Organisation de séjours de vacances d’hiver

Organisation de séjours à la montagne pendant la totalité des vacances scolaires de la zone C, pour environ 50 places. Le séjour dure 8 jours, voyages compris, pour chaque semaine concernée. Le titulaire prend en charge les enfants depuis le départ des Lilas jusqu’à leur retour et propose une organisation différenciée pour les 6-9 ans et les 10-12 ans.

Transport et implantation

Le train est le mode de transport imposé. Les animateurs accompagnent les enfants pendant les trajets; l’effectif d’encadrement en convoyage respecte les normes applicables. Une prestation bagages pour les départs et arrivées à la gare de Lyon peut être proposée. Le titulaire fournit un panier-repas au retour, sauf si le groupe a déjeuné avant de quitter le centre; pour toute arrivée aux Lilas après 15 h 30, il prévoit aussi un goûter et de l’eau, laquelle doit toujours être disponible en quantité suffisante.

Le centre doit être situé à une altitude permettant la pratique du ski alpin, à environ vingt minutes du domaine skiable. L’hébergement doit être adapté aux accueils collectifs de mineurs et déclaré auprès des services compétents. Sont notamment souhaités des chambres de 2 à 6 lits, des sanitaires complets à proximité, des salles d’activités, une bibliothèque et des espaces sportifs. Les draps jetables sont interdits. Les chambres, salles d’activités et espaces de restauration sont entretenus quotidiennement; le linge des enfants est nettoyé en cas de besoin et la literie changée aussi souvent que nécessaire. Les extérieurs doivent être clos ou sécurisés et interdits au public; des services médicaux doivent se trouver à proximité.

Restauration et activités

La pension complète comprend quatre repas quotidiens pour les enfants : petit-déjeuner échelonné, déjeuner, goûter et dîner. Les repas sont préparés sur place, sans sous-traitance, en quantités adaptées à l’âge et aux activités; les enfants peuvent prendre le temps de manger et se resservir. Les menus équilibrés prévoient des spécialités locales, privilégient les produits frais et locaux et limitent les plats préparés et conserves. Le déjeuner est pris au centre, sauf pique-nique exceptionnel. Des repas répondant aux allergies et régimes spécifiques, ainsi que des repas sans porc et/ou sans viande, doivent être possibles.

Le ski alpin est l’activité principale et plusieurs séances sont impérativement proposées. Des moniteurs ESF diplômés, en nombre suffisant, encadrent les séances; le titulaire finance forfaits, location d’équipement et transport des groupes. Chaque enfant dispose de skis, bâtons, chaussures et casque, récents et en bon état. Les groupes sont organisés par niveau, avec un moniteur ESF et un animateur. Pour le ski pratiqué avec les seuls animateurs, ceux-ci doivent avoir le niveau suffisant pour garantir la sécurité. Des activités complémentaires (ski de fond, raquettes, chiens de traîneaux, patinoire), visites et activités régionales peuvent compléter le programme; transports en car et entrées sont à la charge du titulaire. En cas d’impossibilité de skier dans les stations proches, un programme de substitution doit être prévu, présenté avant le séjour et soumis à l’accord de la Ville. Le programme inclut des temps de repos, notamment pour les plus jeunes.

Encadrement et suivi

Le titulaire assure l’organisation, la garde et la surveillance des enfants à tout moment, y compris pendant les repas, activités et la nuit; un animateur d’astreinte dort au même étage que les enfants. Il communique avant chaque séjour la composition de l’équipe : directeur titulaire d’un BPJEPS, BEATEP ou BAFD (ou équivalent) avec expérience, animateurs BAFA (ou équivalent) en nombre suffisant, et assistant sanitaire qualifié titulaire au minimum du PSC1, dédié au sanitaire et identique pendant tout le séjour. Au moins un membre de l’équipe d’encadrement est titulaire du PSC1; les activités sportives sont encadrées par des animateurs spécialisés titulaires d’un brevet sportif d’État ou équivalent. L’équipe technique comprend au minimum un cuisinier diplômé, des agents de restauration en nombre suffisant et des agents assurant la propreté et l’hygiène des locaux.

Une réunion de préparation avec la collectivité et une réunion de présentation aux familles sont obligatoires pour chaque séjour; cette dernière a lieu environ quatre semaines avant le départ et s’appuie sur des supports iconographiques. L’offre précise les moyens de communication avec les parents et la fréquence des appels autorisés. Le titulaire transmet sans délai à la Ville tout problème survenant pendant le séjour, ainsi que des photos après le séjour. Il fournit les dossiers d’inscription au service Éducation au plus tard début décembre 2026, puis les informations nécessaires au plus tard trois semaines avant le départ; le nombre exact de participants est confirmé au plus tard dix jours avant le départ. Les frais du séjour incluent notamment transports, transferts vers les gares, personnel, téléphone, photocopies, activités, repas et blanchisserie pour les séjours excédant une semaine. Le titulaire prend en charge les soins médicaux et transmet ensuite à l’acheteur les factures et justificatifs originaux. Il souscrit une assurance couvrant notamment annulation, rapatriement, accidents, bagages, intoxication, catastrophes naturelles et terrorisme.