Organisation du salon des usages numériques Tech’Inn Vitré

Concevoir, organiser, coordonner et promouvoir les trois éditions potentielles du salon Tech’Inn Vitré, centré sur les robots et l’intelligence artificielle. L’événement doit rendre les usages numériques accessibles et pédagogiques, valoriser l’innovation du territoire et favoriser les échanges entre entreprises, établissements scolaires, familles, jeunes adultes et seniors.

Le salon se déroule sur trois jours, avec une journée du vendredi orientée vers les professionnels et les établissements scolaires, puis un week-end destiné au grand public. Il comprend une salle de démonstration de 570 m² avec espace cafétéria attenant et un espace de conférence sur scène. Le site dispose déjà d’une équipe technique, de matériel scénique, de tables et de chaises.

Programme et mobilisation des participants

Le titulaire définit les axes et le programme de chaque édition, coordonne l’ensemble de l’événement et mobilise les ressources locales, notamment les entreprises, Le FIVE, le Cluster RFID et les espaces multimédias. Le programme associe :

• Des présentations, démonstrations, utilisations et essais par les visiteurs dans l’espace d’exposition
• Des conférences, ateliers thématiques, battles de robots et événements autour des drones
• Des conférences et tables rondes à destination des professionnels
• Des formats de type TedX pour le public particulier

Les thématiques abordent notamment l’éducation, la culture, l’économie, la santé, la citoyenneté, la créativité, la conception numérique, la robotisation industrielle, l’IA, la domotique, le maintien à domicile et les robots ménagers.

Coordination et logistique

La prestation couvre la recherche et la gestion des engagements des exposants et intervenants, la coordination du programme, l’accueil des exposants, le cadrage et la préparation des intervenants, ainsi que l’organisation logistique : matériel de l’espace d’exposition, sonorisation, signalétique intérieure et temps de pause ou déjeuner des exposants.

Le titulaire reste l’interlocuteur principal de Vitré Communauté. Il peut mobiliser une équipe spécialisée ou sous-traiter certaines missions, sous réserve d’assurer la coordination de cette sous-traitance. Pour chaque conférencier pressenti, une vidéo doit être incluse dans l’offre afin de permettre l’appréciation de la qualité de son intervention.

Communication et accueil

Élaborer et mettre en œuvre le plan de communication, sous le contrôle de Vitré Communauté. Chaque BAT, support, document ou courriel destiné aux usagers ou à la presse doit être validé par le service Communication de Vitré Communauté.

L’entrée du public est gratuite. La participation des exposants est gratuite selon un concept de base à définir, avec la possibilité de proposer des niveaux payants comprenant des services supplémentaires et une visibilité accrue. Les frais d’hébergement, de transport et de restauration des conférenciers sont à prendre en charge. Le titulaire doit également obtenir les autorisations d’enregistrement vidéo et audio des conférences et des formats TedX.

Pilotage et interfaces

Les étapes de pilotage comprennent le calage des attentes, contacts et ressources, la définition du projet et du programme général, la communication et les points d’étape, la validation du programme détaillé avec identification des intervenants, puis les derniers calages avant l’événement. Les échanges avec le directeur des opérations s’effectuent par téléphone et par courriel autant que nécessaire. Les prestations doivent respecter les normes et spécifications techniques en vigueur à la date du contrat.