Organisation de séjours hiver pour enfants et jeunes

Transport

• Mise en place des transports aller/retour et transferts locaux ; modes privilégiés : train ou avion pour longs trajets, cars grand confort pour déplacements routiers (véhicules récents, norme Euro 6 min., ceintures, soutes bagages).
• Pas de voyage de nuit ; trajets directs privilégiés (éviter correspondances > 1h30).
• Organisation du pointage à l'embarquement et procédures d'accueil/retour des familles ; encadrement renforcé à bord (animateur en tête et en queue de véhicule).
• Prise en charge et acheminement des bagages, gestion des pertes/vols à la charge du titulaire avec information aux familles.

Hébergement

• Hébergement en centres de vacances, gîtes ou hôtellerie en pension complète ; capacité maximale recherchée ~180 couchages et homogénéité des lieux entre groupes.
• Séparation des chambres garçons/filles, chambres animateurs distinctes à proximité ; fournitures : draps, couvertures, couettes.
• Exigences de sécurité, accessibilité et équipements (infirmerie, salle de séchage, sanitaires, salle à manger, cuisine, locaux sécurisés).
• Substitution d'hébergement possible en cas d'indisponibilité avec équivalence de prestations, prix et durée.

Restauration

• Repas en pension complète : petit-déjeuner, déjeuner (ou pique-nique selon sorties), goûter, dîner ; menus équilibrés, adaptés aux âges et aux allergies.
• Au moins un produit issu de l'agriculture biologique par jour ; proposer un repas sans porc et une option végétarienne chaque jour.
• Menus transmis une semaine avant le séjour ; respect des règles d'hygiène et actions de lutte contre le gaspillage alimentaire.

Trousseau et blanchissage

• Gestion du trousseau fourni et contrôle à l'arrivée et au retour si prise en charge du blanchissage ; lavage hebdomadaire pour séjours > 8 jours ; gestion/indemnisation des pertes/vols.

Encadrement

• Composition minimale : directeur, 1-2 directeurs adjoints, assistant sanitaire, animateurs selon taux d'encadrement conformes aux normes (environ 1 animateur pour 8 à 12 jeunes selon âge).
• Remplacement systématique en cas d'absence ; transmission des éléments de l'équipe ; astreinte 24/24 pendant les séjours.
• Option : fourniture de personnel d'encadrement par le titulaire en tranche optionnelle ; sinon, encadrement assuré par l'autorité publique selon modalités prévues.

Activités et matériel pédagogique

• Fourniture d'un programme d'activités conforme au cadre pédagogique fourni : activités ludiques, sportives et culturelles, matériel adapté et en bon état.
• Aucune activité payante en sus sans accord ; remplacement d'activités non réalisables par équivalents sans surcoût.
• Pour séjours ski : 5 cours encadrés par moniteurs diplômés (ESF ou équivalent), 2 h/jour, tests et diplômes organisés ; animateurs accompagnants obligatoires sur pistes.

Gestion des incidents et suivi sanitaire

• Prise en charge des interventions médicales, trousse/pharmacie fournie, transmission des documents médicaux et d'assurance.
• Procédures de rapatriement disciplinaire et sanitaire ; frais pris en charge par le titulaire selon conditions définies.

Suivi, contrôle qualité et communication

• Réunions d'information préalables, bilans post-séjour et rapport remis dans le mois suivant le retour.
• Communication quotidienne via application (compte-rendu, photos), astreinte 24/24 et numéro d'astreinte communiqué.
• Accès et visites de contrôle possibles à tout moment ; obligation de remédier aux non-conformités sous 24 h et sanctions prévues en cas de manquement.

Exigences complémentaires

• Respect des PAI (alimentaire et sanitaire), accueil des enfants en situation de handicap, mesures de sécurité et laïcité, présence d'un véhicule pour urgence, interdiction de tâches ménagères lourdes pour les jeunes.