Organisation logistique d’un voyage scolaire

Organisation des transports, hébergements, repas, assistance et visites en Pologne pour un groupe de référence de 52 personnes : 48 élèves et 4 accompagnateurs. Le programme pédagogique parisien est organisé directement par l’établissement ; le titulaire assure les prestations logistiques nécessaires à son déroulement intégral, sans facturer les visites parisiennes.

Transports et bagages

• Autocars adaptés à 52 personnes, avec place suffisante pour les bagages, conformes aux règles de sécurité et aux temps de conduite, de repos et d’amplitude. Les frais nécessaires de péage, stationnement et circulation sont inclus. Les déposes et reprises doivent tenir compte des restrictions et des emplacements accessibles aux autocars.
• Le transport terrestre en France comprend les transferts et déplacements du programme, notamment les arrivées impératives à Paris à 10 h 30 dans le Marais, à Bobigny au plus tard à 12 h 45 et au Père-Lachaise à 15 h puis au Mémorial de la Shoah à 17 h. Après le Mémorial, le groupe est acheminé vers le lycée à Calais.
• Vols aller-retour entre Paris et Cracovie, sur une compagnie autorisée à opérer dans l’Union européenne. Départs autorisés de Paris-Charles-de-Gaulle ou Paris-Orly ; Paris-Beauvais et Paris-Vatry sont exclus. Les participants voyagent ensemble. Un petit bagage personnel placé sous le siège est inclus par participant ; toute autre franchise est décrite et chiffrée. Les horaires doivent préserver les activités obligatoires et leurs arrivées impératives.
• En Pologne, transferts entre l’aéroport, l’hébergement et les sites de la visite, avec véhicules adaptés au groupe et réservés à celui-ci lorsque nécessaire. L’offre précise les liaisons entre Auschwitz I, la Judenrampe, Birkenau et les bunkers I et II, ainsi que le mode de transport retenu.
• Si la conservation des bagages principaux en France est retenue, la solution doit être sécurisée et décrire le lieu de stockage, les mesures de sécurité, l’accès, la restitution et la couverture d’assurance contre le vol, l’effraction, la perte, la détérioration ou le sinistre. Le stockage non sécurisé dans un véhicule laissé sans dispositif adapté n’est pas admis.

Hébergement et restauration

Hébergement en hôtel d’au moins 2 étoiles ou en auberge de jeunesse de confort équivalent. Les chambres élèves accueillent au maximum 6 personnes ; chacun des 4 accompagnateurs dispose d’une chambre individuelle avec sanitaires privatifs. Le groupe est regroupé autant que possible, dans des locaux propres et conformes aux normes de sécurité. L’offre indique les hébergements et les temps prévisionnels de trajet ; pour Paris, le trajet vers le premier site du lendemain ne doit pas excéder environ 30 minutes en circulation normale.

La restauration comprend les petits-déjeuners, repas et paniers-repas prévus au programme : déjeuner assis dans un restaurant de cuisine juive dans le Marais, dîners, ainsi que paniers-repas du midi et un second panier-repas avant le retour vers Calais. Le dîner du soir du retour varie selon le scénario retenu : en France pour le scénario A, en Pologne pour le scénario B.

Chaque panier-repas comporte au minimum un élément principal (sandwich garni, salade composée ou équivalent), un accompagnement, un produit laitier ou équivalent, un fruit ou dessert, une boisson individuelle et les couverts, serviettes et consommables nécessaires. Il est complet, équilibré et suffisamment consistant ; il ne peut être constitué exclusivement de conserves, produits appertisés ou produits secs de longue conservation. La chaîne du froid est respectée jusqu’à la remise au groupe lorsque les denrées l’exigent. Les allergies, intolérances et régimes particuliers communiqués par l’établissement sont pris en compte.

Visite en Pologne et organisation

La visite obligatoire d’Auschwitz-Birkenau dure effectivement 8 heures et comprend Auschwitz I, Birkenau, la Judenrampe et les bunkers I et II. Le titulaire assure les réservations, formalités, éventuelles gratuités scolaires et un guidage francophone ; les contraintes officielles du site ne doivent pas conduire à réduire la durée ou le contenu essentiel.

L’offre chiffre intégralement les deux configurations de retour : scénario A, retour de Pologne le jeudi soir puis nuitée en région parisienne ; scénario B, nuitée en Pologne puis vol retour le vendredi matin. Dans les deux cas, les transports, repas et hébergements doivent permettre le programme parisien complet. Les deux configurations sont analysées séparément.

Un interlocuteur est identifié avant le départ et un numéro d’urgence est joignable 24 h/24 pendant le séjour. Le titulaire fournit un carnet de voyage électronique récapitulant horaires, hébergements, transferts, contacts, assurances et numéros d’urgence, et informe l’établissement sur les formalités administratives utiles et les délais de transmission des listes nominatives.