Organisation du forum jeunesse

Espaces et aménagements

• Conception et aménagement d'un espace d'exposition de 55 stands d'environ 5 m² chacun, chaque stand équipé d'une table et de 4 chaises, multiprise et connectivité Wi‑Fi.
• Prévision d'emplacements véhicules (2–3 vans/bus) et d'espaces dédiés aux ateliers (3–4 ateliers) avec mobilier modulable.
• Mise en place d'un espace petit-déjeuner inaugural et d'un espace restauration pour environ 180 personnes (mobiliers type mange-debout, tables pour paniers repas, gestion boissons/consommables).
• Signalétique verticale et horizontale, badges et tours de cou, imprimante/ordinateur pour l'accueil, protections de sols adaptées (éviter moquette).

Logistique, matériel et montage

• Fourniture, location ou achat, transport, installation et enlèvement du mobilier et du matériel nécessaire (mobilier stands, consommables, matériel informatique, impression ponctuelle de documents techniques).
• Montage/démontage dans les délais impartis, tests techniques avant exploitation, astreinte technique le jour J et maintenance corrective pré/post-événement.
• Gestion des livraisons, réception des exposants, nettoyage des stands et gestion des déchets.

Communication et prospection exposants

• Plan de communication complet : visuel clé et déclinaisons web/print, achats d'espaces publicitaires, dossiers et relations presse, supports imprimés et numériques, signalétique.
• Création et gestion d'un back-office web pour fiches exposants et guide papier numérique, production des supports de communication (maquettes et fichiers prêts à l'impression).
• Prospection et suivi des exposants : exploitation d'un fichier de 100–150 contacts, prospection téléphonique et emailing, gestion des bons de réservation, création et suivi des fiches exposants jusqu'au jour de l'événement.

Sécurité, conformité et accessibilité

• Élaboration du dossier de sécurité et coordination SST/SPS ; vérifications techniques lors des phases de montage ; respect des normes applicables (ERP, jauge, DTU) et des prescriptions de sécurité.
• Mise en œuvre d'actions de développement durable : choix de matériaux écologiques, mesures d'accessibilité pour personnes en situation de handicap et gestion raisonnée des consommables.

Livrables et obligations opérationnelles

• Production des plans d'implantation, planning détaillé, dossier technique et visuels, rapport de suivi et compte-rendu de réunions.
• Coordination opérationnelle jour J : accueil exposants, gestion logistique, point de contact unique, coordination avec le prestataire de gardiennage dédié et autres intervenants sur site.