller et au retour.

Transports, hébergement et repas

Le forfait comprend le trajet en bus entre Saint-Germain-lès-Arpajon et l’aéroport de Paris, l’assistance à l’aéroport, le transport aérien direct depuis Paris sur vols réguliers, les transferts et le transport des bagages. Un représentant du titulaire accueille le groupe à l’aéroport pour les formalités d’embarquement. Un guide-accompagnateur local francophone accompagne le groupe pendant le circuit et est présent pour les formalités d’embarquement au retour. Sur place, un autocar réservé exclusivement au groupe, de capacité suffisante, climatisé et équipé de ceintures de sécurité assure les déplacements ; le titulaire fournit la liste des transferts internes avec les noms des compagnies.

L’hébergement est en hôtels de 3 étoiles minimum ou de classement similaire. Les chambres et espaces fréquentés par les participants doivent être accessibles ; si les chambres ou espaces communs sont à l’étage, un ascenseur est obligatoire. Les chambres sont disponibles dès l’arrivée et au moins jusqu’au petit déjeuner du jour du départ. Un hébergement en centre-ville ou près du centre est privilégié ; si le site est excentré, le titulaire prévoit les moyens de transport nécessaires. Le descriptif des lieux d’hébergement doit être actualisé et précis.

La pension complète prévoit trois repas par jour, boissons incluses, dont le café au déjeuner. Le forfait précise aussi que les boissons (vin, eau et café) sont comprises à tous les repas et couvre la pension complète du déjeuner du premier jour au déjeuner du dernier. Certains repas peuvent être pris hors de l’hébergement. Les repas sont servis à heures fixes sauf sorties programmées, sont consistants et équilibrés, tiennent compte des régimes particuliers et comprennent au minimum deux repas typiques ou folkloriques. Une soirée à thème est obligatoire.

Activités, assistance et sécurité

Le programme prévoit des visites des principaux sites touristiques, des activités de découverte adaptées aux seniors et accessibles, des temps de repos entre les activités et deux demi-journées de temps libre. Les droits d’entrée, visites, excursions et monuments sont à la charge du titulaire ; des dégustations sont également prévues. Les activités spécifiques ou à risques sont encadrées par des personnes diplômées. Si une activité ne peut avoir lieu, le titulaire propose un remplacement sans dépense supplémentaire pour le CCAS et l’en informe.

Le forfait comprend notamment une gratuité au minimum pour l’accompagnant, la garantie APST, le Wi-Fi, un guide du pays dans chaque pochette de voyage, ainsi que les assurances assistance, responsabilité civile, rapatriement, bagages, annulation et crise sanitaire. L’assurance annulation du groupe doit couvrir les intempéries, catastrophes naturelles, attentats ou autres problèmes de sécurité internationaux, les maladies antérieures et les risques sanitaires ; ses conditions détaillées sont fournies avec l’offre.

Le titulaire assure l’assistance des participants et du CCAS pendant le séjour, les démarches en cas d’aléa (dont perte de bagage ou rapatriement sanitaire) et le suivi du dossier auprès des participants et du CCAS. Il aide également les participants à porter réclamation pendant le séjour ou après leur retour. Un numéro d’urgence est communiqué pour les nuits, jours fériés et week-ends. Les lieux d’hébergement doivent permettre l’accès des secours de jour comme de nuit et disposer d’un téléphone en libre accès 24 h/24. Pour des soins ne nécessitant pas les secours, le titulaire assure le transport vers le cabinet médical ou la pharmacie la plus proche, ou met un véhicule conforme à disposition. Lorsque le CCAS signale des participants handicapés autonomes, le titulaire prévient ses fournisseurs afin qu’ils facilitent leur déplacement et appliquent, le cas échéant, les réductions disponibles.

Avant le départ, le titulaire organise avec les services du CCAS une réunion d’information générale destinée aux voyageurs et remet un carnet de voyage à chaque participant. La réunion présente notamment les consignes de voyage et de sécurité ainsi que les lieux et horaires de rendez-vous. Après le retour, le titulaire remet au pouvoir adjudicateur un rapport faisant le bilan du séjour : déroulement global, comportement des seniors, problèmes rencontrés et résolutions, intérêt pour les activités et propositions d’amélioration. Le protocole sanitaire en vigueur au moment du séjour doit être respecté pour les transports, l’hébergement, les activités, les personnels et l’organisation du séjour.