Organisation d’un séjour hivernal à la neige

Organisation d’un séjour à la neige comprenant l’accueil et l’encadrement de 40 enfants et jeunes de 8 à 17 ans, les transports, l’hébergement, la pension complète, les activités et les moyens nécessaires à leur pratique. Les propositions d’activités sont adaptées aux tranches d’âge 8–10 ans, 11–14 ans et 15–17 ans, sauf activités organisées par niveau, notamment le ski alpin.

Hébergement, restauration et accueil

Le centre, exclusivement réservé au prestataire, est situé près d’un village montagnard, des pistes, de services médicaux et de commerces. L’altitude minimale est indiquée comme « 800/1 000 m » et les pistes doivent être accessibles aux débutants. La structure en dur doit être agréée pour l’accueil collectif de mineurs et conforme aux exigences d’hygiène, de sécurité et du plan Vigipirate. Elle comprend au minimum une salle dédiée aux activités manuelles et culturelles, à l’éveil, aux animations et aux réunions, un espace Wi-Fi et une salle de séchage avec rangement pour le matériel de glisse.

Les chambres comportent au maximum 8 lits, avec un enfant par lit, rangements individuels et salle d’eau privative ; les encadrants logent au même étage que les enfants dont ils ont la charge. Les draps sont fournis et le personnel de l’établissement nettoie les chambres chaque jour, avec désinfection suivant les protocoles en vigueur. Le bâtiment comprend aussi une infirmerie close avec pièce de consultation et armoires verrouillables, chambres d’isolement en nombre suffisant, sanitaires complets et chambre avec sanitaires pour la personne assurant le service sanitaire.

La pension comprend le petit-déjeuner, deux repas et un goûter. Les déjeuners et dîners sont chauds pour le plat principal ; des spécialités régionales figurent au menu au moins deux fois. Les repas tiennent compte des régimes, habitudes, intolérances et allergies, avec des grammages adaptés aux tranches d’âge et aux adultes accompagnants. Des paniers pique-niques individuels avec boissons sont prévus pour chaque déplacement et pour le jour du départ. Le service des repas est assuré à table par le personnel de l’établissement, en un ou deux services si nécessaire.

Activités et encadrement

Le programme indique clairement la teneur, la fréquence et le coût des activités, et comprend au moins une visite et deux animations. Une visite accompagnée est prévue pour chaque tranche d’âge ; les frais de réservation et d’entrée sont intégrés à l’offre. Le programme des 15–17 ans est principalement axé sur les sports de glisse, avec davantage de ski alpin ou d’autres activités de glisse et une journée avec repas en haut des pistes.

• Ski alpin proposé à tous : au moins 2 heures par jour ou réparties en demi-journées, avec un minimum garanti de 10 heures sur le séjour ; moniteurs agréés par l’École nationale des sports de montagne, rémunération comprise dans l’offre.
• Tests de capacité et insignes pris en charge par le prestataire ; activités complémentaires possibles, dont luge, patinoire, raquettes, randonnée, ski de fond, visites et découverte du patrimoine local.
• Location du matériel de ski, dont chaussures, bâtons et casques, forfaits de remontées mécaniques et tout matériel nécessaire aux activités proposées.
• Directeur et animateurs BAFA en nombre suffisant selon la réglementation applicable ; présence de l’équipe du départ au retour et pendant les activités ; un animateur au minimum titulaire du PSC1 assure le rôle d’assistant sanitaire.

Le projet éducatif prévoit notamment prévention, mixité sociale, socialisation, autonomie, responsabilité, épanouissement et découverte du patrimoine gastronomique et historique. L’équipe d’encadrement en prend connaissance.

Transports, santé et assurances

Le transport de début et de fin de séjour est effectué soit en TGV direct de jour, soit en autocar de grand tourisme agréé et conforme à la réglementation française applicable au transport collectif d’enfants ; les toilettes doivent être accessibles. Les bagages peuvent être transportés par camion. Les transports intermédiaires et les déplacements vers les visites sont assurés par un transporteur agréé ; leurs frais sont compris dans l’offre. Une inspection de l’autocar au départ peut être effectuée par le groupement de gendarmerie.

Le prestataire prend en charge les soins médicaux et leurs frais, les produits pharmaceutiques d’urgence et les déplacements nécessaires aux soins ; à défaut, la structure fournit un véhicule motorisé au personnel accompagnant. L’assurance couvre les enfants, les jeunes et l’équipe d’encadrement, y compris le rapatriement sanitaire et le transport ; sont également prévues les assurances accidents, responsabilité civile et locative à la charge de l’organisme d’accueil. Le blanchissage du linge de corps des enfants et du linge de maison est réalisé si nécessaire.

Communication et éléments attendus

Le centre permet l’accès à Internet et des moyens de communication avec les familles, par exemple un blog. Un référent communal a un contact journalier avec un encadrant. Le prestataire recueille l’accord explicite des parents pour l’exploitation des photographies par la municipalité. Il propose deux dates de présentation du séjour en présentiel aux familles. Au retour, le directeur remet les photos et les questionnaires de bilan remplis par les jeunes dans le bus ; la réception du bilan conditionne le service fait et le règlement.

Le dossier de réponse comprend notamment un projet de convention de partenariat, un mémoire technique de 30 pages maximum, l’immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours, l’autorisation d’ouverture du centre, les projets éducatif, pédagogique et d’activités, les menus, l’attestation de qualification du personnel, les pièces relatives à l’hygiène et à la sécurité et les références du transporteur et du prestataire. En cas de crise sanitaire, les protocoles en vigueur s’appliquent aux transports, déplacements, lieux de vie et activités. La commune peut annuler le séjour sans pénalité au plus tard 15 jours avant le départ, suivant les restrictions gouvernementales.