Organisation d'un meeting aérien

Le titulaire conçoit, organise, coordonne, prépare et réalise un meeting aérien grand public. Il assure la direction générale, la coordination des intervenants, les réunions préparatoires, le pilotage par un chef de projet, le rétroplanning et le suivi d'un planning détaillé.

Programmation aérienne et accompagnement des équipages

Le plateau aérien, soumis à la CCFL, comprend au minimum une vingtaine de démonstrations d'environ 10 minutes. Il peut associer avions militaires français et étrangers, avions civils, avions historiques, reconstitutions mémorielles, hélicoptères, parachutistes, voltige aérienne et avions exposés au sol. La proposition précise les engagements ou pré-accords obtenus et valorise les associations aéronautiques du territoire.

Le titulaire prend en charge, pour les pilotes et prestataires, l'hébergement selon leurs critères, la restauration, les moyens de locomotion et les demandes spécifiques nécessaires à leur venue.

Autorisations, sécurité aérienne et secours

Le titulaire assure les relations avec les autorités administratives, aéronautiques, militaires, de sécurité, de secours et les collectivités concernées. Il prépare notamment le dossier de manifestation aérienne, l'étude de sécurité, l'étude de risques, le plan de secours, les plans de circulation, le dossier préfectoral et la mise en place d'une zone restreinte temporaire via le Service de l'information aéronautique.

Il produit un plan général de sécurité et met en place :

• le contrôle des accès, le filtrage et les palpations réglementaires ;
• un PC sécurité, le gardiennage, la sécurité incendie et un niveau SSLIA adapté ;
• des secouristes en nombre suffisant, un poste médical, du barriérage et une signalétique de guidage du public.

La réglementation applicable comprend notamment le règlement (UE) 2015/1998, l'arrêté du 10 novembre 2021 relatif aux manifestations aériennes et l'arrêté préfectoral applicable à l'aérodrome. Une procédure de déclassement côté piste doit être suivie d'une mesure de décontamination.

Structures et moyens techniques

La fourniture comprend notamment podium, scène, chapiteaux, barnums, espaces VIP, espace presse, loges pilotes, dispositifs anti-intrusion et barriérages. Le titulaire fournit également les éléments nécessaires au bon déroulement, les groupes électrogènes, l'alimentation de secours, le câblage et la sonorisation du site.

La prestation inclut la musique, l'animation et la présence d'un maître de cérémonie présentant et expliquant les vols lors de chaque passage, ainsi que le carburant nécessaire aux essais, aux vols et aux répétitions.

Accueil, restauration et animation du site

Le titulaire organise l'accueil sécurisé des visiteurs, la gestion des flux routiers et piétonniers, un accueil PMR avec espace réservé, les points d'eau, les toilettes si les installations existantes sont insuffisantes, la restauration et les stands de rafraîchissement, avec une diversité de choix et de prix.

Il répartit les emplacements du village de partenaires, comprenant espaces exposants, espace institutionnel avec un stand CCFL aménagé par la collectivité, espaces armés et restauration, et démarche les exposants.

Communication et stationnement

La prestation comprend la création de l'affiche, de l'identité graphique et du programme, l'impression des affiches, bâches et flyers, la promotion sur les réseaux sociaux et l'achat d'espaces publicitaires print et web. La CCFL et ses partenaires relaient les supports sur le territoire.

Le titulaire organise et gère les parkings visiteurs, PMR, VIP et exposants, leur sécurité et les flux. Il étudie la location de navettes lorsque les parkings relais sont éloignés de plus de 10 minutes à pied, recherche les accords d'utilisation de parcelles agricoles et de parkings privés ou commerciaux, et prévoit un espace vélos près de l'entrée, dont la gestion ne lui incombe pas.

Ressources humaines et pilotage

Les moyens comprennent un directeur d'événement, un responsable sécurité, un responsable logistique, un directeur des vols et son adjoint, une convention avec le SNA Nord pour l'activation de la TWR, un régisseur technique et des coordinateurs de bénévoles. Le titulaire recrute, forme, encadre et coordonne les bénévoles.

Recettes et livrables

Dans le cadre d'une convention de mandat, le titulaire commercialise, vend et contrôle les titres d'accès physiques ou dématérialisés et recouvre les redevances d'occupation temporaire du domaine public ainsi que les autres recettes autorisées. Il met en œuvre les paiements en espèces, par carte bancaire et par solutions dématérialisées, garantit la continuité de l'encaissement, assure la traçabilité, tient une comptabilité distincte, sécurise les fonds, produit un état détaillé par catégorie et reverse les sommes selon les modalités convenues.

Les tarifs sont préalablement approuvés par délibération du Conseil communautaire. Le titulaire doit pouvoir justifier à première demande les encaissements, reversements et modalités de calcul ou de répartition.

Les livrables comprennent notamment les plans DAO en DWG et PDF, le planning détaillé, les plans de circulation, le plan de sécurité, la cartographie des risques, le plan de stationnement et d'accès, le dossier préfectoral, les guides des exposants et des bénévoles et les supports de communication. Le titulaire remet aussi les plannings de montage, répétitions, exploitation du site et démontage, ainsi qu'une note sur les enjeux sécuritaires.

Cinq réunions sont prévues au minimum : lancement, validation de la programmation et de l'organisation, sécurité et logistique, répétition générale et bilan du meeting.