Organisation d’un séjour scolaire au ski

Le titulaire assure une solution globale coordonnant le transport, l’hébergement, les repas, l’accès au domaine skiable, la location du matériel, les cours et les assurances comprises. Il reste l’interlocuteur de l’acheteur et coordonne les prestataires mobilisés.

Transport et hébergement

Le transport aller-retour en autocar comprend les bagages, le carburant, les péages, le stationnement et les autres frais nécessaires. Les déplacements locaux indispensables doivent être précisés dans l’offre. Celle-ci indique la capacité du véhicule, les horaires prévisionnels et les modalités de transport des bagages, ainsi qu’une procédure de remplacement en cas de panne ou d’incident.

L’hébergement comprend quatre nuits. L’offre doit préciser l’établissement, son adresse et sa catégorie, sa capacité, la répartition prévisionnelle des chambres, les équipements et services, la distance ou le temps de trajet vers les pistes, le stockage sécurisé du matériel et les modalités d’arrivée et de libération des chambres. Tout changement d’établissement est soumis à l’accord préalable de l’acheteur et doit proposer des caractéristiques et un niveau de prestation au moins équivalents.

Repas

La pension complète comprend le dîner du premier soir, les petits-déjeuners du lendemain jusqu’au dernier jour, les déjeuners et dîners intermédiaires, ainsi que le déjeuner du dernier jour. Un pique-nique à emporter est également fourni pour le repas du soir pendant le trajet retour, conditionné pour le transport et remis au groupe avant le départ. Les repas doivent être suffisamment consistants et variés pour un séjour sportif en montagne. Les allergies, contraintes alimentaires et régimes particuliers signalés par l’acheteur doivent être pris en compte selon des modalités convenues avant le séjour.

Ski, matériel et encadrement

Les forfaits de remontées mécaniques et la location du matériel sont prévus pour quatre jours. L’offre précise le domaine couvert, les conditions et restrictions d’utilisation en fin de saison, ainsi que les dispositions en cas de fermeture totale ou partielle ou d’impossibilité d’utiliser les forfaits.

Le matériel comprend notamment skis, chaussures, bâtons et casque. Il doit être en bon état, entretenu, adapté à la taille et au niveau des participants et conforme aux exigences de sécurité applicables. Le titulaire organise la prise des tailles, l’essayage, la distribution et la restitution, et prévoit le remplacement du matériel défectueux ou inadapté.

Les cours sont organisés pour deux groupes et dispensés par des professionnels qualifiés et autorisés à exercer. L’offre doit préciser l’effectif maximal par groupe, le nombre et la durée des séances, le volume horaire total, les niveaux pris en charge, la constitution des groupes, les qualifications des encadrants, l’organisme chargé des cours le cas échéant, les rendez-vous et les adaptations ou annulations possibles en cas de météo défavorable. Le volume exact des cours n’étant pas arrêté, l’offre doit expliciter comment les cours s’articulent avec les quatre jours de forfait et de matériel.

Coordination, aléas et incohérences à clarifier

Avant le départ, le titulaire transmet le programme détaillé, les coordonnées des prestataires, les horaires, les modalités d’accès aux forfaits et au matériel, l’organisation des cours et les coordonnées d’urgence. Il informe sans délai l’acheteur d’un incident susceptible de perturber le séjour et propose les mesures correctives nécessaires. L’offre décrit les solutions de remplacement et les réductions ou remboursements applicables en cas de manque de neige, fermeture du domaine, météo empêchant la pratique ou indisponibilité du matériel ou d’un encadrant ; ces modalités doivent être cohérentes avec les pièces administratives.

Le programme prévoit un départ tôt le premier jour et un retour après le déjeuner le dernier jour, alors que forfaits et matériel sont prévus pour quatre jours. Le candidat doit proposer un planning cohérent et un horaire de retour réaliste ; le programme définitif est validé par l’acheteur. L’effectif est à harmoniser : le CCTP indique 48 participants et 5 accompagnateurs, tandis que le règlement et le bordereau mentionnent 53 participants ; le CCAP demande aussi de confirmer le traitement des accompagnateurs.

Le prix du séjour doit inclure les assurances annoncées comme comprises. L’offre précise garanties, risques couverts, plafonds, franchises, exclusions, démarches en cas de sinistre et coordonnées de l’assureur ou de l’assistance ; elle distingue, lorsqu’elles sont proposées, assurance voyage et transport, assistance et rapatriement, et garanties liées aux accidents de ski. Des justificatifs peuvent être demandés.